Una carta administrativa es un documento de tipo legal-laboral que se utiliza en algunos casos específicos por las empresas para dejar por sentado (y por escrito) alguna situación que haya ocurrido. Este tipo de carta, también se le conoce como “acta admninistrativa” y todas las empresas deben tener su estilo para redactar uno de estos documentos.
Si tú conoces el término pero no tienes idea de cómo elaborar una por la gran cantidad de elementos que lleva ¡estás de suerte! Porque a continuación te vamos a mostrar toda la información que tienes que saber al momento de elaborar una carta administrativa. Por si fuera poco, te dejamos un ejemplo y hasta formato personalizable para hacer la vida más fácil, ¡checa la info a continuación!
¿Qué es una carta administrativa?
Como lo leías anteriormente, la carta administrativa también se le conoce como «acta administrativa» y las áreas de Recursos Humanos o Legales dentro de cualquier empresa deben de tener una de éstas. Y siempre son utilizadas para que haya evidencia de alguna situación de indisciplina que tenga un trabajador para con el patrón, esto puede o no llevar alguna sanción consigo pero para poderlo aplicar, deberá basarse en el reglamento de la empresa o en la Ley Federal del Trabajo en México.
¿Cuándo se utiliza una carta administrativa?
Se elabora cuando hay una situación de indisciplina, dentro de algunas de las más recurrentes se presentan son las siguientes:
- Faltas constantes por parte del trabajador al centro de trabajo
- Ofensas o insultos de parte del trabajador hacia sus compañeros de la empresa
- Constantes retrasos en la hora de llegada.
- Daño a algún equipo, instalaciones o productos de la compañía.
- Alguna muestra clara de indisciplina con los superiores de su lugar de trabajo.
¿Cómo redactar una carta administrativa?
Los elementos que lleva son bastantes, por lo cual, te sugerimos que tomes en cuenta todos los detalles para que así no haya ningún problema porque es documento también puede servir como respaldo legal, aquí lo que debes incluir:
Comienza con el título en mayúsculas que aclare a qué documento se refiere: “ACTA ADMINISTRATIVA”
- El primer párrafo siempre se utiliza para indicar fecha y hora, el lugar donde se emite el documento (área, empresa y hasta la dirección física del lugar), las personas involucradas (patrón y trabajador) así como las personas que dan fe del hecho que se describirá en esa carta administrativa.
- Posteriormente, como introducción a la narración de los hechos acontecidos incluye la frase, en un renglón, «a continuación se hace la descripción del hecho»
- El segundo párrafo como tal, describe exactamente cuál es la falta en la que está incurriendo, aquí se debe de ser lo más específico posible para así evitar obviar cualquier tipo de información que posteriormente pueda ser usada a favor o en contra del agraviado o del patrón. También aquí, se debe hacer referencia a la razón por la que se está incurriendo en una falta administrativa, lo ideal es que se haga cita del artículo del reglamento o de la Ley Federal del Trabajo al que se haga alusión.
- Si esta carta no va a ser entregada directamente al trabajador, después del enunciamiento de hechos se debe de aclarar a quién se le va a entregar para que se le haga llegar al empleado.
- Para cerrar el documento y darle la formalidad necesaria, se debe de incluir la leyenda “Firman la presente acta las personas que en ella intervinieron el día de su fecha”.
- Se indican los nombres completos y los cargos de las personas involucradas en el acta administrativa y una vez impresa, incluyen su firma autógrafa.
- También, como medida de precaución, se incluyen los nombres y firmas de dos testigos de toda la situación.
Ejemplo de una carta administrativa
ACTA ADMINISTRATIVA
En la ciudad de Hermosillo, Sonora siendo las 08:30 horas del día 27 de enero del año 2016 en el área de Recursos Humanos de la empresa «Aditivos y aceites de Hermosillo SA de CV» ubicada en Avenida Lázaro Cárdenas 708 edificio C, piso 4, Col. Los Cipreses, de esta ciudad. Por una parte el Lic. Enrique Segovia Cano en su carácter de representante legal de la empresa y por el otro la Sra. Irma Isabel Calcáneo Rosas, jefa de Recursos Humanos de la empresa, además del Sr. Jacobo Hernández Villar y la Sra. Julia Blanco Rodríguez a quienes constan los hechos siguientes que dan origen al levantamiento de la presente acta con fundamento en los artículos 36 y 37 del reglamento para trabajadores de esta empresa.
A continuación se hace la descripción del hecho
“Que la srita. Adriana Alemán Ordoñez quien desempeña el puesto de Supervisora de Control de Calidad en esta empresa, no cumplió con la obligación de entregar los reportes mensuales de los meses de octubre, noviembre y diciembre del año 2016 en tiempo y forma como le fueron requeridos por la Dirección General de esta organización. quien en reiteradas ocasiones le hizo la solicitud por escrito a través de diferentes correos electrónicos, los cuales tienen acuse de recibo por parte de la srita. Adriana Alemán Ordoñez, se integran como anexo a este documento, por lo que con fundamento en los artículos 36 y 37 del reglamento para trabajadores de esta empresa , se elabora la presente acta a fin de dejar constancia de tal hecho
Damos aviso a la Gerente de Recursos Humanos de esta empresa para que por su conducto se notifique a la Srita, Adriana Alemán Ordoñez del contenido de la presente acta de acuerdo”.
| __________________________ | __________________________ |
| Lic. Enrique Segovia Cano | Sra. Irma Isabel Calcáneo Rosas |
| Representante legal | Gerente de Recursos Humanos |
| Sr. Jacobo Hernández Villar | Sra. Julia Blanco Rodríguez |
| Testigo | Testigo |
Ejemplo y formato de carta administrativa
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Ejemplo de Carta Administrativa
Formato de Carta Administrativa
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