MANUAL DE BIENVENIDA

por Redacción Milformatos el 03 de noviembre de 2020

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Actualizado el: 01/11/2020

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¿Acabas de contratar a un nuevo empleado o estás por hacerlo? ¿Se integró un nuevo miembro a tu institución? Uno de los errores más comunes de las empresas o instituciones cuando reciben a un nuevo integrante, es mantenerlo en un ambiente de desconocimiento, es decir, no comunicar todos los aspectos relacionados con la organización a los nuevos miembros. Como resultado, este error tan común suele ser nocivo para la relación entre empresa y empleado, pues existen discordancias o poca claridad entre las metas y objetivos de cada uno. Existe una herramienta que te ayudará a mitigar efectivamente este error: el manual de bienvenida.

En esta entrada ampliaremos tu conocimiento sobre el manual de bienvenida y te ayudaremos a crear uno que te resulte efectivo. Asimismo, ponemos a tu alcance un ejemplo y una plantilla completamente editable, para que la adaptes a tus necesidades.

Si este artículo te resulta útil, no olvides dejarnos un comentario y compartirlo en tus redes con amigos y colegas a quienes pudiera ayudarles también.

¿Qué es un manual de bienvenida?

También conocido como manual de acogida o manual de inducción, el manual de bienvenida de una empresa o institución es una herramienta de comunicación interna que debería formar parte de cualquier negocio, incluso de los más pequeños. Se trata de un documento que se entrega cada vez que se incorpora un nuevo miembro a la organización.

 

En él se incluyen todas las cosas que el nuevo colaborador debe saber respecto al conjunto de la empresa o institución y respecto a sus funciones. Asimismo, es la herramienta perfecta para integrar a nuevos miembros del equipo y hacer que se sientan seguros.

Por otro lado, implica un ahorro de tiempo para la organización, pues ayuda a evitar errores o confusiones en el funcionamiento de la misma y en el desarrollo de las tareas del nuevo integrante.

En conclusión, es una guía breve para dar a conocer la institución al nuevo miembro. Resume la cultura corporativa e incluye la información necesaria y útil para que la integración del nuevo miembro sea lo más positiva posible.

Objetivo del manual de bienvenida

Tal vez el motivo más importante es hacer sentir bien a esa persona que se incorpora a su nuevo puesto, de manera que se sienta motivada y cómoda en sus primeros días; algo que beneficia a ambas partes. También ayuda al nuevo empleado a tener una visión global de la compañía, de su actividad y de sus metas. Le permite entender las funciones a desempeñar por él y sus compañeros, así como a conocer las líneas de reporte internas. Aquellas empresas que no elaboran una guía inicial cuentan en su plantilla con trabajadores menos alineados con los objetivos (probablemente porque nadie se los ha explicado).

Los objetivos pueden resumirse en:

  1. Acoger y entusiasmar al nuevo integrante del equipo con el estilo de gestión y la cultura institucional.
  2. Orientar y ofrecer documentación adicional y complementaria a la información ofrecida por otros canales, con la intención de comunicar las reglas y normativas internas de la institución.
  3. Formar y promover una integración eficaz en el puesto y con el proyecto corporativo.

Estructura de un manual de bienvenida

 

Es importante que recuerdes siempre plasmar información actualizada y verídica. Darle una imagen y un estilo ameno, atractivo y sencillo, es fundamental para que tu manual de bienvenida resulte eficaz. Tu redacción debe ser breve, concisa y directa, de lo contrario leer tu documento puede resultar tedioso. También recuerda utilizar imágenes impactantes y adecuadas al ámbito institucional. Debes ampliar y adecuar el contenido del manual de bienvenida según tus necesidades particulares, siempre tomando en cuenta tu realidad institucional. Además es imprescindiblemente que contenga:

  1. Portada y contraportada

    • Que tenga un diseño personalizado y creativo.
  2. Mensaje de bienvenida

    • Personalizado por el director o el gerente de la empresa.
  3. Presentación de la institución

