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Una solicitud de devolución es un documento a través del cual un cliente pide que se le regrese el importe que pagó por alguna mercancía o servicio. En ocasiones, esta decisión se debe a algún problema con el producto adquirido o con el servicio prestado; en otras, por cuestiones de cambios o simplemente por motivos de decisión de compra.
Las empresas usan las solicitudes de devolución para contar con un archivo de las ocasiones y motivos en las que sus clientes han decidido ya no continuar con su transacción, o bien, devolver alguna mercancía. Al mismo tiempo, son un respaldo legal para efectos de contabilidad en caso de auditorías internas o externas. El proceso queda registrado por escrito y acompañado del recibo y la firma del cliente.
También estos documentos pueden servir como un filtro de calidad para la compañía, pues un producto que es devuelto más de una ocasión puede no ser un buen producto o revelar algún problema mayor.
Por otro lado, cuando una empresa no utiliza formatos propios para estos procesos, es común que le pidan a sus clientes una carta de devolución de dinero para solicitar el monto pagado de vuelta.
Al ser documentos oficiales, las solicitudes de devolución suelen incluir datos específicos para el control interno de la contabilidad de las compañías, así como por protección legal tanto del cliente como de la empresa. En ese sentido, la gran mayoría de ellas incluyen la siguiente información:
Este documento sigue la estructura y elementos de una carta formal, en específico puedes referirte a la carta de solicitud para los lineamientos, la única particularidad es que este documento por lo general deberá ir en papel membretado al provenir de una empresa o institución. Los pasos para realizarla son sencillos:
A continuación te presentamos algunos ejemplos de solicitudes de devolución que puedes usar como referencia para diseñar la tuya.
LOGO DE TU EMPRESA
Solicitud de Devolución
México, CDMX, a 28 de Octubre de 2021
Por medio del presente escrito Melanie Domínguez Arellano, quien suscribe y se identifica con pasaporte No. 4684354, solicita la devolución de la cantidad de $5,896.00 m.n. pagada a TECNOLAB S.A. DE C.V. el día 10 de Septiembre de 2021 correspondiente al recibo No. 78412 del cual presenta original sellado y copia.
El motivo de la solicitud es por causa de: Producto insatisfactorio y con especificaciones distintas a las anunciadas en la descripción.
Quien suscribe presenta el equipo de vuelta __X_ Abierto ____ Cerrado y en buenas condiciones.
Atentamente
_____________________
Nombre y firma de quien suscribe
Información para devolución
____ En efectivo _____ Por transferencia electrónica
(En caso de transferencia electrónica)
Nombre del banco: BBVA
No. de Cuenta: 5648 65895 3145 2587
Tipo de Cuenta: Ahorros
Titular de la Cuenta: Melanie Domínguez Arellano
MEMBRETE DE TU EMPRESA
Solicitud de Devolución
Fecha: 16 de Noviembre de 2021
Localidad: Puebla, Puebla
No. de Tienda: 7
No. de Recibo Original: 65894
Nota: Toda devolución debe ir acompañada del recibo de compra original y una copia.
Monto: $785.00
Nombre del cliente: Damaris Reynosa Muñiz
Solicito la devolución del pago realizado a la tienda Rocket Sports S.A. de C.V por motivo de: Mercancía defectuosa con costuras mal hechas. Presento recibo original y copia junto con INE No. 897784562315 como identificación.
Método de devolución: _____ Efectivo _____ Monedero electrónico
Firma de Atención a Clientes: ___________________________
Firma del Cliente: _________________________________
Solicitud de Devolución MEMBRETE DE TU EMPRESA
México, CDMX, a 18 de Diciembre de 2021
Nombre del cliente: Alejandro Camargo Flores
Identificación: Pasaporte No. 2355613456
Monto: $ 1,380.00
Por medio del presente, el cliente solicita la devolución del monto indicado recibido por Jugueterías ARA S.A. de C.V. como pago por el artículo Pista de Carreras Hot Wheels Turbo Loop correspondiente al recibo No. 865345 expedido el día 2 de Diciembre de 2021, del cual presenta original y copia.
El motivo de la devolución es: Cambio de artículo y se llevará acabo por el siguiente medio:
_____ En efectivo _____ Monedero electrónico ______ Certificado de regalo
Firma de satisfacción del cliente: ________________________________
Firma de responsable de Servicio al Cliente: _____________________________________
Por último, te presentamos un formato de solicitud de devolución en Word que puedes descargar gratuitamente y modificar de acuerdo con tus necesidades.
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por Redacción Milformatos el 14 de enero de 2022