PROGRAMA DE TRABAJO

por Redacción Milformatos el 31 de octubre de 2021

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Actualizado el: 12/10/2021

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Un programa de trabajo es un documento empresarial muy importante, pues contribuye a la correcta planeación de proyectos grandes, así como a la organización de una compañía -o área dentro de ella- para lograr un esfuerzo bien organizado.
Si tu empresa está por comenzar un proyecto grande, que llevará mucho tiempo y requiere de una planeación ordenada, el programa de trabajo te ayudará a lograrlo.
En este artículo conocerás más sobre las características de este documento, sus elementos y algunos tips para redactarlo de la mejor manera. También podrás ver algunos ejemplos prácticos que te servirán como referencia cuando elabores los tuyos y, por si fuera poco, tendrás la posibilidad de descargar un formato de programa de trabajo completamente gratis para que lo puedas editar a tu antojo.

¿Qué es el Programa de Trabajo?

El programa de trabajo es un documento que te ayudará a concentrar en un sólo espacio todas las tareas, procesos metas y/u objetivos que se realizarán como parte de un proyecto determinado.

 

Cada elemento que forma parte del programa se menciona junto con los momentos en los que se realizará o con la duración que tendrá, al mismo tiempo se pueden mencionar los responsables de cada tarea y los requerimientos técnicos necesarios para cada una. El nivel de detalle del programa de trabajo será diferente de acuerdo a la empresa y a las necesidades del proyecto.

El objetivo de este tipo de documentos es el de contar con una perspectiva de las relaciones y orden de los procesos involucrados en una tarea compleja. Las fechas de inicio y fin, así como la presencia de algún cronograma, ayudarán a la empresa a organizar sus esfuerzos para lograr cumplir con los plazos establecidos y asignar las fuerzas laborales adecuadamente.

Esta visualización también puede optimizar la asignación de recursos e incluso lograr un mejor desempeño por parte de la compañía en general.

Partes de un Programa de Trabajo

Como ya lo mencionamos, la distribución de datos o elementos dentro de un programa de trabajo puede variar de acuerdo al giro de la empresa, el tipo de proyecto o también por la premura con la que se deba redactar. No obstante, los elementos más comunes a este tipo de documentos son:

  1. Nombre de la empresa que realiza el programa
  2. Nombre del proyecto o cliente
  3. Nombre de los responsables del programa
  4. Objetivo o fin del programa
  5. Descripción de cada tarea por realizar
  6. Responsable por tarea
  7. Fechas de inicio y fin
  8. Recursos necesarios para cada tarea
  9. Duración por tarea

¿Cómo se hace el Programa de Trabajo?

Para redactar un buen programa de trabajo, te recomendamos contestar las siguientes preguntas en orden y de forma detallada. De las respuestas que obtengas podrás destilar tu documento final.

Cabe mencionar que estos programas suelen ser el resultado de un plan de trabajo previo por lo que, si ya cuentas con uno, tendrás menos dificultades para vaciar esos datos en la versión final del texto.

¿Cuál es el objetivo del programa de trabajo?

Es importante comenzar por el final, es decir, por identificar la meta de tu programa. De esta forma será posible trabajar hacia atrás en los procesos necesarios para cumplir con el objetivo.

Para este punto, te será útil considerar el tiempo que tienes para lograr tus propósitos, así como el tipo de trabajo que realizarás, pues así podrás establecer acciones realistas y oportunas como lo sugiere la metodología SMART.

En caso de que no la conozcas, este método te permitirá definir metas y objetivos:

  • ESpecíficas: cada objetivo que plantees debe ser concreto y con una finalidad clara.
  • Medibles: tus objetivos deben poder medirse para que sepas cuán cerca estás de lograrlos.
  • Alcanzables: considera el contexto completo del proyecto y define metas ambiciosas, pero posibles.
  • Realistas: así como en el punto anterior, tus metas deben estar alineadas con la realidad del proyecto.
  • Sujetas a Tiempo: contar con un calendario de actividades te ayudará a llevar un mejor control de la realización de cada tarea.

¿Con qué recursos cuentas para tu programa?

Contar con un panorama de los recursos a tu disposición te ayudará a definir mejor tus metas y a distribuirlas mejor en el tiempo que tengas para realizarlas. Dependiendo del sector y proyecto en el que trabajes, estos recursos pueden ser humanos, tecnológicos, materiales, etc.

¿Quiénes son los responsables de cada tarea?

Ya que tu programa de trabajo asignará las tareas a personal específico, será importante que escojas bien a las personas que llevarán la batuta o quienes responderán por cada actividad dentro del plan. Considera que tu selección tendrá un gran impacto en el éxito o fracaso de cada proceso del proyecto.

¿Cuál será la estrategia que seguirá tu programa?

Este será el punto más importante de tu programa y al que deberás dedicarle más tiempo, pues de él dependerá la calidad de ejecución de tus tareas.

Para definir una estrategia exitosa, te recomendamos tener en cuenta los siguientes puntos:

  • Enumera todas las acciones a realizar

Con esta información podrás separarlas por periodicidad (anual, semanal, mensual, etc.) y con respecto de las personas que estarán a cargo para llevarlas a cabo. De esta forma, te será más fácil distribuirlas en tu cronograma.

  • Distribúyelas de forma realista

Considera tus jornadas laborales y el marco de tiempo real que tienes para completar todo el proyecto, esto te será útil para programar cada actividad con un espacio suficiente para compensar contingencias y eventos inesperados.

Tips y consejos para redactar tu Programa de Trabajo

Algunos conceptos que contribuirán a la calidad de tu programa son:

  • Considera posibles obstáculos: Adelantarte a imprevistos o contingencias te será muy útil a la hora de distribuir tus tareas en el cronograma. Al mismo tiempo, te ayudará a estar preparado y tener listos planes de rescate para esas situaciones.
  • Mantén tus programas flexibles: Así como es recomendable contar con soluciones a posibles problemas, también lo es dejar tiempos flexibles para cada tarea. De esta forma tus trabajadores podrán compensar si se presentan retrasos.
  • Monitorea constantemente: Si estableciste metas medibles como lo aconsejamos arriba, será conveniente que las observes durante la realización del proyecto. Estar al tanto del progreso de todas las actividades será una gran forma de ajustar tus cronogramas y asegurar que tus metas se cumplan a tiempo.

Ejemplo de Programa de Trabajo

Ahora te presentamos un ejemplo de programa de trabajo que puedes usar como referencia para elaborar los tuyos.

Programa de Trabajo

Programa de Trabajo

Caramelo Films S.A de C.V.

Programa de trabajo para proyecto: Octopulpo

Director: Manolo Gálvez

Productor: Erika Casas

Fecha de inicio: Febrero 2022

Programa de Trabajo

Formato de Programa de Trabajo

Por último, te presentamos un formato de programa de trabajo en Excel en que puedes descargar gratis y editar de acuerdo con tus necesidades.

Programa de Trabajo

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