BITáCORA DE MANTENIMIENTO

por Redacción Milformatos el 22 de octubre de 2020

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Actualizado el: 21/10/2020

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ÍNDICE

¿Qué es una bitácora de mantenimiento?
Estructura de una bitácora de mantenimiento
Cómo hacer una bitácora de mantenimiento
Ejemplo de una bitácora de mantenimiento
Formato de bitácora de mantenimiento

Cualquier oficina o negocio que cuente con algún tipo de equipo que requiera mantenimiento, necesita que se encuentre en las condiciones óptimas para cumplir con su función y así evitar contratiempos. Por ello para llevar registro del mantenimiento y saber cuándo “le toca”, te será de gran ayuda una bitácora de mantenimiento.

Muchos equipos electrónicos ya vienen con una bitácora o libro de mantenimiento y garantía, sin embargo cuando se tiene un gran número de equipos se vuelve complicado dar seguimiento a las fechas y programación de los siguientes mantenimientos. Por ello en es mejor tener una bitácora de mantenimiento en donde se pueda llevar registro de varios equipos.

A continuación te daremos todos los elementos que debes considerar para hacer una bitácora de este tipo y además de damos un ejemplo y te dejamos una plantilla para descarga. Todo para ahorrarte tiempo y que lo hagas de forma correcta.

Recuerda dejarnos un comentario si este artículo te es de utilidad y de compartirlo en tus redes o con amigos y colegas que lo necesiten.

¿Qué es una bitácora de mantenimiento?

Como ya te hemos platicado en nuestro artículo general sobre la bitácora, esta te permite llevar un registro cronológico y ordenado de los avances de un trabajo. Asimismo la bitácora de mantenimiento es el registro de los cuidados necesarios de los equipos para su funcionamiento. Este registro puede llevarse a cabo de manera diaria, semanal o mensual, según lo requiera cada caso particular.

Por otro lado, la bitácora de mantenimiento funciona como un historial del cuidado de los equipos desde su instalación, permitiendo encontrar fallas o composturas anteriores. Esta bitácora es un respaldo del buen cuidado de los equipos y el buen trabajo del área de mantenimiento.

Existen dos tipos de mantenimiento que se realizan a los equipos: mantenimiento preventivo y mantenimiento correctivo. En ambos es necesario contar con un control adecuado por medio de una bitácora.

Mantenimiento preventivo

Su finalidad es encontrar problemas menores y corregirlos antes de que provoquen una falla. Con este mantenimiento, se pretende prever y anticipar fallos a través de datos sobre los sistemas y subsistemas, incluyendo sus partes. Es aquí donde suele realizarse el cambio de piezas que sufren un desgaste constante o que son necesarias cambiar con cierta regularidad. Con esto se evitan los paros y se obtiene una alta efectividad.

Este tipo de mantenimiento se refiere, entonces, a acciones como: reemplazos, adaptaciones, restauraciones, inspecciones, evaluaciones, etc., hechas en períodos de tiempos por calendario o uso de los equipos.

Mantenimiento correctivo

Este es la acción que resulta de una falla repentina en los equipos, puede ser por falta del mantenimiento preventivo o por algún factor externo que los haga fallar. También puede encontrarse la necesidad de parar la función del equipo en el momento de realizar el mantenimiento preventivo y encontrar una falla grave. Este tipo de mantenimiento consta, simplemente, de la reparación de los sistemas y subsistemas, incluyendo sus partes.

Aquí te dejamos un enlace a la NOM-004-STPS-1999, sobre sistemas de protección y dispositivos de seguridad en la
maquinaria y equipo que se utilice en los centros de trabajo. En este documento encontrarás más detalle sobre las regulaciones de la bitácora de mantenimiento.

Estructura de una bitácora de mantenimiento

En general, la estructura de este tipo de bitácora es muy simple. Se trata de una tabla en la que se incluyen los datos de la empresa que brinda el mantenimiento y los equipos.

Nombre de la empresa

Se identifica la empresa encargada del mantenimiento: se incluyen nombre y logotipo.

