OFICIO DE SOLICITUD DE INFORMACIóN

por Iraima el 13 de agosto de 2022

Actualizado el: 11/08/2022

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En cualquier aspecto de nuestra vida profesional, puede ser necesario solicitar información. A nivel empresarial, existen formas de hacerlo según sean las políticas y procedimientos propias de la organización. Puede ser de manera informal, mediante una llamada o un correo electrónico. A través de herramientas más protocolares, como un formato de solicitud de información, o mediante un instrumento de orden oficial, como es el Oficio de solicitud de información.

Si deseas conocer un poco más, te invitamos a seguir leyendo y compartir en tus redes, con tus colegas o amigos, la información:

  • Definición de Oficio de solicitud de información
  • Elementos que lo componen y como se elaboran los oficios de solicitud de información
  • Ejemplo y plantillas de elaboración de descarga gratis.

No olvides dejarnos tu comentario si la información ha sido de tu utilidad.

¿Qué es un oficio de solicitud de información?

Al referirnos a un oficio de solicitud de información, estamos frente a un instrumento de petición oficial, mediante el cual nos dirigimos a un ente gubernamental o privado para solicitar información acerca de un tema en específico.

 

Así como, cualquier oficio, este puede ser aplicado en cualquier área profesional, siguiendo lineamientos establecidos dentro de la organización que los emplea.

Tipos de solicitud de información

Los tipos de oficios de solicitud de información estarán definidos según el área donde se apliquen.  Pueden ser de índole financiera, educativo, laboral, médico, legal, entre otros.

¿Para qué sirve el oficio de solicitud de información?

Estas solicitudes se utilizan para hacer llegar una petición formal a instituciones privadas o gubernamentales, solicitando información acerca de un tema específico del cual ellos poseen conocimiento.

Elementos de un oficio de solicitud de información

Aunque cada organización puede establecer una estructura según sus criterios. Como cualquier oficio de solicitud, posee una serie de elementos básicos que lo componen:

  • Fecha y lugar de elaboración. Información cronológica de elaboración.
  • Destinatario. Información y datos de la persona, institución o empresa a quien se dirige la solicitud.
  • Identificación de la solicitud. Codificación o numeración asignada al documento, para el rastreo y control.
  • Descripción de la solicitud. Descripción concisa y clara de la información solicitada.
  • Remitente. Datos de la persona, institución o empresa que elabora la solicitud.
  • Anexo o documentos de referencia. Cualquier documento, imágenes, o archivo que sirva de soporte a la solicitud. (Si aplica)

¿Cómo hacer un oficio de solicitud de información?

Para elaborar estas solicitudes, te recomendamos los siguientes pasos:

1.- Definir qué se requiere y a quién va dirigido

Antes de iniciar, es importante tener claro qué se desea y para qué. Esto permitirá elaborar solicitudes eficientes, así como determinar las entidades que tienen más posibilidad de aportar la información requerida.

Es vital, identificar claramente el destinatario del documento.

2.- Identificar el documento

Es importante codificar el documento, esto permite el control de la información, así como el rastreo del documento.

CONSEJOS MILFORMATOS

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Existen casos, donde las instituciones tienen establecida una codificación para las solicitudes recibidas, por lo cual debe ser consultado con ellos antes de emitir el oficio de solicitud.

CONSEJOS MILFORMATOS

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También existen casos, donde la identificación puede ser determinada por quien elabora el oficio. Según el número de solicitudes elaboradas dentro de la empresa y el destino de la misma. Codificando todas las solicitudes generadas con una secuencia, cambiando la numeración según la fecha de elaboración.

3.- Describir el requerimiento

Posteriormente, se debe redactar, de forma clara, qué deseamos y para qué. De esta manera, nuestro destinatario identificará la información que necesitamos. Y la respuesta podrá ser, más precisa.

4.- Indicar información del remitente

Una vez especificado el motivo de la solicitud, incluimos la información y datos de contacto de quien realiza la solicitud, así como la organización que representa.

5.- Agregar documentos de soporte

En caso de ser necesario, es recomendable incluir algún documento, imagen, registro, o cualquier referencia que dé soporte a la solicitud realizada.

Ejemplo de oficio de solicitud de información

Para que visualices de forma clara lo antes expuesto, te mostramos el siguiente ejemplo:

 

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA SALUD

Zulia, 05 de enero de 2019.

Oficio N° ODSI – 008 – 2019

Solicitud de Información de gastos en compras y adquisiciones públicas.

 

Diego Salazar

Director

Ambulatorio rural El Consejo

 

Reciba un cordial saludo. Por medio de la presente, de conformidad con el derecho de información establecido en los artículos de la constitución de la República Bolivariana de Venezuela, hacemos solicitud formal de la siguiente información:

Total de gastos en compras y adquisiciones públicas de cada uno de los siguientes insumos clínicos: gasas, inyectadoras, suturas, guantes, batas y gorros quirúrgicos, algodón. En el último ejercicio fiscal. Favor incluir información detalla o indicar si no se cuenta con dicha información.

Cualquier pregunta o duda respecto a la solicitud, comuníquese a través de nuestro correo electrónico o vía telefónica.

Sin nada más que agregar, y esperando su respuesta dentro del plazo estipulado dentro del marco legal. Me despido.

Atentamente,

Mireya Fuemayor

Directora ejecutiva

info@transparecia.org.ve

0212 –  5436424

Formatos de oficio de solicitud de información

A continuación te dejamos las plantillas de Oficio de Solicitud de Información para descarga gratuita. Selecciona el que prefieras y edítalo, después podrás guardarlo en versión PDF si lo requieres.

Instrucciones para Plantillas en Google Drive y OneDrive (Word en línea). Requerirás una cuenta asociada a Gmail o Microsoft, si no cuentas con una puedes abrirla rápidamente, es gratis.

  1. Da clic en el formato deseado.
  2. Te llevará a una página en donde te pedirá tus datos de usuario.
  3. Una vez que hayas accedido, en Google Drive te preguntará si deseas hacer una copia, selecciona dicha opción. En OneDrive verás la opción “hacer una copia” en la esquina superior derecha.

¡Listo! Podrás editar nuestras plantillas y generar tu documento en minutos.

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