MANUAL ADMINISTRATIVO

Cuando personal nuevo se integra a la plantilla de tu empresa, es de suma importancia que lo haga con la mayor preparación posible. Por lo que, para esta tarea existen varias herramientas disponibles, por ejemplo, el manual de bienvenida y manual de procedimientos. Además de estos, el manual administrativo, sirve para complementar el proceso de ingreso.

En Milformatos nos hemos dado a la tarea de redactar el siguiente artículo con la información necesaria para redactar un documento de este tipo. Por lo que encontrarás los siguiente.

• Definición y estructura principal de un manual administrativo.
• Además, te mostraremos de manera sencilla cómo redactar tu propio documento.
• Asimsimo, te damos un ejemplo sencillo y una plantilla completamente editable para que puedas crear un manual que se adecue a tus necesidades.

No olvides comentarnos si te ha resultado útil y compartir esta información con quien pudiera necesitarla. Te recordamos que en nuestro listado de documentos de empresas y negocios encontrarás artículos sobre diversos temas y documentos que te pueden ser de mucha ayuda.

¿Qué es un Manual Administrativo?

De manera general, un manual administrativo, es un documento que ofrece información ordenada y sistemática de la estructura de una empresa. Esto ayuda a unificar los criterios de desempeño y las acciones que deben seguirse para cumplir con los objetivos de la misma.

Por lo anterior, este documento suele ser muy amplio, ya que, además de la estructura de la empresa, también debe contener las normas que se han establecido durante el pasar del tiempo y su relación con  las funciones, procedimientos y la organización de la empresa o negocio.

Tipos de Manual Administrativo

Dado que el objetivo de este tipo de manuales es crear un sistema de información de la organización, áreas, procesos y operaciones de una empresa, podemos distinguir dos tipos de manuales administrativos:

• Generales o macroadministrativos: cuenta con información general de una empresa o corporativo, junto con todas las áreas que la conforman.
• Específicos o microadministrativos: ofrece información de una sola empresa o negocio de un corporativo, también puede tratar información sobre una de las áreas de una empresa.

¿Para qué sirve?

• Funciona como medio de comunicación y coordinación para registrar y transmitir información de la empresa.
• Asimismo, crea un sistema de información de la organización, procesos, áreas constituyentes del organismo.
• Brinda instrucciones y lineamientos para un mejor desempeño de todas las áreas de la empresa.
• Facilita el aprendizaje y proporciona orientación precisa sobre las acciones de cada unidad o área de trabajo.
• Finalmente, ofrece información para orientar y mejorar los procesos administrativos.

Estructura de un Manual Administrativo

Los manuales administrativos, independientemente de su tipo, brindan mucha información, por lo que suelen ser documentos muy extensos. Por lo tanto, su contenido debe estar bien estructurado. Para que tu manual administrativo sea lo más completo posible, debe contener los siguientes elementos:

• Portada. Debe contener el nombre de la empresa u organización, así como su logo. Es importante que contenga datos como la fecha de emisión, número de versión, así como los datos de quién elaboró, revisó y autorizó el documento.
• Índice. Es la relación de los contenidos que conforman el manual, así como la página en la que se sitúa cada uno de sus elementos.
• Introducción. Presenta a las autoridades de la empresa, así como del contenido y la importancia del documento.
• Objetivo del manual. Explica de manera breve el propósito del documento.
• Antecedentes históricos. Proporciona información sobre los inicios y la evolución de la empresa.
• Legislación o base legal. Es un listado de todos documentos como leyes, reglamentos, manuales y acuerdos con los que cuenta la empresa y, en los que se sustenta la función de cada una de sus áreas.
• Atribuciones. Generalmente suele indicarse el título, capítulo, artículo e inciso de la ley, reglamento u ordenamiento, en donde se encuentran las funciones de cada una de las áreas.
• Estructura orgánica. Es el listado completo de puestos, áreas y niveles jerárquicos de la empresa o del área, cuando se trata de un manual específico.
• Organigramas. Es la explicación gráfica del apartado anterior.
• Funciones. Derivado de los dos puntos anteriores, se describe el área o puesto, así como sus funciones o alcances.
• Glosario de términos. En ocasiones es inevitable utilizar tecnicismos, palabras de difícil entendimiento, así como abreviaturas, para esos casos existe este apartado, en donde se deben colocar todas estas palabras junto con su respectivo significado.
• Directorio. Nombre del área y los puestos que la integran. Cada uno de ellos debe contener el nombre de la persona a cargo, el lugar físico donde se encuentran en la empresa, así como datos de contacto como número de teléfono, extensión y correo electrónico.

