MANUAL ORGANIZACIONAL DE UNA EMPRESA

por Redacción Milformatos el 29 de marzo de 2022

Actualizado el: 25/03/2022

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Las organizaciones dependen de una estructura planificada y ordenada para que puedan funcionar correctamente, alcancen todos sus objetivos y puedan enfrentar cualquier imprevisto. La herramienta que te permite llevar a cabo todo esto es el manual organizacional de una empresa, y el equipo de MilFormatos quiere ayudarte a crear el tuyo. Revisa con atención el siguiente post para que te asegures de comprender:

  • La definición y las ventajas de un manual organizacional.
  • Instrucciones paso a paso de cómo hacer el manual organizacional de una empresa, incluyendo todas sus partes.
  • Ejemplo y formatos para descargar gratis, los cuales encuentras en aplicaciones como Word, Google Docs y Word en línea.

Aprovecha tu tiempo y revisa otras herramientas útiles para tu trabajo en nuestra sección de empresas y negocios. Te invitamos también a dejar un comentario si el contenido fue de ayuda, o si tienes alguna duda.

¿Qué es el manual organizacional de una empresa?

El manual organizacional de una empresa es un documento que reúne información sobre la estructura de la empresa, sirviendo como una introducción para que otras organizaciones la conozcan mejor. Debe explicar el carácter y el propósito de la empresa. Junto con el manual administrativo y el manual de procedimientos, es un instrumento clave para orientar a empleados nuevos, o incluso a quienes ya llevan tiempo en la empresa.

 

Se caracteriza por ser un documento claro y preciso, que contiene información oficial y honesta acerca de la empresa, la cual permite tener una visión global del funcionamiento de los departamentos de la organización. El manual organizacional debe explicar tanto qué departamentos cumplen qué funciones, como quiénes están a cargo en cada área.

Tipos de manuales organizacionales de una empresa

  • Manual organizacional general.
  • Manual organizacional específico.

¿Para qué sirve el manual organizacional de una empresa?

  • Es una guía para los nuevos empleados, ya que les permite conocer la estructura de la empresa desde su primer día. Esto los ayuda a saber conducirse mejor dentro de la organización y a familiarizarse con los objetivos de la misma.
  • Establecer los canales de comunicación adecuados entre cada unidad departamental, porque el manual contiene un directorio con los datos de contacto de gran parte de los empleados de la organización.
  • Prevenir los errores o malos entendidos al definir claramente las responsabilidades de cada área, cualquier persona sabe a quién recurrir en caso de imprevistos.

Partes de un manual organizacional de una empresa

De acuerdo con el tipo de manual organizacional que decidas crear, sabrás si debes profundizar en un solo departamento, o dejar la información de forma general. En ambos casos, tu documento debe incluir:

  • Identificación (incluye el logo y nombre de la empresa, además del título, lugar, fecha y responsable del documento).
  • Índice del contenido.
  • Introducción (explica la finalidad del manual y su estructura).
  • Antecedentes históricos (reseña de la historia de la empresa, o bien del departamento en el que se enfoca el manual).
  • Base legal (lista de las leyes y reglamentos que rigen las actividades de la organización).
  • Atribuciones (solo se usan en caso de ser una institución de la administración pública).
  • Estructura orgánica (departamentos, puestos y jerarquías).
  • Organigrama.
  • Funciones (descripción de los puestos y las funciones de cada área).
  • Glosario de términos (opcional).
  • Directorio (datos de contacto de los encargados de cada puesto mencionado en el manual).

CONSEJOS MILFORMATOS

icona TIP Te recomendamos agregar el índice de contenido solo después de haber redactado y organizado cada una de las demás secciones. Esto permite saber con exactitud en qué página queda cada título. Por otro lado, recuerda que esta clase de documentos los puedes presentar utilizando las normas de estilo APA.

¿Cómo hacer el manual organizacional de una empresa?

Se trata de un documento largo que requerirá de mucho tiempo invertido para poder abarcar cada una de sus partes, especialmente si debes hacer un manual organizacional general en lugar de uno específico. Estos consejos pueden ayudarte a ver el proceso con más orden y saber qué hacer en cada etapa:

  1. ¿Realmente conoces tu empresa? La persona encargada de elaborar el manual organizacional debe tener conocimiento de la estructura y funcionamiento de la organización, o específicamente del departamento en el que se enfocará si es el caso. Pregúntate si estás preparado, o si necesitas conocer más a fondo.
  2. Comienza a reunir la información que vas a necesitar. Por ejemplo, de los antecedentes históricos de la empresa, los departamentos y las personas que ocupan los puestos que los conforman, entre otros detalles importantes. Lo mejor es reunir todos los datos primero, para después poder sentarte a redactar en calma.
  3. Toma un tiempo especial para repasar las leyes y normativas que conformarán las bases legales, con el objetivo de confirmar que conoces cómo se relacionan con la empresa. Recuerda que siempre puedes pedir ayuda a algún empleado más familiarizado con el ámbito legal.
  4. Realiza un borrador del organigrama para que tengas oportunidad de compararlo con la información que has reunido, y así saber si es correcto o no.
  5. Describe de forma clara y precisa los puestos y sus funciones. Los manuales deben contener un lenguaje formal, a veces técnico, pero es fundamental que puedan ser comprendidos por todos los empleados.

