El Presupuesto de Compras es un tipo de presupuesto que hemos visto y aplicado a lo largo de toda nuestra vida, por ejemplo, cuando un ama de casa está haciendo compras, va al supermercado con una lista de compras con los ingredientes que necesita para realizar una comida y con la cantidad de efectivo que tiene para gastar. Otro ejemplo, es el cuándo queremos renovar nuestro guardarropa y contamos con cierto presupuesto y no queremos sobrepasar el límite de nuestras tarjetas.
Estos son ejemplos muy básicos, pero ahora lo vamos a ver desde el punto de vista empresarial, donde tenemos que delimitar el aspecto financiero para que nuestro negocio pueda proporcionar la materia prima para fabricar o los productos necesarios para el servicio que proporciona.
¿Qué es un Presupuesto de Compras?
Es una herramienta de gestión que ayuda a las empresas de cualquier tipo de giro (ya sea industrial, comercial o de servicios) para delimitar de forma cuantitativa el aspecto financiero para la cantidad de productos que puede adquirir, dependiendo de la empresa y sus necesidades tanto para su producción de bienes o servicios y/o para su inventario.
Este tipo de presupuesto debe ser FLEXIBLE, dependiendo de las necesidades que se presenten en el departamento al que se aplique; tener OPERATIVIDAD, ya que permite proyectar de acuerdo al giro del negocio; debe tener TEMPORALIDAD, ya que puede realizarse mensual, bimestral, trimestral, etc. el tiempo se pone de acuerdo al giro; y por últimos debe tener EFECTIVIDAD, ya que le debido seguimiento y cumplimiento apoyan al cumplimiento de objetivos.
Sus objetivos son:
- Promover el abastecimiento oportuno de las materias primas para evitar la falta de productos, tanto para la continuidad de la producción o comercialización como para el correcto funcionamiento de la empresa.
- Obtener mejores condiciones de compra debido a una negociación anticipada de precios, condiciones de pago y atención.
- Evita la sobre inversión de inventarios comprando solo lo que se va a requerir.
- Apoya la correcta planificación, no solo da a conocer a los encargados de almacén las cantidades que se manejarán y estos a su vez podrán establecer las necesidades de espacio para el almacenaje de materiales o productos, sino que además garantiza el producto cuando se requiera considerando el costo de fletes.
- Optimiza los recursos al evitar que las oscilaciones estacionales del mercado afecten el costo de los productos.
- Proporciona información para la toma de decisiones. Da tiempo de reacción a la empresa para evitar perder clientes, ya sea por un aumento de tiempo de producción o por la disminución del pedido de los productos que tienen rotación.
Elementos de un Presupuesto de Compras
Este tipo de presupuesto consta de 3 elementos básicos:
- Rotación del inventario: Se tiene que tomar en cuenta las políticas del inventario de la empresa y el costo que representa el manejo del mismo.
- Estimación de ventas: Como lo hemos mencionado, el presupuesto de ventas es la base para los presupuestos empresariales, como el de producción y compras. También debemos tomar en cuenta la relación entre la venta y el ciclo de producción (corto o largo) lo que va a determinar si la estimación debe definirse con la venta (en caso de ciclo corto) o con los pedidos (en caso de ciclo largo).
- Precios: Para definir la información de los precios en el presupuesto son:
- Situación laboral
- Posición de la compañía en la industria
- Contratos de material que contengan cláusulas de escala de precio
- Disponibilidad de mercancías
- Historial de los precios
- Factores políticos y económicos
- Condiciones climáticas (solamente para empresas cuya actividad sea regida por ellas, como las agrícolas)
¿Cómo hacer un Presupuesto de Compras?
El presupuesto de compras representa lo que la empresa o negocio planea comprar para el inventario y la cantidad de inventario que la misma planea tener durante un determinado tiempo, por lo tanto, para calcular se debe toma en cuenta tanto el inventario inicial, el inventario final proyectado y el presupuesto de materia prima o costo de los bienes vendidos.
Veámoslo en forma de fórmula:
PC = Inventario final (If) + Costo de bienes vendidos – Inventario Inicial (Ii), o bien
PC = Inventario final (If) + Presupuesto de materiales (PM) – Inventario Inicial (Ii)
Ejemplo y Formato de Presupuesto de compras
A continuación, te presentamos un ejemplo del presupuesto de compras del formato que te dejamos para descarga gratuita donde al llenar las políticas, el porcentaje de participación y el total de ventas de la empresa se llenara automáticamente ya que cuenta con las fórmulas necesarias para este efecto. En el presupuesto de compras podemos observar que la fórmula que explicamos en el punto anterior esta aplicada y dividida con color para mejor entendimiento.
Descarga Formato de Presupuesto de Compras Gratis
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Si me sirvió de mucho el archivo de excel, es un presupuesto sencillo pero de muy util.
Muchas gracias.
Dios le bendiga
Buen día, excelente material. Soy instructor, lo utilizaré para el oficio de compras.
Muchas gracias por este gran trabajo que me sirvió muchísimo está muy fácil de entender y el documento está genial súper fácil de practicar mil gracias
Esta buenisimo muchas gracias