Las cartas informativas son un tipo de documento en el que, como su nombre lo indica, se presenta alguna información con respecto a una empresa, una institución educativa o algún órgano gubernamental hace la declaración de ciertos datos que resultan importantes de dar a conocer al público al que se dirige este documento, el cual, en términos generales suele ser bastante extenso.
Si tú eres alguien interesado en redactar una carta informativa pero no sabes cómo elaborarla, pues aquí encontrarás todas las claves que necesitas saber: desde los elementos que lleva, en qué casos se usa así como un ejemplo y un formato editable, estos últimos son 100% descargables para que así puedas hacer tu carta informativa sin ningún problema. Mira todos los detalles ¡y hazla ya!
¿En qué casos se puede utilizar una carta informativa?
Son diferentes los momentos en los que se genera esta carta y se da a conocer a las personas involucradas, entre los más importantes se destacan los siguientes:
- Empresas privadas: se puede elaborar a proveedores para informarles acerca de un cambio de domicilio, cambio de razón social o incluso, hacerles saber sobre el cierre de recepción de facturas; pero también se pueden dirigir a sus clientes para informarles de promociones o apertura de nuevas tiendas, por mecionar algunos casos.
- Organizaciones educativas: generalmente se utilizan en instituciones públicas para informales a sus estudiantes quiénes sí fueron aceptados en sus exámenes de admisión o también, para hacerles llegar los requisitos, fechas y criterios de inscripción a esa universidad.
- Ámbitos gubernamentales: se suelen redactar a la ciudadanía en general para hacerles saber sobre el inicio de alguna obra pública, la inauguración de algún edificio público (museo, teatro, parque, etc) o también informarlos sobre alguna actividad que se llevará a cabo en ese municipio o delegación.
¿Cómo redactar una carta informativa?
Si tú quieres elaborar una carta de esta naturaleza, entonces, toma en cuenta todos los elementos que a continuación enlistamos para que así esté correctamente redactada, se vale tomar nota:
- Al inicio, en la esquina superior derecha, coloca el lugar y fecha de la elaboración de esa carta informativa.
- Continúa indicando a quién va dirigido ese documento así como el asunto del que tratará el mismo.
- Explica el asunto siendo muy específico y puntual al respecto de lo que la carta quiere comunicar, no es necesaria tanta cortesía ni términos rebuscados para explicar la situación.
- Si existiera alguna disposición importante que aclarar; por ejemplo, el cierre de una calle por alguna obra pública, entonces, en el párrafo siguiente se podría indicar a partir de cuándo se reabrirá al público.
- Agradece la atención prestada al presente documento.
- Ciérralo con un “atentamente” y posteriormente se deberá incluir el nombre y la firma de la persona que se hace responsable por la emisión del documento.
Algunas notas importantes de este documento
- Este tipo de documentos, al tener un destinatario específico, nunca van dirigidos “A quien corresponda” debe llevar un grupo de personas interesados o involucrados en el hecho de la carta.
- La extensión de una carta informativa no es larga, generalmente son dos o tres párrafos máximo en lo que se puede abordar el hecho, no trates de rebuscar o ser redundante con tu documento.
- En algunas ocasiones, no siempre lleva una persona específica quien firme el documento, podría ser “Empresa X, SA de CV”, o “Universidad X” y es totalmente válido, puesto que a veces, una carta informativa no requiere que el emisor sea alguien físico (con nombre y apellido)
Ejemplo de una carta informativa
Cancún, Quintana Roo a 22 de noviembre de 2012
Asunto: cierre de año fiscal
A todos nuestros proveedores
Ante el cierre del año 2012 nos permitimos comunicar que todas las facturas que sean correspondientes a servicios prestados hacia nuestra empresa deberán ser ingresados en tiempo y forma a más tardar el día 10 de diciembre de 2012 a través del correo electrónico [email protected] con su respectivo PDF , comprobante XML así como la orden de compra elaborada por el área correspondiente. Éste es el único mes atípico debido al cierre de año fiscal y contrario a lo que se hace en meses anteriores, no es a mes vencido sino a mes corriente.
Las facturas que no sean recibidas en las fechas o sin las disposiciones indicadas serán rechazadas y éstas deberán ingresarse a partir del día 03 de enero de 2013. En caso de tener alguna duda, favor de contactar a Pedro Romero, jefe del área de contabilidad en el correo electrónico: [email protected] quien podrá aclarar cualquier solicitud.
Sin más por el momento, agradecemos la atención prestado al presente documento.
Atentamente
Área de Contabilidad
Hoteles Real SA de CV
Ejemplo y formato de carta informativa
¿Verdad que no es nada complicado elaborar una carta informativa? Ahora que ya lo tienes mucho más claro es el momento que elabores la tuya, pero para hacerte la tarea mucho más sencilla, aquí te dejamos un ejemplo y un formato editable que puedes bajar a tu computadora y consultar o elaborar el tuyo. Recuerda que ambos elementos son gratuitos y completamente seguros de descargar, ¡hazlo ahora mismo!
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