MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

por Redacción Milformatos el 23 de marzo de 2022

Actualizado el: 21/01/2022

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Actualmente las empresas e instituciones operan con un mayor control de sus actividades y procesos. Tener este control sobre sus procesos les permite que estos se desarrollen de la manera más eficiente. Para esta tarea se han implementado una gran variedad de herramientas, entre ellas el manual de procedimientos.

En Milformatos nos hemos dado a la tarea de investigar sobre el tema, para ayudarte a:

  • Conocer qué es un manual de procedimientos y cuáles son sus funciones.
  • Cuál es la estructura de este tipo de documentos y cómo se elabora uno.
  • Poner a tu alcance diferentes ejemplos y plantillas gratis para que puedas crear tu propio manual.

No olvides dejar un comentario y compartir esta información con amigos y colegas a quienes pudiera ser útil. También ponemos a tu disposición nuestro listado de empresas y negocios, en donde encontrarás artículos sobre diversos temas y documentos que pueden ser de tu interés y de mucha utilidad.

¿Qué es un manual de procedimientos?

Se trata de un documento que contiene la información detallada, ordenada, sistemática e integral sobre las actividades y responsabilidades que se realizan en una área específica de la organización. Por lo tanto, suele presentarse a los nuevos empleados de la organización al mismo tiempo que el manual de bienvenida. Lo anterior con la finalidad de que la persona se integre con la mayor preparación y conocimiento posibles a su nuevo puesto.

 

¿Para qué sirve?

Este manual tiene el propósito de establecer una secuencia de pasos que lleven a la empresa, organización o área a cumplir con sus funciones. También sirve para definir el orden, tiempo, reglas o políticas y responsables de las actividades que serán desempeñadas.

Cuando el manual de procedimientos está bien definido y estructurado, resulta especialmente útil para integrar rápidamente a las personas a sus posiciones de trabajo.

Estructura de un manual de procedimientos

Existen diversas maneras de presentar este tipo de manuales, esto debido a que no se limita a un único formato para presentarlo. En cuanto al contenido del manual y su orden, tampoco existe alguna convención estricta, ya que dependerá de los objetivos y propósitos de cada organización.

A continuación te mostramos los elementos que son considerados como esenciales para integrar un manual de procedimientos, ya que son los más relevantes para los objetivos que se buscan con su elaboración:

Identificación

Se trata de la primera página del manual, en la cual deberán aparecer los siguientes datos:

  • Logotipo de la organización
  • Nombre de la organización
  • Nombre de la persona o área responsable de la elaboración y actualización del manual
  • Título del manual de procedimientos
  • Fecha de elaboración o actualización

Índice

Es la parte donde se presentan de manera ordenada los principales apartados del manual.

Introducción

Aquí se le expone al lector el panorama general del contenido, su utilidad y los fines y propósitos que se pretenden cumplir con el manual. Deberá incluirse información sobre cómo se usará, quién, cómo y cuándo hará las revisiones y actualizaciones.

Objetivos del manual

Este debe contener una explicación sobre el propósito del manual. Esta sección debe redactarse lo más concreta y clara posible. Aquí se debe expresar el qué se hace y el para qué se hace.

Desarrollo de procedimientos

Constituye la parte central o sustancial del manual. Se debe incluir:

  • Nombre del procedimiento
  • Descripción del procedimiento
  • Es importante recordar no incluir dos procedimientos diferentes en uno.

¿Cómo hacer un manual de procedimientos?

Ahora te mostraremos el paso a paso de cómo crear un manual de procedimientos.

  1. Definir los elementos o la estructura que conformará nuestro manual: Esto será de ayuda para contemplar la información que se quiera plasmar en él. Además, si fuera necesario tener más de un manual, todos tendrán la misma estructura y estética.
  2. Establecer el alcance y los involucrados en los procedimientos: Este punto dependerá de las necesidades particulares de cada organización. Ya sea que quieras establecer los procedimientos de toda la organización o los de alguna de las distintas áreas por separado. Los involucrados serán las áreas y personas que llevan a cabo las actividades.
  3. Detallar los procesos y procedimientos: Aquí se debe definir los procesos y procedimientos que se van a incluir en el manual. Se deben incluir todos los procesos que se consideren importantes.
  4. Completar el manual: Se obtendrá la información pertinente para definir con detalle los procesos y procedimientos que se identificaron con anterioridad.
  5. Validar el manual: Una vez concluida la primera versión del manual se debe corroborar que la información expuesta coincida con la realidad de los procedimientos. Existen diversas maneras de validar la información, por ejemplo: enviar el manual al encargado del área u organizar una reunión para presentar el manual y recibir retroalimentación.

