ORDEN DE COMPRA

Para comprar productos en grandes cantidades, tal como hacen las empresas, es necesario emitir una orden de compra. Si necesitas redactar uno de estos documentos, pero no sabes cómo hacerlo ¡No te preocupes! El equipo de MilFormatos, especializado en redacción empresarial, preparó una guía que te explica:

• Qué es una orden de compra, para qué sirve y sus tipos.
• Cómo hacer una nota de pedido, considerando todos los elementos de su estructura.
• También encuentras ejemplo y formatos de orden de compra, los cuales podrás descargar y editar gratis.

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¿Qué es una Orden de Compra?

Una orden de compra es un documento que permite hacer un pedido a un vendedor. Dentro de este formato, el comprador especifica qué mercancía le interesa adquirir. Por lo tanto, se detallan los productos, costos, condiciones de pago, fechas y modalidad de entrega.

Asimismo, con la orden de pedido el comprador se compromete a pagar al vendedor lo correspondiente por la transacción. Una vez lista, la orden de compra original se entrega al vendedor, ya sea de forma física o digital. Esta persona tendrá la responsabilidad de preparar el pedido apegándose a lo solicitado.

Posteriormente, se debe iniciar el proceso de facturación. Mientras que, el comprador se queda con una copia para llevar un control interno si después se presenta algún problema con su pedido y necesita hacer un reclamo.

¿Para qué sirve la orden de compra?

La orden de compra sirve para ofrecer crédito a los compradores, sin necesidad de un intermediario. Asimismo, evita el riesgo de no recibir el pago. Una nota de pedido tiene validez legal y obliga al cliente a pagar por el producto o servicio, según se haya contratado.

Debido a lo anterior, el formato de orden de compra tiene un número de registro que permite rastrear el envío del producto, además del pago. También se pueden elaborar órdenes de compra en blanco. Cuando esto ocurre, constituyen un compromiso a comprar, ya sean productos o servicios, hasta alcanzar un máximo determinado.

Tipos de orden de compra

Según la ocasión y la rapidez con la que necesites hacer la transacción, los tipos de orden de compra son:

• Orden de compra estándar, que se usa con compras frecuentes e incluye fechas exactas.
• Orden de compra planificada, la cual lleva una cantidad de mercancía y una fecha tentativa.
• Nota de pedido abierta, se establece un período de tiempo máximo, dentro del cual el comprador puede hacer su compra.
• Nota de pedido por contrato, existe un contrato previo entre comprador y vendedor.

Elementos de una Orden de Compra

Una orden de compra completa puede variar, de acuerdo con las exigencias de cada empresa. Sin embargo, una estructura básica se compone de los siguientes puntos:

• Lugar y fecha de expedición del documento.
• Datos generales del comprador. Si se trata de una empresa, incluye razón social, RFC, dirección, teléfono, correo electrónico, nombre y puesto de quien realiza la orden de compra.
• Datos generales del proveedor o vendedor. Se utilizan los mismos datos que el caso anterior.
• Cantidad de mercancía solicitada, se debe especificar en unidades.  
• Descripción de cada uno de los artículos.
• Costos, que se desglosan en precio unitario, impuestos y precio total.
• Condiciones de entrega.
• Condiciones de pago. Se debe incluir forma de pago, especificando si se hace en una sola exhibición o diferido.
• Apartado de observaciones.

¿Cómo redactar una orden de compra?

Los pasos para redactar correctamente una nota de pedido son los siguientes:

1. En primer lugar, tendrás dos secciones en la parte superior del formato para agregar los datos del comprador y del vendedor, respectivamente.
2. Seguidamente, te encuentras la tabla para detallar la mercancía. En las columnas disponibles debes indicar: cantidad y descripción del producto, más el precio unitario o precio por unidad. De esta forma, el proceso se repite para cada artículo de la nota.
3. Después, suma los precios unitarios para obtener el subtotal. Calcula los impuestos correspondientes para luego poder obtener el monto total a pagar.
4. Seguidamente, tendrás espacio para plantear las condiciones de entrega. Por consiguiente, es necesario indicar el lugar, fecha y hora en que el proveedor entregará la mercancía.
5. Por otro lado, en el apartado de condiciones de pago se deja claro todo lo importante sobre cómo cumplir con el pago. Debido a la validez de la nota de pedido, resulta fundamental ser específico con esta información.
6. Igualmente, en el campo de observaciones se incluyen datos extra. Por ejemplo, las condiciones en las que tanto el comprador como el vendedor pueden cancelar la orden de compra.
7. Finalmente, recuerda firmar la nota, con el nombre y puesto de quien la autoriza en la empresa.

Recuerda que mientras más completa y detallada esté la información, existe más seguridad tanto para el comprador como para el vendedor.

Ejemplo de Orden de Compra

Formatos de Orden de Compra

Si necesitas una orden de compra, puedes descargar nuestros formatos de Orden de Compra GRATIS. Debido a que solo tendrás que agregar tus datos y los de la compra. De hecho, estos modelos son ideales para guardarlos como plantillas y usarlas en otras ocasiones.

Ejemplo de orden de compra en word

Descarga gratis Ejemplo en Word

Formato de orden de compra

Descarga gratis Formato en Word

Plantilla de orden de compra

Descarga gratis Plantilla en Google Drive

Formato de Orden de compra en Word en línea

Descarga gratis Formato para Word en línea

Podrás editarlos gratis en Word inmediatamente después de descargarlos. Mientras que, con los formatos de Google Drive y Word en Línea debes seguir algunos pasos primero:

1. Primero, asegúrate de tener una cuenta de Gmail o de Office. Las mismas se pueden crear de forma rápida y gratis en las respectivas plataformas.
2. Si ya estás registrado en ambos sitios web, simplemente da clic en el botón verde de descarga. Seguidamente, se abrirá una nueva ventana donde debes seleccionar las opciones de “hacer una copia” o “guardar una copia en OneDrive”.
3. Cambia el nombre del documento, para que puedas encontrarlo más rápido y comienza a editar.
4. Al finalizar, puedes guardar como PDF o enviar por correo electrónico.

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