BITáCORA DE MANTENIMIENTO

Cualquier oficina o negocio que cuente con algún tipo de equipo que requiera mantenimiento, necesita que se encuentre en las condiciones óptimas para cumplir con su función y así evitar contratiempos. Para llevar registro del mantenimiento te será de gran ayuda una bitácora de mantenimiento.

Muchos equipos electrónicos ya vienen con una bitácora o libro de mantenimiento y garantía; sin embargo, cuando se tiene un gran número de equipos se vuelve complicado dar seguimiento a las fechas y programación de los siguientes mantenimientos. Por ello es mejor tener una bitácora de mantenimiento en donde se pueda llevar registro de varios equipos. 

A continuación te daremos todos los elementos que debes considerar para hacer una bitácora de este tipo y además te damos un ejemplo y te dejamos una plantilla para descarga. Todo para ahorrarte tiempo y que lo hagas de forma correcta.

Recuerda dejarnos un comentario si este artículo te es de utilidad y de compartirlo en tus redes o con amigos y colegas que lo necesiten.

¿Qué es una bitácora de mantenimiento?

Como ya te hemos platicado en nuestro artículo general sobre la bitácora, esta te permite llevar un registro cronológico y ordenado de los avances de un trabajo. Asimismo la bitácora de mantenimiento es el registro de los cuidados necesarios de los equipos para su funcionamiento. El registro puede hacerse diaria, semanal o mensualmente, según lo necesite cada caso particular.

Una bitácora de mantenimiento también funciona como historial de cuidado de los equipos desde que se instalaron, permitiendo reconocer fallas o composturas anteriores. La bitácora funciona como el respaldo de un buen cuidado de los equipos, así como del buen trabajo de mantenimiento.

Normalmente, se realizan dos tipos de mantenimiento a los equipos: mantenimiento preventivo y mantenimiento correctivo. En ambos casos se requiere contar con un control adecuado, el cual se logra con una bitácora.

Mantenimiento preventivo

Se hace para encontrar problemas menores y que sean corregidos antes de que provoquen alguna falla. Con este mantenimiento se procura prever y anticipar fallos por medio de datos sobre los sistemas y subsistemas, así como sus partes. Aquí es donde suele presentarse el cambio de piezas que tienen algún desgaste constante o que necesitan cambiarse con regularidad. De esta manera se evitan paros y se obtiene una mayor efectividad.

Este tipo de mantenimiento se refiere, entonces, a acciones como: reemplazos, adaptaciones, restauraciones, inspecciones, evaluaciones, etc., hechas en períodos de tiempos por calendario o uso de los equipos.

Mantenimiento correctivo

Este es la acción que resulta de una falla repentina en los equipos, puede ser por falta del mantenimiento preventivo o por algún factor externo que los haga fallar. Puede existir la necesidad de frenar el funcionamiento del equipo al momento de realizar el mantenimiento preventivo para detectar alguna falla grave. Este mantenimiento consiste en la reparación de los sistemas y subsistemas, así como de sus partes.

Aquí te dejamos un enlace a la NOM-004-STPS-1999, sobre sistemas de protección y dispositivos de seguridad en la maquinaria y equipo que se utilice en los centros de trabajo. En este documento encontrarás más detalle sobre las regulaciones de la bitácora de mantenimiento.

Estructura de una bitácora de mantenimiento

La estructura de esta bitácora es en general simple. Se compone de una tabla en la que son incluidos los datos de la empresa que proporciona el mantenimiento y los equipos.

Nombre de la empresa

Identificación de la empresa encargada del mantenimiento: nombre y logotipo.

Fechas y número de reporte

Se expone la fecha en la que se efectúa el mantenimiento y la fecha de entrega en caso de que sea necesario realizar mantenimiento correctivo. Es importante generar un número de reporte propio para cada ocasión, el cual funcionará como folio de identificación en la bitácora.

Datos del técnico

La persona encargada y autorizada para hacer el mantenimiento debe identificarse. En la bitácora deben figurar su nombre, teléfono, número de identificación y firma cotejada con la identificación.

Descripción del equipo

Deben apuntarse los datos del equipo al que se le hace el mantenimiento. El tipo de equipo, marca y modelo, así como una descripción detallada de los aspectos generales y particulares del equipo. Aquí se incluyen daños físicos, desgastes visibles a simple vista e incluso la ubicación espacial del equipo.

Evaluación de mantenimiento preventivo

Se hace un CheckList de los aspectos a revisar como parte del mantenimiento preventivo.

Mantenimiento correctivo

Deben describirse detalladamente los procesos correctivos que se hagan al equipo. Si debe hacerse algún cambio de piezas y puede hacerse en el momento o si se necesita trasladar el equipo para un tratamiento especializado.

