Una carta circular es un tipo de escrito en el que, a través de un mismo documento, se suele informar a un gran número de personas sobre algún acontecimiento importante. Este tipo de carta se puede utilizar prácticamente para cualquier grupo al que se le desee hacer extensiva alguna noticia y suele entregarse en la mano de cada persona o también, se puede pegar en lugares estratégicos para que así todo el mundo se pueda enterar.
Si tú necesitas elaborar una carta circular, a continuación te vamos a compartir cuáles son los elementos básicos que debe de contener para que así se encuentre perfectamente redactada. Chécalos y recuerda que al final, podrás encontrar algunos recursos que te pueden ayudar a realizar esta tarea de una manera más sencilla, ¡échales un ojito!
¿Cuándo es usada una carta circular?
Como lo leías anteriormente, prácticamente cualquier tipo de organización puede utilizar una carta circular, pero dentro de los casos más comunes se destacan los siguientes:
- En comunidades académicas (escuelas): para informar a los alumnos, padres de familia o personal docente de algún acontecimiento de importancia en el instituto.
- En empresas: cuando se dan a conocer diferentes noticias que envuelven a los colaboradores de la misma.
- En sociedades de condóminos: para hacerles saber sobre alguna nueva disposición dentro del edificio, anuncio de juntas, pagos, etc.
¿Cómo redactar una carta circular?
En cuanto a elementos de un documento como éste suelen ser bastante básicos, pero para que no pases ninguno por alto, ¿qué te parece si revisamos detalladamente cada uno de ellos?, conócelos en las líneas a continuación:
- Como toda carta, comienza colocando, en la esquina superior derecha la fecha y el lugar donde se expide dicho documento.
- Continúa colocando cuál es el asunto de ese documento.
- Lo siguiente, será indicar el nombre del departamento o de las personas a las que se dirige dicha carta circular.
- Se deberá seguir con el desarrollo del asunto que se indicó al principio que trataría ese documento.
- Una vez que se termine de exponer la idea central, es importante que se deje abierta la posibilidad de aclaración de cualquier duda o comentario que surgiera de ésta.
- Se termina con un “atentamente”, el nombre y la firma de la persona que se hace responsable por el documento.
Recomendaciones importantes al momento de redactarla
Como te pudiste dar cuenta, es muy sencilla de elaborar y no requiere de demasiados elementos, pero hay algunos puntos que te sugerimos que no pases por alto:
- El desarrollo de la idea central del documento no deberá exceder uno o dos párrafos puesto que es un escrito breve y conciso.
- En algunas ocasiones puede ir no “firmado” (es decir, con firma autógrafo de alguien), pero sí deberá de llevar el crédito del área que se hace responsable por el documento, por ejemplo: “la direccion”, “Recursos Humanos”, “Comité de vecinos”, etc.
- A nivel corporativo, algunas empresas, además de colocarla impresa en algunos tableros de avisos, también optan por enviarla vía correo electrónico interno a todos los colaboradores.
Ejemplo de una carta circular
Tehuacán, Puebla a 18 de diciembre de 2009
Asunto: días de asueto periodo decembrino
A todos los colaboradores de la empresa:
Ante la llegada de la época decembrina y por medio del presente, se les comunica a todos los colaboradores que las oficinas administrativas de esta empresa permanecerán cerradas los días: 23, 24 y 25 de diciembre reanunado actividades el día 26 de diciembre en relación con el periodo de Navidad. Lo mismo sucederá los días 29, 30 y 31 de diciembre, reanunado actividad el día 2 de enero de 2010, esto con motivo de los festejos de Año Nuevo. Estos días serán considerados de asueto con goce de sueldo, por lo cual, no será necesario la entrega de formatos de vacaciones a la oficina de recursos humanos.
Cabe mencionar que todas las actividades laborales y administrativas se reanudarán de forma normal, a partir del día 2 de enero de 2010 a las 9 am.
Aprovechando la presente, se les extiende un caluroso y afectuoso saludo por las fechas venideras, que éstas se encuentren llenas de dicha y felicidad al lado de los suyos.
Sin más por el momento, se agradece la atención prestada a la presente solicitud, quedando a su disposición para cualquier duda o aclaración que pudiera surgir.
Atentamente
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Lic. Juan Luis Riquelme Martínez
Director General
Ejemplo y formato Carta Circular
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