Ejemplo de manual de procedimientos

A continuación te presentamos un ejemplo de este documento con la finalidad de aclarar cualquier duda que pueda surgir sobre la información expuesta.

 Mueblería Las Américas

Departamento de Crédito y Cobranza

Manual de Procedimientos para Otorgar Crédito

 

20 de febrero de 2022, Ciudad de México

Elaborado por: José Pimentel

Jefe de Crédito y Cobranza

Revisado y autorizado por: Manuel Rocha

Gerente del Departamento de Crédito y Cobranza


ÍNDICE

 

  • INTRODUCCIÓN
  • OBJETIVO DEL MANUAL
  • PROCEDIMIENTOS
    • ENTREVISTA DEL CLIENTE
    • ELABORACIÓN DE EXPEDIENTE
    • INVESTIGACIÓN Y VERIFICACIÓN DE DATOS
    • ALTA DEL CLIENTE EN EL SISTEMA
    • OTORGAMIENTO DE CRÉDITO
  • FORMATOS E INSTRUCTIVOS

INTRODUCCIÓN

El Departamento de Crédito y Cobranza lleva a cabo diferentes procesos que deben ser realizados conforme a una normativa vigente, la cual permite que dichos procesos sean efectuados de la manera más eficaz posible.

Cabe señalar que el presente manual debe ser revisado de manera anual, con el objetivo de mantenerlo actualizado conforme las necesidades que se van planteando dentro del proceso del otorgamiento de créditos.


OBJETIVO DEL MANUAL

Otorgar un crédito es una fase crítica y fundamental para mantener una cartera sana. Por ello, en la Gerencia del Departamento de Crédito y Cobranza, hemos considerado necesario elaborar el siguiente manual de procedimientos para otorgar créditos.

De esta manera, todos los jefes de crédito y cobranza de la mueblería estarán bien informados sobre el procedimiento correcto para la toma de decisión de quién es o no un buen candidato a un crédito de nuestra empresa.


PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR CRÉDITOS Fecha: 20 de febrero 2022
Versión: 1.0
Elabora: José Pimentel

Jefe de Crédito y Cobranza

Autoriza: Manuel Rocha

Gerente Departamento CyC

Paso Responsable Actividad
Entrevista del cliente Vendedor Mediante una serie de preguntas, el vendedor debe conocer la capacidad de compra del posible cliente. Si es un buen prospecto, debe pasarlo con el jefe de cyc para continuar con el proceso.
Elaboración del expediente Jefe de crédito y cobranza El jefe de cyc debe pedir toda la documentación requerida a fin de poder realizar la investigación.
Investigación y verificación de datos Jefe de crédito y cobranza Posteriormente, se dará a la verificación de domicilio, trabajo y comprobante de ingresos.
Alta del cliente en el sistema Vendedor Si la solicitud es aprobada, el vendedor debe dar de alta al cliente en la base de datos.
Otorgamiento del crédito Vendedor Una vez que se encuentre en el sistema, se le entregará al cliente una tarjeta membresía con la que podrá acceder al crédito de la mueblería.

FORMATOS E INSTRUCTIVOS

  • Solicitud de crédito
  • Contrato de adhesión
  • Carta de comprobante de ingresos

Formato de manual de procedimientos

A continuación te dejamos un ejemplo y nuestro formato de manual de procedimientos. Puedes descargar ambos de manera gratuita y rellenarlos. Después podrás imprimirlo o guardarlo en PDF para compartirlo en medios digitales.

En el caso de los formatos de Google Drive y OneDrive, debes tener cuenta Google y Microsoft respectivamente. Luego sigue estos pasos:

1. Da clic en el formato deseado
2. Te llevará a una página en donde te pedirá tus datos de usuario
3. Una vez que hayas accedido, en Google Drive te preguntará si deseas hacer una copia, selecciona dicha opción. En OneDrive verás la opción “hacer una copia” en la esquina superior derecha.

¡Listo!, ya puedes editar nuestros formatos y generar tus documentos.

Ejemplo Manual de Procedimientos
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Formato Manual de Procedimientos
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Formato Manual de Procedimientos
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