Firmas

El documento debe firmarse por el técnico que realiza el mantenimiento, la persona que supervisa y la persona que autoriza el mantenimiento, ya sea preventivo, correctivo o cambio de piezas.

Cómo hacer una bitácora de mantenimiento

Aprende cómo hacer una bitácora de mantenimiento paso a paso con este video tutorial que hemos preparado para ti. De igual forma, más adelante también te dejamos algunas recomendaciones.

Puede llevarse a cabo en carpetas, cuadernos o algún documento digital como Word o Excel. Se trata de una herramienta de elaboración sencilla. Algunas recomendaciones para la correcta administración de la bitácora son:

1. Actualizarla periódicamente.
2. Incluir la información necesaria para un mantenimiento correcto. El funcionamiento óptimo depende de una buena administración de la bitácora y de lo completa que sea la información en ella.
3. Emplear un lenguaje sencillo y práctico. La información debe ser clara y concisa, de tal manera que cualquier persona pueda interpretarla.

Ejemplo de una bitácora de mantenimiento

BITÁCORA DE MANTENIMIENTO
UNIDAD DE SERVICIO A EQUIPOS
FECHA:    10/07/2020		ENTREGA:    10/07/2020		No. DE REPORTE:  087051
DATOS DEL TÉCNICO ENCARGADO
NOMBRE:  Roberto Fernández Mendoza				TELÉFONO:  796-04-56-195
No. DE IDENTIFICACIÓN:  E6853280				FIRMA:
DESCRIPCIÓN DEL EQUIPO
EQUIPO	MARCA/MODELO	DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL EQUIPO
Impresora	EPSON EcoTank M2170	Impresora de color blanco y gris. Número de serie A0987380. Físicamente, presenta ligeros daños como raspones y golpes, normal del uso cotidiano y el tiempo. La pantalla marca el error EA403.
MANTENIMIENTO PREVENTIVO
ENCENDIDO	COPIA	IMPRESIÓN	NIVEL DE TINTA	BANDEJA DE HOJAS	FUNCIÓN DE BOTONES
Correcto	Funcionando	Correcto	80%	Funcionando	Funcionando 100%
MANTENIMIENTO CORRECTIVO:
OBSERVACIONES: Dentro de la revisión de mantenimiento preventivo se encuentra una hoja atascada y un rodillo fracturado que se procede a cambiar en el momento. Luego de realizar el correctivo se procede a hacer todas las pruebas del mantenimiento preventivo, dando un resultado positivo en todas.
ELABORÓ		REVISÓ		AUTORIZÓ
Roberto Fernández Mendoza NOMBRE Y FIRMA		Irving de la Cruz Cervantes NOMBRE Y FIRMA		Hugo Cortés Ramírez / Gerente NOMBRE Y FIRMA

Formato de bitácora de mantenimiento

A continuación te dejamos un ejemplo y nuestro formato de bitácora de mantenimiento. Puedes descargar ambos gratis y comenzar para rellenar en Word, Google Drive o OneDrive. Después podrás imprimirlo o guardarlo en PDF para compartirlo en medios digitales.

Instrucciones para editar las plantillas de OneDrive (Word en Línea) y Google Drive: 

Dependiendo del formato que desees, tendrás que iniciar sesión en una cuenta de Google (Gmail) o Microsoft (outlook o hotmail). Si no la tienes, puedes registrarte online fácil y rápido. Luego de hacerlo, sigue estos pasos:

• Clic en el botón de descarga.
• Selecciona “hacer una copia” o “guardar una copia”. La primera opción es para Google Drive y la segunda para Word en Línea (OneDrive).
• Crea tu bitácora de mantenimiento rellenando los espacios en blanco y agregando la info de tu empresa.
• Descárgala en PDF o Word (docx), imprímela en papel o envíala a cualquier destinatario en internet.

Preguntas frecuentes sobre la bitácora de mantenimiento

¿Cuáles son los formatos de mantenimiento?

Como ya mencionamos, existen los mantenimientos preventivos que sirven para detectar problemas menores antes de que se presente una falla, y los correctivos que se llevan a cabo cuando ya existe la falla.

Sin embargo, en la actualidad también existen los llamados mantenimientos predictivos, que tienen la función de determinar cuándo es más probable que se produzca una avería.

¿Qué es una bitácora de mantenimiento automotriz?

Es un informe o registro de todas las incidencias y reparaciones de un vehículo. Resulta muy útil al momento de programar revisiones y anticipar fallas que puedan traducirse en costos más altos y riesgos para los pasajeros.

¿Cuántas hojas debe llevar una bitácora?

Aunque todo depende del tipo de mantenimiento y los equipos, una bitácora de este estilo no suele ocupar más de 1 hoja.

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