¿Cómo hacer un Manual Administrativo?

Ahora que conoces la estructura general de un manual administrativo, te explicaremos de manera sencilla cómo elaborar tu propio manual.

1. Lo primero que debes hacer es reunir toda la información correspondiente a los elementos que conforman un manual administrativo. Ve por pasos, de esta forma será más fácil la redacción de tu manual.
2. Considera que te puedes apoyar en las diferentes áreas de la empresa para conseguir datos como los puestos que las conforman, así como los nombres y datos de contactos de las personas. Si haces esto se simplificará la elaboración del manual.
3. Mientras recolectas la información de las diferentes áreas, es recomendable que vayas clasificándola. Es decir, varios de estos datos se repiten en varios apartados. Por ejemplo, los puestos se colocan en los apartados de la estructura, organigrama, funciones y directorio.
4. Una vez que tengas toda la  información y la hayas clasificado, podrás empezar a redactar los apartados como la introducción, el objetivo, los antecedentes históricos, etc.
5. Cuando finalices, recuerda que debes enviarlo al responsable de su verificación, quién deberá revisar que todos los datos sean correctos y el manual cumpla con su objetivo. Si cumple con todo, tu manual será autorizado.

CONSEJOS MILFORMATOS

Recuerda que los manuales son documentos que periódicamente son revisados para su actualización. Por lo que, al momento de redactarlo, es importante saber si existe una versión anterior o por el contrario, esta será la primera versión. Asimismo, es importante señalar, que si te vas a apoyar con manuales de las diferentes áreas, estos sean la versión más reciente del documento. De lo contrario, tu manual administrativo no cumplirá con su objetivo.

Ejemplo de Manual Administrativo

Para que tengas una mejor idea de cómo se debe ver un manual administrativo, a continuación te presentamos un ejemplo práctico de este documento. En este ejemplo, podrás identificar los principales elementos que conforman un manual administrativo.

Formato de Manual Administrativo

En el siguiente apartado te dejamos un ejemplo en formato word de un manual administrativo. También ponemos a tu disposición una plantilla descargable en otros formatos para que te puedas basar y redactar tu propio documento conforme tus necesidades. Tanto el ejemplo como el formato, podrás descargarlo en formato PDF y son completamente gratuitos.

Instrucciones para descargar formato en Google Drive y OneDrive.

Si deseas descargar la plantilla en Google Drive, debes contar con una cuenta de Gmail. Por el contrario, si quieres descargar la plantilla de OneDrive, necesitas una cuenta Microsoft. Es muy fácil registrarte en ambas y es totalmente gratis.

1. Primero, elige el formato en que deseas tu plantilla y da clic en descargar.
2. A continuación, te llevará a una página en donde debes ingresar tus datos de usuario.
3. Una vez hecho esto, tendrás dos opciones, dependiendo del formato que hayas elegido:
   • Si usaste Google Drive, te preguntará si deseas realizar una copia. Luego selecciona esta opción y elige la ubicación en donde deseas guardar el archivo.
   • Si es en OneDrive, debes seleccionar la opción “Hacer una copia”. Esta podrás encontrarla en la esquina superior derecha del documento.
4. ¡Listo! A continuación podrás utilizar la plantilla y redactar tu manual administrativo.

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