    • Incluye datos generales de la empresa: actividad, forma jurídica, sede central, sucursales, servicios o productos que ofrece.
    • Breve reseña histórica: fundadores, orígenes, datos curiosos sobre la organización, organigrama actual, etc.
    • Proyecto corporativo: misión, visión y valores.
    • Logros: clientes, premios, distinciones, certificaciones, etc.
    • Política y estrategia de calidad e innovación, compromisos de la empresa y oportunidades dentro de ella.
  4. Información de interés general

    • Aquí deberás incluir todo lo relacionado con el puesto del nuevo integrante: Política de prevención de riesgos, salud laboral, servicio médico, etc.
    • Normativa del cuidado de las instalaciones, trato entre miembros de la organización, comidas dentro del trabajo.
    • Todo lo relacionado con la parte de las nóminas, pagos extra, bonificaciones, fechas de cobro, entre otras.
    • Horarios, permisos, bajas y ausencias.
    • Vacaciones.
    • Ofertas educativas y oportunidades de crecimiento institucional.
    • Bonos de comida o transporte, seguros y servicios adicionales que proporcione la empresa.
  5. Información útil

    • Canales de comunicación internos, abastecimiento de material de oficina, uso de máquinas y herramientas tecnológicas, políticas internas de herramientas informáticas, redes sociales, teléfonos y correos institucionales, etc.
    • Eventos y fechas especiales, actividades sociales y de voluntariado, entre tantas otras que pudieran existir en tu caso particular.

Cómo hacer un manual de bienvenida

El manual de bienvenida puede servir de orientación no sólo durante los primeros días o semanas del empleado, sino también como documento de consulta para resolver cualquier duda a el largo plazo. Algunos consejos que pueden resultarte útiles para que tu manual cumpla con este objetivo son:

  1. Personalizarlo

    • Este es el primer acercamiento de la institución con el nuevo integrante. Por lo tanto, es la primera oportunidad de mostrarle afecto y procurar que él lo sienta por la organización.
    • Todos quieren sentirse especiales y es importante que hagas un esfuerzo por dar la bienvenida a todos y cada uno de ellos de forma individualizada. Para ello puedes escribir el nombre de la persona al principio del manual de bienvenida, incluir una carta escrita por el director de la compañía o cualquier detalle que tenga que ver con el nuevo empleado. Sería ideal que pudieras transmitir positivismo y energía en tu bienvenida.
  2. Ser directo y conciso

    • El error más común con esta herramienta suele ser que se haga un documento largo, tedioso y aburrido. Como resultado, termina siendo ignorado. Asegúrate de incluir sólo lo necesario (enlaza a la versión web de otros documentos más largos si es necesario), procura siempre mantener un estilo directo y sencillo, además de evitar repeticiones.
  3. Explicar la historia de la institución

    • Es importante que los nuevos miembros conozcan la historia de la compañía y sus fundadores (incluso el organigrama); las particularidades de la institución y la cultura corporativa. Debes hacer que identifiquen con el proyecto (misión, visión y valores) y que sientan que pertenecen a su nueva organización.
    • Utiliza el manual de bienvenida para avanzar en esta dirección y resaltar los aspectos más importantes de tu empresa.
  4. Incluir información útil y práctica

    • Puedes incorporar información sobre aparcamientos cercanos, teletrabajo, números de teléfono y extensiones dentro de la oficina, equipos informáticos, bonos de comida, seguros, acceso a servidores, contraseñas, horarios de la oficina, particularidades del contrato de trabajo, la solicitud de una baja por enfermedad, la fecha en la que se cobra la nómina, los días de vacaciones o cualquier otro proceso administrativo o logístico.
    • El objetivo es que el manual de bienvenida pueda resolver cualquier duda y permita a los empleados comenzar a trabajar cuanto antes.
  5. Siempre tener en cuenta la ley

