BITáCORA DE MANTENIMIENTO
por Redacción Milformatos el 18 de febrero de 2022
Actualizado el: 21/10/2020
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Cualquier oficina o negocio que cuente con algún tipo de equipo que requiera mantenimiento, necesita que se encuentre en las condiciones óptimas para cumplir con su función y así evitar contratiempos. Para llevar registro del mantenimiento te será de gran ayuda una bitácora de mantenimiento.
Muchos equipos electrónicos ya vienen con una bitácora o libro de mantenimiento y garantía, sin embargo cuando se tiene un gran número de equipos se vuelve complicado dar seguimiento a las fechas y programación de los siguientes mantenimientos. Por ello en es mejor tener una bitácora de mantenimiento en donde se pueda llevar registro de varios equipos.
A continuación te daremos todos los elementos que debes considerar para hacer una bitácora de este tipo y además de damos un ejemplo y te dejamos una plantilla para descarga. Todo para ahorrarte tiempo y que lo hagas de forma correcta.
Recuerda dejarnos un comentario si este artículo te es de utilidad y de compartirlo en tus redes o con amigos y colegas que lo necesiten.
¿Qué es una bitácora de mantenimiento?
Como ya te hemos platicado en nuestro artículo general sobre la bitácora, esta te permite llevar un registro cronológico y ordenado de los avances de un trabajo. Asimismo la bitácora de mantenimiento es el registro de los cuidados necesarios de los equipos para su funcionamiento. El registro puede hacerse diaria, semanal o mensualmente, según lo necesite cada caso particular.
Una bitácora de mantenimiento también funciona como historial de cuidado de los equipos desde que se instalaron, permitiendo reconocer fallas o composturas anteriores. La bitácora funciona como el respaldo de un buen cuidado de los equipos, así como del buen trabajo de mantenimiento.
Normalmente se realizan dos tipos de mantenimiento a los equipos: mantenimiento preventivo y mantenimiento correctivo. En ambos casos se requiere contar con un control adecuado, el cual se logra con una bitácora.
Mantenimiento preventivo
Se realiza para encontrar problemas menores y que sean corregidos antes de que provoquen alguna falla. Con este mantenimiento se procura prever y anticipar fallos por medio de datos sobre los sistemas y subsistemas, así como sus partes. Auí es donde suele presentarse el cambio de piezas que tienen algún desgaste constante o que necesitan cambiarse con regularidad. De esta manera se evitan paros y se obtiene una mayor efectividad.
Este tipo de mantenimiento se refiere, entonces, a acciones como: reemplazos, adaptaciones, restauraciones, inspecciones, evaluaciones, etc., hechas en períodos de tiempos por calendario o uso de los equipos.
Mantenimiento correctivo
Este es la acción que resulta de una falla repentina en los equipos, puede ser por falta del mantenimiento preventivo o por algún factor externo que los haga fallar. Puede existir la necesidad de frenar el funcionamiento del equipo al momento de realizar el mantenimiento preventivo param detectar alguna falla grave. Este mantenimiento consiste en la reparación de los sistemas y subsistemas, así como de sus partes.
Aquí te dejamos un enlace a la NOM-004-STPS-1999, sobre sistemas de protección y dispositivos de seguridad en la
maquinaria y equipo que se utilice en los centros de trabajo. En este documento encontrarás más detalle sobre las regulaciones de la bitácora de mantenimiento.
Estructura de una bitácora de mantenimiento
La estructura de esta bitácora es en general simple. Se compone de una tabla en la que son incluidos los datos de la empresa que proporciona el mantenimiento y los equipos.
Nombre de la empresa
Identificación de la empresa encargada del mantenimiento: nombre y logotipo.
Fechas y número de reporte
Se expone la fecha en la que se realiza el mantenimiento y la fecha de entrega en caso de que sea necesario realizar mantenimiento correctivo. Es importante generar un número de reporte propio para cada ocasión, el cual funcionará como folio de identificación en la bitácora.
Datos del técnico
La persona encargada y autorizada para hacer el mantenimiento debe identificarse. En la bitácora deben figurar su nombre, teléfono, número de identificación y firma cotejada con la identificación.
