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Fecha de actualización: 03/06/2022
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Un programa de trabajo es un documento empresarial muy importante, pues contribuye a la correcta planeación de proyectos grandes, así como a la organización de una compañía -o área dentro de ella- para lograr un esfuerzo bien organizado.
Si tu empresa está por comenzar un proyecto grande, que llevará mucho tiempo y requiere de una planeación ordenada, el programa de trabajo te ayudará a lograrlo.
En este artículo conocerás más sobre las características de este documento, sus elementos y algunos tips para redactarlo de la mejor manera. También podrás ver algunos ejemplos prácticos que te servirán como referencia cuando elabores los tuyos y, por si fuera poco, tendrás la posibilidad de descargar un formato de programa de trabajo completamente gratis para que lo puedas editar a tu antojo.
El programa de trabajo es un documento que te ayudará a concentrar en un sólo espacio todas las tareas, procesos metas y/u objetivos que se realizarán como parte de un proyecto determinado.
Cada elemento que forma parte del programa se menciona junto con los momentos en los que se realizará o con la duración que tendrá, al mismo tiempo se pueden mencionar los responsables de cada tarea y los requerimientos técnicos necesarios para cada una. El nivel de detalle del programa de trabajo será diferente de acuerdo a la empresa y a las necesidades del proyecto.
El objetivo de este tipo de documentos es el de contar con una perspectiva de las relaciones y orden de los procesos involucrados en una tarea compleja. Las fechas de inicio y fin, así como la presencia de algún cronograma, ayudarán a la empresa a organizar sus esfuerzos para lograr cumplir con los plazos establecidos y asignar las fuerzas laborales adecuadamente.
Esta visualización también puede optimizar la asignación de recursos e incluso lograr un mejor desempeño por parte de la compañía en general.
Como ya lo mencionamos, la distribución de datos o elementos dentro de un programa de trabajo puede variar de acuerdo al giro de la empresa, el tipo de proyecto o también por la premura con la que se deba redactar. No obstante, los elementos más comunes a este tipo de documentos son:
Para redactar un buen programa de trabajo, te recomendamos contestar las siguientes preguntas en orden y de forma detallada. De las respuestas que obtengas podrás destilar tu documento final.
CONSEJOS MILFORMATOS
Cabe mencionar que estos programas suelen ser el resultado de un plan de trabajo previo por lo que, si ya cuentas con uno, tendrás menos dificultades para vaciar esos datos en la versión final del texto.
Es importante comenzar por el final, es decir, por identificar la meta de tu programa. De esta forma será posible trabajar hacia atrás en los procesos necesarios para cumplir con el objetivo.
Para este punto, te será útil considerar el tiempo que tienes para lograr tus propósitos, así como el tipo de trabajo que realizarás, pues así podrás establecer acciones realistas y oportunas como lo sugiere la metodología SMART.
En caso de que no la conozcas, este método te permitirá definir metas y objetivos:
Contar con un panorama de los recursos a tu disposición te ayudará a definir mejor tus metas y a distribuirlas mejor en el tiempo que tengas para realizarlas. Dependiendo del sector y proyecto en el que trabajes, estos recursos pueden ser humanos, tecnológicos, materiales, etc.
Ya que tu programa de trabajo asignará las tareas a personal específico, será importante que escojas bien a las personas que llevarán la batuta o quienes responderán por cada actividad dentro del plan. Considera que tu selección tendrá un gran impacto en el éxito o fracaso de cada proceso del proyecto.
Este será el punto más importante de tu programa y al que deberás dedicarle más tiempo, pues de él dependerá la calidad de ejecución de tus tareas.
Para definir una estrategia exitosa, te recomendamos tener en cuenta los siguientes puntos:
Con esta información podrás separarlas por periodicidad (anual, semanal, mensual, etc.) y con respecto de las personas que estarán a cargo para llevarlas a cabo. De esta forma, te será más fácil distribuirlas en tu cronograma.
CONSEJOS MILFORMATOS
Consulta nuestros artículos sobre los siguientes planes, encontrarás plantillas y ejemplos para cada caso.
Considera tus jornadas laborales y el marco de tiempo real que tienes para completar todo el proyecto, esto te será útil para programar cada actividad con un espacio suficiente para compensar contingencias y eventos inesperados.
Algunos conceptos que contribuirán a la calidad de tu programa son:
Ahora te presentamos un ejemplo de programa de trabajo que puedes usar como referencia para elaborar los tuyos.
Caramelo Films S.A de C.V.
Programa de trabajo para proyecto: Octopulpo
Director: Manolo Gálvez
Productor: Erika Casas
Fecha de inicio: Febrero 2022
Por último, te presentamos un ejemplo y formatos de programa de trabajo en Excel, Google Drive y Excel en Línea que puedes descargar gratis y editar de acuerdo con tus necesidades. También puedes guardar el documento en PDF, imprimirlo y compartirlo por email y otros medios digitales.
Instrucciones para usar las plantillas de Google Drive y OneDrive (Excel en Línea):
“Descarga gratis formato de Programa de Trabajo
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por Redacción Milformatos el 03 de junio de 2022
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