    • Empresas y empleados deben cumplir una serie de requisitos legales que debes incluir en tu manual de bienvenida. Piensa en cuestiones relacionadas con la seguridad, la prevención de riesgos laborales, la salud de los empleados, reconocimientos médicos, políticas de compliance, la confidencialidad de datos o cualquier otro tema particular de tu sector.
    • Asegúrate de incluir toda esta información en el manual de bienvenida para evitar males mayores en el futuro.
  6. Que resulte ameno

    • Asegúrate de hablar el mismo idioma que los empleados, de conseguir que se comprometan y de ser posible, incluir técnicas de gamificación. No sólo lograrás que los recién incorporados lean con entusiasmo el manual de bienvenida, sino que transmitirás una imagen de modernidad e innovación.
  7. Incluye una sección de retroalimentación

    • Si quieres mejorar tu manual de bienvenida, no te olvides de pedir retroalimentación al final del documento o en cualquier comunicación que envíes al respecto.
    • Quienes mejor saber lo que necesitan son precisamente los nuevos empleados que se incorporan a sus puestos de trabajo. ¿Qué información necesitan? ¿Cuáles son sus principales dudas? ¿Cómo puedes mejorar el documento para que sea todavía más útil para los empleados? Recaba toda esta información y lograrás la mejora continua de tu manual de bienvenida (y de todo tu proceso de onboarding).

Como ya te mencionamos, uno de los aspectos más importantes para tu manual de bienvenida es que resulte atractivo visualmente. Para esto existe una gran cantidad de herramientas que te ayudarán a cumplir con la parte del diseño, se trata tanto de herramientas de paga como las ofrecidas por Adobe, por ejemplo InDesign. También existen herramientas de código abierto como Scribus. Así como opciones online, por ejemplo Canva.

Ejemplo de un manual de bienvenida

CENTRO DE LAS

ARTES

MANUAL DE BIENVENIDA

AL EMPLEADO


MENSAJE DE BIENVENIDA

¡Bienvenido, Ricardo!

Antes que nada, quiero hacerte saber que nos sentimos inmensamente felices de que formes parte de nosotros. Estamos completamente seguros de que con tu talento lograremos hacer grandes cosas en conjunto.

Espero que puedas desarrollar tu labor profesional y desenvolverte en un agradable ambiente de trabajo.

Para tu más rápida integración en nuestra organización te hago entrega de este Manual de Bienvenida, en el cual encontrarás información básica de interés, que espero pueda servirte de ayuda para tu rápida integración en nuestro equipo.

Tanto nuestros profesionales como yo, estamos a tu disposición para aclarar cualquier duda que se te pueda presentar en la interpretación de este documento, el cual te ruego leas con toda atención.

Me complace darte nuevamente la bienvenida a nuestro equipo.

Jacobo Domínguez

CEO


PRESENTACIÓN DE LA INSTITUCIÓN

En 1984 los hermanos Martín Odre y Oscar Odre, al ver la dificultad de que los escritores jóvenes publicaran sus textos, crearon su propia editorial, Casa Editorial Odre en un pequeño edificio con apenas 20 trabajadores, pero con capital seguro gracias a inversionistas como Grupo Financiero ALTARE, con el que empezaron a publicar novelas de aventura de escritores no muy reconocidos.

Sin embargo, cada vez más personas gustaban de sus novelas, ya que eran diferentes a las grandes corporaciones y su éxito fue crecido exponencialmente hasta llegar al plano internacional.

En el año 2003, siendo ya una de las mejores editoriales por sus textos y accesibilidad, decidieron ampliar horizontes dentro del mundo del arte, con el mismo objetivo inicial, pero aplicándolo a todos los artistas que no tenían un fácil acceso al mundo artístico. Así fue como surgió el Centro de las Artes Odres, o simplemente Centro de las Artes. Honorable institución que hoy tiene el placer de contar contigo para continuar dándole un poquito de luz a los nuevos artistas.


FILOSOFÍA DE LA EMPRESA

Visión

Somos una empresa que con el paso del tiempo se ha dado cuenta que el entretenimiento es parte importante de la sociedad, por lo que brindamos entretenimiento sano para toda persona y todo gusto, fomentando la lectura y el disfrute de las artes.