Ejemplo de un manual de organización de una empresa

Editorial “Mundo Colores”

DEPARTAMENTO DE RELACIONES PÚBLICAS

Manual organizacional

Encargado: Ana Herrera

 

Contenido

  • Introducción
  • Antecedentes históricos
  • Bases legales
  • Estructura orgánica
  • Organigrama
  • Funciones
  • Directorio

Introducción

El presente manual organizacional del Departamento de Relaciones Públicas de la Editorial “Mundo Colores” tiene la finalidad de definir y describir las responsabilidades de esta área. Se trata de un material de información y consulta, de modo que todos los interesados puedan conocer la estructura orgánica con cada nivel de su jerarquía.

Antecedentes Históricos del Departamento de Relaciones Públicas

El Departamento de Relaciones Públicas nace bajo la gestión de la Directora Teresa Martínez en 2016. Originalmente, llevaba el nombre de Dirección de Eventos Especiales y formaba parte del Departamento de Marketing. Sin embargo, en noviembre de 2018 se desliga de esa área y pasa a conformar un departamento por sí solo dirigido por Valentina Díaz.

Bases legales

  • Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
  • Ley Federal del Derecho de Autor
  • Ley de Protección de Datos

Estructura Orgánica

Está conformada por al menos tres niveles de jerarquía:

Nivel directivo. Planifica y dirige las funciones que debe realizar todo el Departamento de Relaciones Públicas, así como coordina las tareas entre los dos niveles inferiores.

Nivel subdirectivo. La dirección delega responsabilidades en la subdirección, y esta se encarga de brindar asesoría y apoyo en las actividades necesarias.

Nivel operativo. Conformado por los equipos de planeación, protocolo y medios, responsables de ejecutar todos los procesos correspondientes al Departamento de Relaciones Públicas.

Organigrama

Director

Subdirector

Planeación                                                                              Protocolo                                                                                    Medios

Funciones

Unidad orgánica: Dirección

  • Monitorear las relaciones públicas de los escritores que tienen contratos con la editorial.
  • Atender las solicitudes de eventos dentro y fuera de la empresa hechas por la Dirección General.
  • Supervisar al personal bajo su cargo y gestionar las funciones del Departamento de Relaciones Públicas.

Unidad orgánica: Subdirección

  • Colaborar con las responsabilidades delegadas por la Dirección de Relaciones Públicas.
  • Supervisar las funciones desarrolladas por las áreas de planeación, protocolo y medios.
  • Dirigir las tareas conjuntas en los equipos para los eventos de la empresa.

Unidad orgánica: Equipo de Planeación

  • Elaborar el presupuesto semestral para eventos del Departamento de Relaciones Públicas.
  • Verificar el buen estado de todos los equipos y materiales pertenecientes al departamento.
  • Planificar el desarrollo de los eventos dentro y fuera de la empresa.

Unidad orgánica: Equipo de Protocolo

  • Dirigir al personal de protocolo durante el desarrollo y la logística de eventos para la empresa.
  • Gestionar las invitaciones y el trato con los invitados a los eventos.

Unidad orgánica: Equipo de Medios

  • Coordinar las invitaciones de los escritores a participar en medios de comunicación.
  • Preparar el plan de gestión de crisis para cualquier eventualidad.

Directorio

Directora Valentina Díaz

  • Tlf.: 555-5555
  • E-mail: valentina_diaz@deprrpp.com

Subdirector Daniel Rodríguez

  • Tlf.: 555-5555
  • E-mail: rodriguez.dan@deprrpp.com

Jefa de equipo Berenice López (Planeación)

  • Tlf.: 555-5555
  • E-mail: berelopez@deprrpp.com

Jefe de equipo Javier Lugo (Protocolo)

  • Tlf.: 555-5555
  • E-mail: lugojavier@deprrpp.com

Jefa de equipo María Ruíz (Medios)

  • Tlf.: 555-5555
  • E-mail: ruiz.maria@deprrpp.com

Formatos del manual de organización de una empresa

Dejamos para ti un ejemplo y tres formatos de un manual organizacional de una empresa para descargar gratis. Puedes elegir el que mejor funcione en tu caso y editarlo usando Word tradicional, Word en Línea o Google Docs. Una vez terminado el trabajo podrás guardarlo en versión PDF, o imprimirlo.

Instrucciones

Solo puedes acceder a los formatos de Google Docs y Word en línea si cuentas con una cuenta de Gmail, o una de Microsoft, respectivamente. Abrir una de ellas es un proceso sencillo y gratuito, no debes preocuparte. Luego, cuando ya estés registrado, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en la plataforma con la que te interese trabajar.
  2. Da clic en el botón de descarga debajo de la imagen de la plantilla.
  3. Aparecerá una nueva ventana donde la opción de Google Docs es “hacer una copia”, y la de Word en línea sería “guardar una copia en OneDrive”.
  4. Selecciona la opción adecuada, y comienza a editar tu manual de organización.
Ejemplo de manual organizacional de una empresa
Ejemplo de manual organizacional de una empresa

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Formato de manual organizacional de una empresa en Word
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Formato de manual organizacional de una empresa
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Formato de manual organizacional de una empresa en Word en línea
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