PLAN OPERATIVO

El plan operativo es un documento en el cual se detallan los objetivos, acciones y recursos que contemplan las operaciones de una determinada área dentro de una empresa. Es un documento sumamente útil para optimizar controles internos, presupuestos y la dirección de la compañía en general.

A menudo se le confunde con el plan estratégico, pero es importante mencionar que los planes operativos son una consecuencia del primero. Es decir, los planes operativos se estructuran a partir de los estratégicos.

¿Qué es el Plan Operativo?

Un plan operativo es una herramienta que permite a las empresas la planificación de las diferentes acciones que debe realizar para alcanzar algún objetivo u objetivos. Su desarrollo contribuye a la ejecución del plan estratégico de la compañía, a través del seguimiento de actividades establecidas, una administración eficaz y un correcto manejo de los presupuestos.

Este documento facilita la interacción de todos los niveles de la empresa, pues describe a detalle las tareas y responsabilidades de cada una de las áreas que conforman la empresa. Si bien el plan estratégico es un vistazo global de todas las acciones de una compañía para un determinado tiempo, el plan operativo lo es para cada área que participa de esa estrategia general.

Dependiendo de cada empresa y sus necesidades, la longitud de este tipo de planes puede variar mucho. De la misma forma su especificidad o nivel de detalle y temporalidad (pues pueden cubrir semanas, meses o años).

Partes de un Plan Operativo

Como lo mencionamos arriba, cada plan atiende a las necesidades y especificaciones de la empresa en la que se realiza. En ocasiones, dependiendo de sus características, pueden llegar a ser documentos muy extensos y detallados. Por lo regular, suelen contemplar los siguientes rubros:

Metas y objetivos

Dado que del plan de cada área dependen los logros de la empresa como tal, es muy importante que se incluyan las metas y objetivos correspondientes para todos los procesos de la compañía. Esta sección del documento detalla las metas clave del área y cómo es que se van a lograr. Una recomendación general es que desarrolles dichas metas con la metodología SMART:

• Específicas: Desarrolla metas específicas y entendibles para todos.
• Medibles: Toda meta debe ser medible para llevar un registro de su progreso.
• Alcanzables y Relevantes: Tus metas deben ser realistas para tu marco de tiempo y adecuadas para el momento que está viviendo la compañía.
• Oportunas: Cada esfuerzo de tu empresa tiene momentos clave para acciones clave. Asegúrate de que estén alineadas.

Procesos de Producción

Una vez definidas las metas, es importante definir cómo es que se van a alcanzar. Cada área tiene sus propios requerimientos, así como materiales, capacidades e incluso presupuestos. Algunos puntos que puede abarcar tu plan en ese sentido son:

• Proveedores: ¿Quiénes son las personas que ponen los insumos necesarios para la producción?
• Sistemas tecnológicos y maquinaria: ¿Qué equipos físicos, materiales, softwares, entre otros, se requieren para completar las metas de producción?
• Presupuestos: Aquí se desglosa el costo de las actividades y/o materiales necesarios para cada tarea.

Procesos Operativos

Esta sección no siempre se incluye en el documento final, pues normalmente va dirigida a los inversionistas. A través de ella se puede ver cómo es que la parte ejecutiva de la compañía desea que cada área se desempeñe en el día a día. Algunos de sus aspectos importantes pueden ser:

• Locación: Se puede especificar cuántos trabajadores operan desde la oficina o central y cuántos de manera remota. Al mismo tiempo, se puede mencionar cuáles y cuántas son las instalaciones con las que se cuenta.
• Horarios de operación: Define los horarios de trabajo y si la fuerza laboral estará a tiempo completo o medio tiempo.
• Supervisores: Enumera a los responsables de cada área y/o tarea incluida en el plan.

Cronograma e hitos

La inclusión de un cronograma es una forma de mantener a los trabajadores motivados y productivos, y también es una excelente forma de monitorear el progreso de las actividades contempladas en el documento. En este sentido, si una fecha de entrega no se cumple, los líderes de cada área pueden hacer los ajustes necesarios para optimizar la productividad. Los elementos que se pueden incluir en esta sección son:

• Cronogramas de producción: Aquí se mencionan las fechas de entrega, periodos de prueba, lanzamientos, fases de diseño, etc. que se contemplan dentro del plan.
• Nuevas contrataciones: Establece el número de empleados deseados o requeridos para un cierto punto de la producción.
• Cronogramas del mercado: Menciona la cantidad de clientes, participación del mercado, alianzas, usuarios dentro de la comunidad, entre otros, deseados para ciertos momentos del plan.
• Cronogramas financieros: Rastrea el desempeño financiero del área durante el periodo que cubre el plan. De igual forma, puede contemplar utilidades deseadas, ingresos anuales o número de transacciones dentro del plazo.

¿Cómo se hace un Plan Operativo?

Aún cuando cada plan es su propio mundo, hay algunos principios que puedes seguir para asegurar que los tuyos estén lo mejor realizados que se puedan.

• Especifica temporalidades: Antes de comenzar a anotar acciones y metas, pregúntate, ¿cuánto tiempo va a abarcar tu plan operativo?
• Un plan por área: Considera que estos documentos pueden llegar a ser extensos y muy detallados, por eso es recomendable que cada área dentro de tu empresa cuente con el suyo. Por otro lado, es importante que estos documentos sean accesibles entre sí, pues de esta manera todos podrán notar cómo sus tareas y metas interactúan con otros departamentos.
• Sé flexible: La operación de una empresa es como un ser vivo, es decir, se mueve con el tiempo y las circunstancias. Tus planes operativos son el camino a seguir, pero debes estar preparado para modificarlos sobre la marcha cuando sea necesario.

Ejemplo de Plan Operativo

A continuación, te presentamos algunos ejemplos de planes operativos que puedes usar como referencia para estructurar los tuyos.

Formato de Plan Operativo

Por último, te presentamos un formato de plan operativo para Excel que podrás descargar gratis y modificar de acuerdo a tus necesidades.

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