Misión

Llevar a todos nuestros artistas al plano internacional para que todas las personas conozcan su trabajo.


DERECHOS Y OBLIGACIONES

Derechos

  1. Todos los empleados tienen derecho a participar en los cursos, incentivos y demás acciones, con el fin de desarrollar sus capacidades y habilidades. Para tener derecho a incentivos, todos los empleados deberán cumplir sus obligaciones.
  2. Los empleados no podrán realizar tareas o encargos personales del staff gerencial, por lo que no pueden ser sancionados en el caso de que se niegue a realizarlas. Del mismo modo, habrá que reportar el incidente al departamento de Recursos Humanos.
  3. El empleado tiene derecho a recibir un salario de acuerdo a su jornada laboral.
  4. El empleado tiene derecho a disfrutar de las prestaciones establecidas en la ley federal de trabajo.

Obligaciones

  1. Desempeñar con agrado, seriedad y respeto tu trabajo.
  2. Mantener un buen trato con tus compañeros es fundamental, así como apoyar en todo momento las acciones y actividades que se realizan. Con tu participación directa y constante aseguras tu fuente de trabajo, tu desarrollo personal, laboral y económico.
  3. Conocer, respetar y llevar a cabo las normas y políticas internas de la empresa.
  4. Asistir a la inducción, así como a los cursos impartidos por la empresa. Recuerda que esto te ayudará a desarrollar tus habilidades y capacidades.
  5. Respetar las normas establecidas de seguridad laboral e higiene, para desempeñar correctamente tu trabajo y no correr ningún riesgo.
  6. Utilizar de manera adecuada el equipo de trabajo. Recuerda que dicho equipo es el que utilizan todos los empleados y habrá que mantenerlo en buen estado.

Nota: Todos los derechos y obligaciones, así como las conductas inapropiadas, serán explicadas a detalle en el reglamento interior de trabajo.

Bajas

  1. Renuncia voluntaria: cuando decidas dejar tu trabajo, tendrás que acudir al departamento de Recursos Humanos para realizar una entrevista de salida y firmar tu renuncia.
  2. Terminación o anulación del contrato: se aplican todas las causas de rescisión contenidas en la ley federal de trabajo.

Capacitación

Ahora que formas parte del Centro de las Artes, tu capacitación será muy importante para el desarrollo de la empresa. Contamos con un entrenador, el cual será responsable de capacitarte en todas las áreas que se relacionan directamente con tus labores, así como supervisar el desarrollo de tus actividades.

A lo largo de tu carrera participarás en distintos cursos, los cuales son impartidos por el departamento de capacitación. Así mismo, estos cursos serán tomados en cuenta para futuras promociones dentro de la empresa.


NÓMINA

Tiempo y forma de pago

Los cortes de pago son de lunes a domingo de cada semana, independientemente del día en que iniciaste a trabajar. Tu sueldo se pagará cada jueves en el caso de los empleados generales y los días 15 y último de cada mes, en el caso de subgerentes, gerentes y empleados operativos y administrativos. El pago lo recibirás a través de tarjeta de débito para que acudas al banco y puedas realizar el retiro. Al momento de recoger tu tarjeta recibirás un sobre, el cual contiene tu tarjeta de débito y tu NIP correspondiente. Este lo deberás guardar en un lugar seguro en tu casa para que en caso de extravío, puedas hacer el trámite necesario para su cancelación. Posteriormente deberás acudir al departamento de Recursos Humanos en tu localidad para que te proporcionen un escrito para tramitar la reposición (el banco cobrará una comisión por la reposición de la tarjeta).

Recibos de nómina

Tu recibo de nómina será enviado cada semana y quincena a la empresa, y deberás regresarlo con tu nombre y firma.

Prestaciones

La empresa, además de tu salario, te ofrece un aguinaldo de 20 días por año, vacaciones y prima vacacional establecidos por ley.

