¿Has tenido algún problema con una empresa y has querido manifestar tu inconformidad ante lo sucedido? Entonces, el medio idóneo para hacerlo es a través de una carta de reclamo o de queja, que es la forma como se le conoce a este tipo de documento, a pesar de que pueda parecer muy fácil de trabajar, tiene su nivel de complejidad porque generalmente trata muchos elementos sensibles.
Precisamente por ello, nosotros queremos hacerte la vida un poco más fácil para presentarte los elementos de redacción de una carta, las situaciones en las que se usa así como hasta un ejemplo y formato descargable para que puedas elaborar la tuya de una manera sencilla y sin errores, revisa toda la info que te compartimos a continuación.
¿En qué situaciones se utiliza una carta de reclamo?
Realmente son muchas las circunstancias en las que puede utilizarse una carta de reclamación, a continuación te exponemos algunas de las más comunes:
- Cuando has recibido un servicio inadecuado de parte de algún proveedor (tienda departamental, servicio de luz, teléfono o agua, agencia de viajes)
- El momento en el que el banco ha hecho algún cargo incorrecto a tu estado de cuenta.
- De tipo laboral: cuando no se ha cumplido con alguna circunstancia del contrato del trabajador o se ha cometido algún abuso en perjuicio del mismo.
- Si se ha recibido de forma incorrecta algún producto que ha sido adquirido a través de Internet.
¿Cómo redactar una carta de reclamo?
Para que no tengas problemas al momento de redactar una carta de reclamación, aquí te compartiremos cuáles son los elementos más importantes de la misma, revísalos muy bien:
- Comienza, como en todas las cartas, en la parte superior derecha con el lugar y la fecha de expedición.
- Continúa con el destinatario a quien diriges el documento. Generalmente cuando es una empresa y no sabes a quién dirigirla se vale que indiques que es “a quien corresponda”.
- Si existe alguna referencia (número de contrato, de tarjetahabiente, de socio, de reservación, etc) se vale que puedas colocarlo en la parte del asunto. Por ejemplo: “Reclamación de servicio telefónico, contrato #XXXX”.
- Continúa con el contenido de la carta como tal; aquí recuerda que lo más importante es que te limites a los hechos en orden cronológico de preferencia.
- Una vez que hayas explicado lo sucedido, indica claramente qué es lo que necesitas con esa carta de reclamación, puesto que de esto dependerá que te puedan ofrecer una solución o que lo canalicen con el área correspondiente.
- Agradece la atención y deja abierto el canal de comunicación para que la empresa te pueda contactar en caso de existir alguna duda al respecto.
- Incluye todos tus datos de contacto para que sea más fácil que te localicen y te ofrezcan una solución o respuesta.
- Siempre deberá de llevar firma autógrafo para darle formalidad al documento.
- Si tienes documentos que prueban lo que se argumenta en tu reclamación, indícalo en la explicación de los hechos y también incluye las fotocopias de lo mismo como soporte y evidencia de dicha carta de reclamación.
Algunas recomendaciones al elaborar una carta de reclamo
Los siguientes tips podrían resultar muy “lógicos” al momento de elaborar una carta de esta naturaleza, pero frecuentemente lo que vas a leer a continuación se vuelven errores que suelen ocurrir en una redacción de este documento:
- Establece un claro objetivo; es decir, ¿qué pretendes conseguir con este tipo de carta?, ¿quieres una disculpa, que el receptor pueda resacir el problema, una devolución, etc? es importante que lo tengas claro desde un principio para que sobre de ello gire tu redacción.
- Limítate a los hechos y no a las manifestaciones de sentimientos: olvídate de frases como “me siento profundamente defraudado con su servicio” o “me parece incorrecto que hagan este tipo de cosas” y cualquier tipo de expresiones de este estilo.
- Olvídate de insultos, expresiones que no muestren cortesía o amenazas: no se trata de retar a la compañía, simplemente es manifestar tu inconformidad.
- Para evitar este tipo de errores, hay muchos expertos que sugieren que antes de redactarla, se trabaje un borrador porque mucha gente fácilmente se pierde al momento de elaborarla.
- Trata de ser cronológico en el orden de la exposición de los hechos que relatas para que así se pueda comprender perfectamente el documento.
Ejemplo de una carta de reclamo mercancía defectuosa
Guadalajara, Jalisco a 18 de abril de 2007 Almacenes La Luna, SA de CV A quien corresponda Asunto: Mercancía entregada defectuosa Por medio de la presente me permito informarles que el pasado 04 de abril hice una compra en su sucursal de Miravalles; se trata de una sala de 3 piezas y una mesa de centro, las cuales me fue indicado que me serían entregadas en mi domicilio y así fue realizado, en tiempo y forma. El día de hoy que la persona que hace la limpieza en mi hogar, me comentó que los sillones que componen a la sala, en la parte de abajo, están rotos. De esto, cabe mencionar que no pude percatarme puesto que el staff de su tienda, el día que hizo la entrega, ellos fueron quienes instalaron los muebles en mi domicilio. Es por esta razón que solicito me sea enviada una persona de parte de su equipo para que valoren la situación; y ya sea que se realice un cambio físico de la mercancía o que se pueda reparar a la brevedad posible. De antemano agradezco la atención a la presente solicitud y en caso de requerir algún documento adicional, déjenmelo saber para proporcionarlo. Me permito anexar la factura correspondiente a la compra de estos materiales así como la copia de la orden de entrega de los mismos. Reciba un cordial saludo, Atentamente ______________________ Verónica Rodríguez Vázquez Cliente No: 4582092
Formato y ejemplo de carta de reclamo
Ahora sí, ya tienes todos los elementos que necesitas conocer para realizar una carta de reclamación; sin embargo, para que esta tarea se vuelva mucho más sencilla, aquí te dejamos un formato descargable de un ejemplo de esta carta y también, un documento 100% editable para que tú lo puedas rellenar en la próxima carta de reclamación que tengas que hacer, seguro te será de mucha utilidad.
Formato de Carta de Reclamación
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wow me intereso mucho :v
EXCELENTE AYUDA LA QUE OBTUVE CON SU ARTICULO DE LAS CARTAS RECLAMO
FELICITO A LOS AUTORES DEL MISMO.
GRACIAS
excelente guia la que ofrecen a traves de este medio, ayuda mucho al usuario y evita perdidas de tiempo