¿CóMO REDACTAR UN CORREO FORMAL?

por Redacción Milformatos el 15 de diciembre de 2020

Sin duda hoy en día, los e-mails o correos digitales, son una de las formas más comunes que tenemos para comunicarnos. Muchas veces podemos utilizarlos para mandar un mensaje cualquiera con un lenguaje normal; pero en otras ocasiones, necesitamos redactarlo de manera formal. Y aunque parece algo sencillo y del día a día, ¿tú sabes cómo redactar un correo formal? Si no sabes cómo hacerlo o estás buscando una guía, estás en el artículo adecuado.

¿Qué es un correo formal?

Como su nombre lo indica, un correo formal es aquel que se utiliza para entablar una comunicación formal e incluso, sofisticada. A diferencia de un correo cualquiera, en este procuramos utilizar un lenguaje también formal y bien estructurado, con una redacción adecuada y con buena ortografía. Generalmente este tipo de correo está destinado a situaciones laborales, o cuando queremos comunicarnos con personas que no conocemos, así como para realizar trámites o mandar mensajes oficiales de algún tipo.

 

Elementos de un correo formal

 

Hablando de la estructura del correo, podemos decir que se asemeja mucho a la de una carta formal, con las diferencias obvias de ser un medio electrónico y con otras características. Cada una de las partes cumple una función específica y debe contener información adecuada.

  1. Dirección de destinatario: Aquí se coloca la dirección de correo a quien va dirigido el mensaje.
  2. Motivo del correo: Lo recomendable aquí es señalar en una frase breve, con el tema que se trata en el correo; es decir, incluir palabras claves. De esta manera, quien lo recibe podrá identificar de qué va el correo, así como localizarlo más adelante cuando necesite volverlo a leer o revisar algo del tema tratado en él.
  3. Saludo: Esta parte puede parecer obvia e incluso poco importante. Sin embargo, sucede todo lo contrario. El saludo hablará mucho de cómo te vas a dirigir al destinatario a lo largo de todo el mensaje. Si tu saludo es demasiado informal o incluso, algo ofensivo, la persona podría dejar de leer en ese momento, con lo cual estarás perdiendo ese canal de comunicación. Lo recomendable es tratar a la persona de “usted”, e incluir su título (cuando aplique) y nombre completo, o al menos con el primer apellido.
  4. Párrafo de presentación: En él lo correcto es que te presentes, mencionando tu nombre. Y posteriormente, debes indicar el motivo por el cual estás enviando el mensaje. Debe ser escrito de manera clara, concisa y breve.
  5. Cuerpo del mensaje: A continuación podrás desarrollar con mayor detalle el asunto al que quieres referirte.
  6. Despedida: Tan importante como el saludo, será la manera en que termines el mensaje. Existen numerosas opciones para ello, la mejor será la que se adecue a la persona a quien le escribes y que vaya con el tono que utilizaste. En este apartado debes incluir nuevamente tu nombre, y puedes colocar, en caso de contar con ella, tu firma digital, la cual puede tener tus datos personales como puesto, empresa y teléfono.

Otros puntos importantes a considerar

En términos generales, es importante que tomes en cuenta algunos aspectos para la correcta escritura de tu correo, además de la estructura del mismo.

  • Dirección remitente: Es muy común que tengamos una cuenta en la cual utilicemos apodos o nombres informales dentro de la dirección. Lo más recomendable es que cuentes también con una que tenga tu nombre de manera formal, puede ser completo o con la abreviación de tus apellidos. La idea es que sea formal y no se preste a chiste.
  • Gramática y ortografía: Este es uno de los puntos más importantes, que tu correo tenga una redacción clara y concisa, y por supuesto, que sea ortográficamente impecable.
  • Longitud del correo: Recuerda que el medio digital obedece a la rapidez e inmediatez para comunicarse, de una manera más práctica y veloz que el correo escrito convencional. Por ello tampoco es recomendable que su longitud se extienda más de lo necesario. Aunque no existe una longitud oficial, se recomienda que la persona lo pueda leer sin tener que desplazarse hacia abajo en su pantalla. Sé conciso y directo, pero siempre de forma educada.
  • Archivos adjuntos: En el caso de que, junto con el correo envíes un archivo adjunto, por ejemplo tu Currículum Vitae o algún documento pertinente, es importante que el mismo tenga un nombre de archivo claro. Asegúrate también que estás enviando un formato que podrá ser abierto por el receptor y que no tenga una extensión de un programa demasiado específico, que no le permita el acceso al mismo. Por último, incluye un aviso dentro del cuerpo del mensaje, donde señales que estás enviando el documento y de qué se trata el mismo.