Periodo de vacaciones

Deberás solicitar tus vacaciones conforme a la siguiente clasificación:

  • 1 año corresponde a 6 días de vacaciones
  • 2 años corresponden a 8 días de vacaciones
  • 3 años corresponden a 10 días de vacaciones
  • 4 a 7 años corresponden a 12 días de vacaciones
  • 7 a 10 años corresponden a 14 días de vacaciones
  • 10 a 13 años corresponden a 16 días de vacaciones
  • 13 a 16 años corresponden a 18 días de vacaciones

SEGURIDAD SOCIAL

Seguro Social

Desde el primer día de ingreso a la empresa se te registra en el seguro social. Este registro se hace por medio de enlace electrónico con el IMSS, por lo que no se manejan hojas rosas. Tendrás que pedir una carta patronal (la cual se elabora en el departamento de Recursos Humanos), para que te puedas dar de alta en la clínica más cercana a tu domicilio y tengas acceso a atención médica.

Es importante que en caso de faltar por enfermedad, avises a tu subgerente en turno para que este informado y no se te dé de baja. Para que no ocurra esto, el médico general de tu clínica te expide una incapacidad (original y copia), la cual tendrás que mandar a la empresa o a las oficinas de Recursos Humanos. Debes dejar la original y quedarte con la copia para que puedas cobrarla a partir del cuarto día de expedida. Solo pueden cobrarse incapacidades expedidas de cuatro días en adelante.

Servicios a los que tienes derecho al estar registrado en el seguro social:

– Guarderías

– Prestaciones de dinero

– Servicio médico

– Ayuda para gastos de matrimonio

– Prestaciones en caso de fallecimiento

Trabajar con seguridad

En caso de algún accidente dentro de la empresa se debe avisar de inmediato a tu jefe directo. Deberás conocer las salidas de emergencia, así como la ubicación del botiquín de emergencias.


PRESTACIONES GENERALES INTERNAS

Tiempo de descanso

Tu jornada laboral será de 8 horas diarias, durante la cual tendrás un periodo de descanso de 1 hora.

Capacitación y Desarrollo

Para nosotros es muy importante el crecimiento personal y profesional de nuestra gente, por tal motivo se te invitará a diversos cursos de capacitación, siendo de suma importancia que acudas a cada uno de ellos cuando se te indique.


POLÍTICAS DE LA INSTITUCIÓN

Es requisito que todos los miembros de la empresa sigan los estándares de presentación que se enumeran dentro de dichas políticas, las cuales vienen impresas al reverso del reglamento disciplinarios de trabajo.

Muchos estándares fueron establecidos por razones de seguridad y sanidad.

Dentro del reglamento disciplinario de trabajo encontrarás todas aquellas políticas y normas que deberás seguir dentro de tu estancia en la empresa, las cuales te serán asignadas al momento de tu contratación.

Estas políticas te ayudarán a mantener una buena relación con tus compañeros de trabajo, así como con tus supervisores.

Las sanciones a las conductas inadecuadas serán de acuerdo con la magnitud de la acción, y estas serán determinadas por el gerente de la empresa.

¡AHORA ERES PARTE FUNDAMENTAL DEL CENTRO DE LAS ARTES ODRES!

¡BIENVENIDO!

Formato y ejemplo de manual de bienvenida

A continuación te dejamos un ejemplo y nuestro formato de manual de bienvenida. Puedes descargar ambos gratis y comenzar para rellenar en word. Después podrás imprimirlo o guardarlo en PDF para compartirlo en medios digitales.

EJEMPLO MANUAL DE BIENVENIDA
EJEMPLO MANUAL DE BIENVENIDA

“Descarga gratis un ejemplo de manual de bienvenida”descarga el formato

FORMATO MANUAL DE BIENVENIDA
FORMATO MANUAL DE BIENVENIDA

“Descarga gratis un formato de manual de bienvenida”descarga el formato

Nota aclaratoria sobre afiliados: Milformatos.com participa en el programa de afiliados de Canva y puede recibir comisiones por la suscripción de los usuarios a dicha plataforma.”

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