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Si necesitas saber que es una acta administrativa y/o cómo hacer una llegaste al lugar correcto, ya que en este artículo te daremos instrucciones, consejos, un ejemplo e incluso un formato en Word para que lo edites y así tengas tu acta en cuestión de minutos.
De igual forma si lo que buscas es hacer una acta administrativa más específica, también hemos preparado ejemplos y formatos para acta administrativa laboral y acta administrativa por faltas. Si necesitas ayuda o algún otros ejemplo especifico escríbenos y con gustos te ayudaremos.
Dentro del ámbito laboral es inevitable que ocurran hechos que causen controversia entre el trabajador y la empresa. Para llevar un registro de este tipo de sucesos, tomar nota de los involucrados y de los distintos acontecimientos en que las partes involucradas se vieron envueltos es que se elabora un acta administrativa, también conocida como acta de hechos.
Un acta administrativa recoge las conductas que un empleado lleva a cabo, y que contravienen los reglamentos y/o principios de cualquier compañía. A partir de ésta acta es que el departamento legal puede llevar a cabo un proceso sancionador contra el imputado, que en los casos más graves puede desembocar en un despido.
Dado el funcionamiento de las empresas, y que cada uno de los hechos necesita enmarcarse dentro del departamento correspondiente, existen diferentes tipos de actas.
Si bien ya hemos definido que las actas administrativas se enfocan a narrar hechos para llegar a un deslinde de responsabilidades y asignar una sanción, hay otras clases, destinadas a diferentes objetivos.
Dentro de las actas administrativas para asignar una sanción encontrarás:
Las más comunes en el ámbito empresarial son las actas constitutivas, que dejan constancia de la creación de una compañía u organización. También tenemos las actas de reunión, que puntualizan lo ocurrido en juntas; aquí encontramos dos subtipos, las de reuniones de trabajo y las de reunión de socios, éstas últimas dirigidas a asambleas celebradas por los dirigentes o dueños.
Dado que el documento debe contener una narración de hechos,
Asimismo, deberán incluir nombres y declaración de los testigos, nombre del señalado y las sanciones a los que se ha hecho acreedor.
La redacción de un acta administrativa debe recoger estrictamente la declaración del inculpado y los testigos, sin incluir valoraciones y juicios de ninguna naturaleza por parte de quien la elabora.
Por su parte, el área de Recursos Humanos (RH) deberá de reunir la documentación del trabajador señalado, es decir, expedientes, contrato laboral, contrato sindical (en caso de que exista), el reglamento interno de la empresa.
Es recomendable que una vez que se tenga noticia de los incidentes se levante el acta de hechos cuanto antes. Se deberá incluir el testimonio de por lo menos dos testigos, donde la cuenten cronológicamente de lo sucedido desde su perspectiva.
Una vez terminada su redacción, el infractor deberá ser notificado.
Acta Administrativa
En la ciudad de Morelos, siendo las 14:45 horas del día 21 del mes de febrero del año de 2018, se encuentran reunidos Luis Pérez Hernández, gerente de operaciones, Armando Ruiz Colosio, encargado de finanzas, María Luisa Tapia, directora de operaciones, así como Rogelios Echeverría, jefe inmediato, y los testigos Elena Sánchez y Paulina Chavira, en las instalaciones de la empresa Materias Primas Alegría, con domicilio físico en Avenida Central núm. 75, en la ciudad de Morelia, estado de Michoacán, y quienes de manera voluntaria constatan los hechos que se describen en la presente acta administrativa:
“Que el señor Daniel Arriaga del Monte, que hasta la fecha ocupa el cargo de vigilante y portero, no cumplió con presentarse en el lugar de trabajo durante el lapso del 5 a- 9 de enero, hecho que derivo en el retraso de abasto de insumos a las bodegas 5, 6 y 7, debido a que el señalado mantuvo bajo su propiedad las llaves de acceso a los almacenes. Por lo que con base al reglamento interno de la compañía, se extiende la presente acta de hechos a fin de dar registrar las causas y consecuencias del hecho antes señalado,
Derivado de lo anterior, se concluye que: la falta del señor Daniel Arriaga del Monte comprometió la operatividad de la empresa en un nivel medio.
Por lo anterior, se solicita al señor Daniel Arriaga del Monte que a continuación proporcione su versión de los hechos, bajo protesta de que manifestará sólo la verdad:
El infractor apuntó que su ausencia se debió a problemas de salud. Debido a que vive solo y no tiene familiares cercanos, decidió quedarse en casa para su recuperación, por lo que tampoco cuenta con justificantes médicos a la mano.
Una vez recogidos los testimonios y datos necesarios, se da por terminada la actual acta administrativa a las 14:45 horas del día 21 del mes febrero del año 2018, con la firma de los testigos y el resto de las personas que intervinieron en la elaboración del presente documento, ratificando cada una de sus partes y la participación del empleado señalado.
