CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE UN PROYECTO

Gestionar un proyecto puede ser difícil si no se cuentan con las herramientas necesarias para poner todo en orden. Por lo que un cronograma de actividades de un proyecto te será de gran ayuda para tener éxito en tu empresa o negocio. El equipo de MilFormatos ha elaborado la siguiente guía con esta información:

• Definición y características principales de un cronograma de actividades de un proyecto.
• Indicaciones sencillas y consejos para elaborar un cronograma de gestión de proyecto.
• Ejemplo resuelto y formatos para personalizar completamente gratis.

Si esta información te ha sido de ayuda no dudes en compartirla con amigos y compañeros a quienes les puede ser de utilidad. Recuerda consultar otros formatos y plantillas para empresas y negocios que hemos preparado para ti.

¿Qué es un cronograma de actividades de un proyecto?

Un cronograma de actividades de un proyecto, también conocido como cronograma de gestión de proyectos, es una programación de un proyecto. En él se especifican todas las tareas involucradas así como los tiempos establecidos para cada una de ellas.

De esta forma quienes integran el equipo están al tanto de qué actividades se deben realizar, cuándo se llevarán a cabo y cuándo finalizará el proyecto. Por lo tanto, un cronograma es una programación de todas las actividades, desde la concepción del proyecto hasta la finalización del mismo.

Toma en cuenta que la gestión de proyectos cuenta con cinco etapas a saber: inicio, planificación, ejecución, supervisión y conclusión. Todas ellas deben estar contenidas dentro del cronograma de actividades, por lo que contempla desde el inicio hasta el término del proyecto.

Tipos de cronograma de actividades de un proyecto

Puedes gestionar las actividades de un proyecto de diferentes maneras, por lo que existen varios tipos de cronogramas. Los más usados son los siguientes:

• Cronograma de Gantt. También conocido como diagrama de gantt, distribuye las tareas en una línea de tiempo, en donde mientras más larga es la línea mayor será la tarea.
• Cronograma de Pert. Prioriza las diferentes tareas del proyecto sobre la fecha de inicio y finalización. Las tareas se representan en cajas y se relacionan por medio de flechas.
• Cronograma de hitos. Únicamente se colocan las tareas más importantes para el proyecto y se agrupan de acuerdo a las fechas de entrega.

¿Para qué sirve?

Se encarga de dividir el proyecto en tareas menores y establece un periodo de tiempo para cada una de ellas. Brinda una visión general del proyecto, así como un plan de acción, por lo que ofrece una visión más amplia de cada una de las partes del proceso y de quienes las llevarán a cabo.

Asimismo, permite tener un contexto de cada actividad para anticiparse a posibles dificultades o errores. Ayuda a administrar y asignar los recursos del proyecto de manera eficaz. Por lo que ayuda a mantener el rumbo del proyecto, ya que visibiliza quién es responsable de cada tarea.

Estructura de un cronograma de actividades de un proyecto

Un cronograma de gestión de proyectos, generalmente, forma parte de una presentación o plan de trabajo y requiere de elementos que no deben faltar. Por lo que debe contener toda la información pertinente del proyecto, entre la que se encuentra los siguientes datos:

• Nombre del cliente, empresa o área (de ser el caso).
• Nombre del proyecto.
• Número de versión (si aplica).
• Fecha de entrega.
• Entrega de fecha de inicio y finalización de operaciones.
• Persona responsable de cada tarea o actividad.
• Plazos y detalles de todas las tareas.

Cuando se presenta por sí mismo un cronograma es necesario incluir al inicio del cronograma una declaración de principios y objetivos. Además, si quieres que tu cronograma esté más completo, puedes incluir un apartado para notas aclaratorias sobres las tareas, así como un apartado de riesgos y posibles fallos durante las operaciones y actividades.

¿Cómo elaborar un cronograma de actividades de un proyecto?

1. Lo primero que debes hacer para redactar tu propio cronograma debes conocer tus objetivos y el tiempo estimado en el que quieres lograrlos.
2. Una vez establecido lo anterior, debes dividir el proyecto en fases y actividades menores que sean factibles de realizar.
3. Ordena las tareas e identifica aquellas que se pueden efectuar simultáneamente para ahorrar tiempo.
4. Establece fechas límite en las que deben estar terminadas las actividades programadas.
5. Toma en cuenta que tu proyecto no tiene por qué ser definitivo y durante su aplicación pueden existir cambios, tanto en tareas como en plazos.
6. Una vez que tengas toda esta información debes elaborar un primer borrador.
7. Si todo está correcto o has hecho las modificaciones correspondientes podrás puedes continuar con la presentación del cronograma de gestión de tu proyecto.

Ejemplo de cronograma de actividades de un proyecto

Para que tengas una mejor idea de cómo debe verse un cronograma de actividades de un proyecto, te dejamos un ejemplo de un cronograma de Gantt de un proyecto de construcción de un residencial. Presta atención a los detalles.

Formato de cronograma de actividades de un proyecto

Gestionar las actividades de tu proyecto no tiene por qué ser complicado ni tienes que empezar desde cero. Con nuestra plantilla de cronograma de actividades de un proyecto puedes ahorrarte mucho tiempo. No tienes que registrarte y es completamente gratis.

Instrucciones de descarga para Google Sheets y OneDrive:

1. Elige el formato de tu preferencia.
2. Cliquea en el botón verde de descarga.
3. Guarda una copia o abre en aplicación de escritorio, según sea el caso.
4. Comienza a editar con tus datos.
5. Al finalizar puedes enviar, imprimir o guardar en el formato de tu preferencia.

Preguntas frecuentes

¿Qué es una planificación estratégica de proyecto?

Una planificación de proyecto se refiere al establecimiento de objetivos y prioridades de una empresa, así como la mejora de operaciones y orientación a empleados en lo que a los objetivos, valores y principios de la empresa se refiere.

¿Qué es un cronograma de actividades?

Es un calendario que establece los plazos en los que se realizará un proyecto, tarea o un conjunto de tareas a desarrollar. Los eventos se representan de manera gráfica, ordenada y sistemática y es una excelente herramienta en la gestión de proyectos, funciones y actividades.

¿Cuáles son los cronogramas de actividades más usados?

Los cronogramas más empleados en los proyectos son el cronograma de Gantt, de Pert y de Hitos. Cada uno responde a diferentes necesidades, en donde se priorizan las tareas y actividades o, por el contrario, los plazos establecidos para cada uno de ellos.

¿Existe un programa para crear un cronograma de actividades de un proyecto?

Actualmente, puedes encontrar diferentes tipos de software que te puede ayudar a generar tu cronograma de actividades con solo introducir los datos de tu proyecto. Algunos son gratuitos, pero la mayoría son de paga.

¿Qué elementos debe contener un cronograma?

• Actividades y procesos a realizar.
• Medios y recursos para el proyecto.
• Fechas y plazos de entrega.

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