Descripción del equipo
Deben apuntarse los datos del equipo al que se le realiza el mantenimiento. El tipo de equipo, marca y modelo, así como una descripción detallada de los aspectos generales y particulares del equipo. Aquí se incluyen daños físicos, desgastes visibles a simple vista e incluso la ubicación espacial del equipo.
Evaluación de mantenimiento preventivo
Se hace un CheckList de los aspectos a revisar como parte del mantenimiento preventivo.
Mantenimiento correctivo
Deben describirse detalladamente los procesos correctivos que se realicen al equipo. Si debe hacerse algún cambio de piezas y puede hacerse en el momento o si se necesita trasladar el equipo para un tratamiento especializado.
Firmas
El documento debe firmarse por el técnico que realiza el mantenimiento, la persona que supervisa y la persona que autoriza el mantenimiento, ya sea preventivo, correctivo o cambio de piezas.
Cómo hacer una bitácora de mantenimiento
Puede llevarse a cabo en carpetas, cuadernos o algún documento digital como Word o Excel. Se trata de una herramienta de elaboración sencilla. Algunas recomendaciones para la correcta administración de la bitácora son:
- Actualizarla periódicamente.
- Incluir la información necesaria para un mantenimiento correcto. El funcionamiento óptimo depende de una buena administración de la bitácora y de lo completa que sea la información en ella.
- Emplear un lenguaje sencillo y práctico. La información debe ser clara y concisa, de tal manera que cualquier persona pueda interpretarla.
Ejemplo de una bitácora de mantenimiento
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BITÁCORA DE MANTENIMIENTO |
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UNIDAD DE SERVICIO A EQUIPOS |
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| FECHA: 10/07/2020 | ENTREGA: 10/07/2020 | No. DE REPORTE: 087051 | |||
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DATOS DEL TÉCNICO ENCARGADO |
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| NOMBRE: Roberto Fernández Mendoza | TELÉFONO: 796-04-56-195 | ||||
| No. DE IDENTIFICACIÓN: E6853280 | FIRMA: | ||||
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DESCRIPCIÓN DEL EQUIPO |
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EQUIPO |
MARCA/MODELO |
DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL EQUIPO |
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Impresora |
EPSON EcoTank M2170 |
Impresora de color blanco y gris. Número de serie A0987380. Físicamente presenta ligeros daños como raspones y golpes, normal del uso cotidiano y el tiempo. La pantalla marca el error EA403. | |||
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MANTENIMIENTO PREVENTIVO |
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ENCENDIDO |
COPIA | IMPRESIÓN | NIVEL DE TINTA | BANDEJA DE HOJAS | FUNCIÓN DE BOTONES |
| Correcto | Funcionando | Correcto | 80% | Funcionando |
Funcionando 100% |
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MANTENIMIENTO CORRECTIVO: |
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| OBSERVACIONES:
Dentro de la revisión de mantenimiento preventivo se encuentra una hoja atascada y un rodillo fracturado que se procede a cambiar en el momento. Luego de realizar el correctivo se procede a hacer todas las pruebas del mantenimiento preventivo, dando un resultado positivo en todas. |
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ELABORÓ |
REVISÓ |
AUTORIZÓ |
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Roberto Fernández Mendoza NOMBRE Y FIRMA |
Irving de la Cruz Cervantes NOMBRE Y FIRMA |
Hugo Cortez Ramirez / Gerente NOMBRE Y FIRMA |
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Formato de bitácora de mantenimiento
A continuación te dejamos un ejemplo y nuestro formato de bitácora de mantenimiento. Puedes descargar ambos gratis y comenzar para rellenar en word. Después podrás imprimirlo o guardarlo en PDF para compartirlo en medios digitales.
Descarga gratis formato de bitácora de mantenimiento
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Excelente y claro, la información de bitácora muy importante y detallada. Gracias por el aprendizaje. Saludos.
Información clara y concisa, gracias.
Excelente modelo, práctico y resumido.
Excelente Formato muy claro y práctico… gracias