¿Cómo redactar un correo formal?

Tomando en cuenta todo lo que te hemos explicado, puedes seguir estos pasos:

1. Abre una cuenta de correo con un nombre formal, en caso de que no cuentes con una.

alicia_casas_garrido@gmail.com

2. Ten claro el mensaje que quieres enviar, para que puedas redactarlo de acuerdo a lo que necesitas decir. Es importante que no olvides nada pues no se verá bien que tengas que reenviarlo o enviar dos mensajes por haber olvidado algo.

3. Redacta el correo utilizando un lenguaje adecuado.

4. Al finalizar el cuerpo del mensaje, incluye una firma. Ya sea que pongas solo tu nombre, o si tienes una firma electrónica, asegúrate que contenga: nombre completo, teléfono de contacto, empresa y puesto.

Lic. Alicia Casas Garrido

56.83.12.04

Juárez y asociados A.C.

Directora general de ventas

5. Adjunta tu archivo, si es que mandarás alguno, y revisa que cumpla con las características que te mencionamos anteriormente.

6. Revisa que no incluyas ningún tipo de información sensible, como contraseñas o datos de algún tipo de cuenta, ni nada por el estilo.

7. Antes de mandarlo, revisa todo nuevamente y asegúrate que está completo, bien escrito y que contiene la información necesaria. Asimismo asegúrate de haber colocado correctamente la dirección del destinatario.

Ejemplos de cómo redactar un correo formal

A continuación te mostramos algunos ejemplo de un correo completo, para que puedas ver la estructura, el tono y el tipo de lenguaje que conviene utilizar.

Lic. Miguel Martínez,

Mi nombre es Alicia Casas y tengo el gusto de contactarlo para ponernos a sus órdenes para la adquisición del material del cual solicitó una cotización la semana pasada.

Me complace informarle que de acuerdo al listado que nos hizo llegar, podremos cumplir en tiempo y forma con la entrega solicitada. Asimismo, le estaremos obsequiando un 10% de descuento por ser su primera compra de volumen importante con nosotros.

Adjunto a éste el recibo digital con el total estimado que tendría que saldar, mismo que le agradeceré liquide dentro de los próximos tres días hábiles.

Sin más por el momento quedo a sus órdenes y agradezco de antemano su atención.

Lic. Alicia Casas Garrido

56.83.12.04

Juárez y asociados A.C.

Directora general de ventas

Estimado profesor Gutiérrez,

Mi nombre es David González y me comunico con usted en relación al trabajo asignado para la calificación final de este semestre.

Quiero solicitarle la posibilidad de cambiar el ángulo del tema que escogí. Esto debido a que realizando la investigación pertinente, me encontré con un subtema más interesante y pertinente que el que había seleccionado. Por ello solicito su autorización para presentarle una nueva sinopsis, entendiendo que, de cualquier manera, tengo que cumplir con la asignación en la fecha prevista, independientemente de que empiece de nuevo y del tiempo que ya ha transcurrido.

Esperando su amable respuesta quedo al pendiente y le agradezco de antemano su consideración a mi petición.

Saludos cordiales,

David González

5o semestre de Comunicación institucional

¿Qué hacer si no recibes una respuesta a tu correo?

Se acostumbra confirmar de recibido un correo, especialmente si la persona sabe que recibirá alguno. Sin embargo, puede darse el caso de que estés contactando a alguien que no espera tu mensaje y que tampoco te conteste una vez que lo reciba. O, aunque ya es muy poco común en nuestros tiempos, pudiera ser que no lo reciba, por ejemplo si la bandeja de entrada del destinatario está llena. En cualquier caso no sabrás la razón, pero si no recibes respuesta, te aconsejamos que te comuniques por otro medio, como una llamada telefónica, para que te asegures que el mensaje llegó a su destino y, en caso contrario, que lo envíes nuevamente.

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