Fechas y número de reporte

Se expone la fecha en la que se realiza el mantenimiento y la fecha de entrega en caso de que sea necesario realizar mantenimiento correctivo. También es importante que en cada ocasión se genere un número de reporte propio que funcionará como número de folio de identificación de la bitácora.

Datos del técnico

Es importante que la persona encargada y autorizada para realizar el mantenimiento se identifique. En la bitácora deben figurar su nombre, teléfono, número de identificación y firma cotejada con la identificación.

Descripción del equipo

Aquí deben apuntarse todos los datos del equipo que recibe el mantenimiento. El tipo de equipo, la marca y modelo y una descripción detallada en la que se expongan todos los aspectos generales y particulares del equipo. Aquí pueden incluirse daños físicos, desgastes notorios a simple vista e incluso la ubicación del equipo.

Evaluación de mantenimiento preventivo

Se hace un CheckList de los aspectos a revisar como parte del mantenimiento preventivo.

Mantenimiento correctivo

Se debe describir de manera detallada los procesos correctivos que se hayan hecho al equipo. Si fue necesario cambiar piezas y si se puede hacer el cambio en el momento o es necesario trasladar el equipo para un tratamiento especializado.

Firmas

El documento deberá estar firmado por el técnico que realizó el mantenimiento, la persona que supervisó o revisó y la persona que autoriza el mantenimiento, el correctivo o cambio de piezas.

Cómo hacer una bitácora de mantenimiento

Puede llevarse a cabo en carpetas, cuadernos o algún documento digital como Word o Excel. Se trata de una herramienta de elaboración sencilla. Algunas recomendaciones para la correcta administración de la bitácora son:

Actualizar la información periódicamente para que siempre esté actualizada.
Incluir siempre toda la información necesaria para el correcto mantenimiento. Que todo funcione de manera óptima depende de la correcta administración de la bitácora y de lo completa que sea la información que se incluye.
Emplear siempre lenguaje sencillo y práctico. Toda la información debe ser clara y concisa, de tal forma que cualquier persona pueda interpretar lo que se expone en la bitácora.

Ejemplo de una bitácora de mantenimiento

BITÁCORA DE MANTENIMIENTO
UNIDAD DE SERVICIO A EQUIPOS
FECHA: 10/07/2020		ENTREGA: 10/07/2020		No. DE REPORTE: 087051
DATOS DEL TÉCNICO ENCARGADO
NOMBRE: Roberto Fernández Mendoza				TELÉFONO: 796-04-56-195
No. DE IDENTIFICACIÓN: E6853280				FIRMA:
DESCRIPCIÓN DEL EQUIPO
EQUIPO	MARCA/MODELO	DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL EQUIPO
Impresora	EPSON EcoTank M2170	Impresora de color blanco y gris. Número de serie A0987380. Físicamente presenta ligeros daños como raspones y golpes, normal del uso cotidiano y el tiempo. La pantalla marca el error EA403.
MANTENIMIENTO PREVENTIVO
ENCENDIDO	COPIA	IMPRESIÓN	NIVEL DE TINTA	BANDEJA DE HOJAS	FUNCIÓN DE BOTONES
Correcto	Funcionando	Correcto	80%	Funcionando	Funcionando 100%
MANTENIMIENTO CORRECTIVO:
OBSERVACIONES: Dentro de la revisión de mantenimiento preventivo se encuentra una hoja atascada y un rodillo fracturado que se procede a cambiar en el momento. Luego de realizar el correctivo se procede a hacer todas las pruebas del mantenimiento preventivo, dando un resultado positivo en todas.
ELABORÓ		REVISÓ		AUTORIZÓ
Roberto Fernández Mendoza NOMBRE Y FIRMA		Irving de la Cruz Cervantes NOMBRE Y FIRMA		Hugo Cortez Ramirez / Gerente NOMBRE Y FIRMA

Formato de bitácora de mantenimiento

A continuación te dejamos un ejemplo y nuestro formato de bitácora de mantenimiento. Puedes descargar ambos gratis y comenzar para rellenar en word. Después podrás imprimirlo o guardarlo en PDF para compartirlo en medios digitales.