PLAN DE CONTINGENCIA

por Redacción Milformatos el 08 de noviembre de 2021

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Actualizado el: 03/11/2021

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Mantener el funcionamiento programado de operaciones de una organización, es de vital importancia, ya que permite garantizar tiempos de entrega, estabilidad financiera, preservar los bienes materiales, recurso personal, además del cumplimiento de objetivos y metas establecidas, así como la satisfacción de los clientes. La mejor manera de lograrlo es establecer un plan de contingencia, evaluando los acontecimientos que podrían poner en riesgo la planificación, y estableciendo acciones a tomar en caso de que ocurran.

Existen situaciones que no pueden prevenirse de manera sencilla, pero sí puede establecerse la reacción que se tendrá al impacto; actuando de manera oportuna, adecuada y efectiva. Para esto, te daremos herramientas útiles que te permitirán establecer planes de contingencia útiles para tu empresa.

¿Qué es el plan de contingencia?

Es aquel que establece las medidas y pautas establecidas a nivel estratégico, de operaciones y de personal, para minimizar el riesgo de interrupción de los procesos dentro de la organización, en caso de presentarse algún incidente. Está orientado principalmente a los procesos medulares de la empresa.

 

Por otra parte, el plan de contingencia está enfocado a reducir el impacto que puede generar un potencial riesgo en los procesos de la empresa, a diferencia de los procesos de continuidad.

Asimismo, este tipo de planes debería forma parte de las estrategias gerenciales aplicadas a empresas de cualquier índole, ya que a través de ellos se plantean soluciones, procedimientos e instrucciones que permiten hacer frente con mayor certeza a los riesgos que se presenten. Estos riesgos pueden ser: fenómenos ambientales, ausencia de personal clave, fallas operativas, financieras, entre otros.

Elementos de un plan de contingencia

Para cumplir con la función principal, los planes de contingencia deben contener lo siguiente:

  • Datos de la empresa
  • Proceso o actividad
  • Fecha de elaboración y revisiones
  • Riesgo potencial
  • Acciones Correctivas y/o medidas preventivas
  • Responsable
  • Tipo de comunicación
  • Observaciones

¿Cómo elaborar un plan de contingencia?

Partiendo de los elementos establecidos anteriormente, recomendamos seguir los siguientes pasos:

1.- Identificar los riesgos potenciales

Inicialmente, se identifican los riesgos potenciales a los cuales se encuentran expuestos los procesos de la organización, dando prioridad según el impacto que generan en la organización y la probabilidad de que ocurran.

Estos pueden ser fenómenos ambientales, fallas de equipos, ausencia de personal clave, inconvenientes financieros, entre otros. Aquellos imprevistos comunes o poco comunes, que puedan afectar de manera significativa el funcionamiento correcto de los procesos en la empresa.

2.- Determinar el proceso o actividad afectado

Una vez reconocidos los riesgos, debemos determinar qué proceso se ve afectado de manera directa o indirecta, identificando si son procesos medulares o secundarios. De esto dependerá el impacto del riesgo en la continuidad de las operaciones.

3.- Evaluar recursos

Se evalúan los recursos disponibles para hacer frente a eventos inesperados, ya que de éstos dependerán las acciones o medidas a tomar.

4.- Establecer acciones correctivas y/o preventivas

A partir de lo antes expuesto, se establecen acciones correctivas y/o medidas preventivas, según sea el caso, para mitigar el riesgo potencial o hacer frente en caso de que ocurran.

4.- Fijar responsabilidades

Se deben fijar responsabilidades a los departamentos o al personal. Éstos serán los encargados de ejecutar o velar por el cumplimiento de las acciones establecidas.

5.- Establecer el tipo de comunicación

Deben comunicarse de manera formal las pautas fijadas en el plan de contingencia a todos los involucrados, luego de ser revisado y aprobado por la persona o grupo de personas designadas para ello. Esto garantiza el cumplimiento del mismo, cuando sea necesario.

En consecuencia, cada vez que se realicen actualizaciones del plan, éste debe ser comunicado a los diferentes niveles de la organización.

6.- Observaciones

Mientras tanto, toda información que sea considerada relevante puede ser incluida en el formato dentro de la casilla de observaciones, dejando registro en caso de ser necesaria.

7.- Revisión y aprobación

Este documento debe ser revisado y aprobado, garantizando que las acciones establecidas son las adecuadas. Asimismo, el plan debe ser actualizado periódicamente, lo cual permitirá afrontar nuevos desafíos y contribuirá al mejoramiento continuo de los procesos.

Ejemplo de un plan de contingencia

A continuación tenemos para ti un ejemplo, que servirá de modelo para que elabores tus planes de contingencia.

Fabricaciones de Ingeniera C.A.

Plan de contingencia

Proceso o actividad: Adquisición de materiales

Departamento: Gerencia de producción / Almacén

Fecha: 23/11/2019

Revisión: 01

Riesgo

Contingencia

Responsable

Tipo de Comunicación / Registro

Observaciones
Acción Correctiva Medida Preventiva Interna Externa
Retrasos en el suministro de insumos por dificultad de transporte Registro de varios proveedores Coordinador de Compras Minuta de Reunión Correos, llamadas telefónicas Comunicación interna para garantizar conocimiento de los principales proveedores
Almacenar insumos básicos para afrontar situaciones de carencia Gerente del proyecto / Almacenista Minuta de Reunión
Incrementar cantidades de stock establecidas para materiales prioritarios. Gerente del proyecto / Almacenista Minuta de reunión

Formulario de Control de Inventario

Establecer registro de empresas  proveedoras de transporte. Coordinador de Compras Minuta de Reunión Correos, llamadas telefónicas Comunicación externa para entablar relación con nuevos proveedores de transporte

Elaborado por: Diego Franco / Gerente de compras

Aprobado por: Carlos Perez / Gerente General

Fecha: 25/11//201

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