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Sr(a) [infractor] |
Jefe inmediato | Jefe de Recursos Humanos | ||
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| Jefe administrativo
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Testigo 1 |
Testigo 2 |
El acta administrativa por bajo desempeño es otra forma de llamar la atención a un empleado cuando no está dando el rendimiento que se espera de él. Revisa los detalles de este ejemplo para que sepas cómo redactar el documento de ser necesario:
ACTA ADMINISTRATIVA
En la ciudad de Mérida, siendo las 11:00 horas del 13 de febrero del 2023, se reunieron Laura Mendoza, Gerente de Recursos Humanos; y Claudio Herrera, Gerente de Marketing y jefe inmediato; al igual que, Marcos Pérez, Coordinador de personal; y Elaine Correa, Jefa de planificación de Marketing, ambos en calidad de testigos, en las instalaciones de la empresa Naturalic C.A., con domicilio físico en Río Balsas no. 75, Centro, en la ciudad de Mérida, estado de Yucatán, y quienes de manera voluntaria constatan los hechos que se describen en la presente acta administrativa:
Claudio Herrera, en su rol de jefe inmediato, manifiesta que le ha llamado varias veces la atención al empleado Nicolás Rivera, quien se desempeña como Analista de Marketing, debido a los contantes errores que ha cometido en la redacción de informes mensuales y actualización de las bases de datos. Asimismo, en dos ocasiones previas se le explicó la forma correcta de realizar las tareas mencionadas y se le dio la oportunidad de mejorar su desempeño. Sin embargo, los errores siguieron ocurriendo.
Los hechos referidos en esta acta administrativa permiten concluir que Nicolás Rivera ha mostrado varias deficiencias al momento de cumplir con las tareas y responsabilidades asignadas a su cargo mediante el contrato de trabajo. Por consiguiente, se procede a levantar la presenta acta administrativa por bajo desempeño, la cual será anexada a su expediente. Asimismo, todas las partes involucradas fueron escuchadas y, conformes con el contenido de esta acta, firman para su constancia legal.
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Laura Mendoza |
Claudio Herrera | |||
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Gerente de Recursos Humanos |
Gerente de Marketing (Jefe inmediato) |
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| Marcos Pérez | Elaine Correa | Nicolás Rivera | ||
| Coordinador de personal (Testigo) |
Jefe de planificación de Marketing (Testigo) |
Empleado infractor |
El siguiente ejemplo corresponde a un acta administrativa por incumplimiento de obligaciones. Presta atención para que puedas estructurar el documento por tu cuenta:
ACTA ADMINISTRATIVA
En la ciudad de León, siendo las 09:00 horas del 15 de febrero del 2023, se reunieron Raquel Álvarez, Directora de Recursos Humanos; Mónica Torres, Gerente de logística; Pedro Pacheco, Supervisor del área de transporte y jefe inmediato; además de Miguel Castro, repartidor, en calidad de testigo, en las instalaciones de la empresa Casa Depot C.A., con domicilio físico en Libramiento KM 8 no. S/N, Santa Rosa de Lima, 37210, en la ciudad de Guanajuato, estado de León, y quienes de manera voluntaria constatan los hechos que se describen en la presente acta administrativa:
Pedro Pacheco, Supervisor del área de transporte y jefe inmediato, manifiesta que Manuel Rodríguez, quien se desempeña como repartidor, reúne ya varias quejas por no cumplir con su cronograma de entregas. El sr. Rodríguez solo cubre una parte de las entregas programadas para cada jornada laboral, lo cual causa un retraso importante en la atención de los clientes. Debido a ello, ha sido necesario asignar parte de sus tareas pendientes a otro repartidor.
De acuerdo con los hechos referidos en esta acta administrativa, se concluye que Manuel Rodríguez no ha cumplido correctamente con las tareas y obligaciones asignadas a su cargo mediante el contrato de trabajo. Como consecuencia, se toma la decisión de levantar la presenta Acta Administrativa por incumplimiento de obligaciones y se anexa a su expediente. Asimismo, todas las partes involucradas fueron escuchadas y, conformes con el contenido de esta acta, firman para su constancia legal.
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Raquel Álvarez |
Mónica Torres | Pedro Pacheco | ||
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Directora de Recursos Humanos |
Gerente de Logística | Supervisor del área de transporte (Jefe inmediato) |
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| Miguel Castro | Manuel Rodríguez | |||
| Repartidor (Testigo) |
Empleado infractor |
A continuación, encontrarás plantillas de acta administrativa descargables. Todas ellas preparadas para llenar fácilmente con la información que necesitas. ¡Te recordamos que nuestras descargas son gratuitas, seguras y rápidas!
Usa el formato en Word que te haga falta, ya sea para un acta administrativa general. O bien, un caso más específico, como el acta administrativa por bajo desempeño o incumplimiento de obligaciones ¡Incluso puedes guardarla como PDF al final!
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por Redacción Milformatos el 15 de junio de 2023
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REALMENTE MUY AGRADECIDA POR TANTA INFORMACION TAN VALIOSA .
Gracias a quienes integran ‘Mil Formatos’ por difundir y orientar en lo relacionado con los temas laborales de las empresas, y donde por desgracia o simplemente por ser sucesos de la vida cotidiana, tengo que levantar a un colaborador un acta administrativa por conducta y hechos que van contra el mas elemental principio de las empresas: Atención al cliente en forma comedida, rápida y honesta. Aún y cuando podría despedir a la persona en comento, no lo haré, ya que considero que todos tenemos no una segunda, sino hasta una tercera y cuarta oportunidades, sólo espero que el colaborador comprenda cabalmente el llamado de atención que significa en éste caso, el acta, y que ponga su empeño en prestigiar a la empresa y no en hacer acciones que sólo nos llevarían a perder clientes, lo que no es permisible, también lo haré tomando en cuenta la situación de crisis por la pandemia del Covid-19 y al llamado del Presidente AMLO de no hacer despidos en éstas circunstancias. Gracias, felicidades es muy importante su labor de difusión e información. Les mando un saludo cordial.
A LA PERSONA QUE SE LE PONE LA ACTA ADMINISTRATIVA, ¿TIENE DERECHO DE UNA COPIA?
Hola. Sí, por lo general de hecho el que recibe el acta recibe una copia.
Puede ser que el trabajador la solicite o por protocolo el empleador entregue una copia.