SOLICITUD DE DEVOLUCIóN

Una solicitud de devolución es un documento a través del cual un cliente pide que se le regrese el importe que pagó por alguna mercancía o servicio. En ocasiones, esta decisión se debe a algún problema con el producto adquirido o con el servicio prestado; en otras, por cuestiones de cambios o simplemente por motivos de decisión de compra.

¿Qué es la Solicitud de Devolución?

Las empresas usan las solicitudes de devolución para contar con un archivo de las ocasiones y motivos en las que sus clientes han decidido ya no continuar con su transacción, o bien, devolver alguna mercancía. Al mismo tiempo, son un respaldo legal para efectos de contabilidad en caso de auditorías internas o externas. El proceso queda registrado por escrito y acompañado del recibo y la firma del cliente.

También estos documentos pueden servir como un filtro de calidad para la compañía, pues un producto que es devuelto más de una ocasión puede no ser un buen producto o revelar algún problema mayor.

Por otro lado, cuando una empresa no utiliza formatos propios para estos procesos, es común que le pidan a sus clientes una carta de devolución de dinero para solicitar el monto pagado de vuelta.

Estructura de la Solicitud de Devolución

Al ser documentos oficiales, las solicitudes de devolución suelen incluir datos específicos para el control interno de la contabilidad de las compañías, así como por protección legal tanto del cliente como de la empresa. En ese sentido, la gran mayoría de ellas incluyen la siguiente información:

1. Nombre de la compañía
2. Lugar y fecha de la devolución
3. Datos del cliente: Nombre completo y número de cliente (si aplica)
4. Identificación oficial del cliente: Pasaporte, credencial de elector, acta de nacimiento, etc. (no olvides incluir un rubro para el número del documento)
5. Monto de la devolución
6. Número de recibo: Esto es importantísimo. Para toda devolución que hagas, asegúrate de que tu cliente traiga su recibo original y una copia extra.
7. Motivo de la devolución
8. Método de devolución: Dependiendo de tu giro y políticas, esto puede variar desde devoluciones en efectivo, transferencias electrónicas, monederos electrónicos, etc.

¿Cómo hacer una Solicitud de Devolución?

Este documento sigue la estructura y elementos de una carta formal, en específico puedes referirte a la carta de solicitud para los lineamientos, la única particularidad es que este documento por lo general deberá ir en papel membretado al provenir de una empresa o institución. Los pasos para realizarla son sencillos:

1. En una hoja de papel membretado se pone la fecha y lugar de expedición.
2. Después se incluye el saludo, el cual puede ser genérico (A quien corresponda) o a un depto. o profesional específico.
3. En el siguiente párrafo se deberá establecer los datos específicos del producto o servicio que ha presentado fallas o no ha sido de la calidad esperada. Aquí deberás incluir datos relevantes como números de serie, pedido, número de cliente y todo los que ayude a encontrar y validar una compra o pedido.
4. En el párrafo final deberás especificar los motivos por los cuales solicitas la devolución.
5. Por último, deberás cerrar con una despedida corta. Por ejemplo “Atentamente” o “Cordialmente”. Seguido de tu firma y nombre. Agregando también datos de contacto.

CONSEJOS MILFORMATOS

• Anexa comprobantes: Si es necesario, puedes adjuntar evidencias de compra y evidencias de las fallas reportadas.
• Incluye todos los rubros necesarios: En general, las solicitudes de devolución suelen incluir elementos muy similares. Sin embargo, si tu negocio requiere algún dato en específico, para efectos de controles internos o cualquier otro motivo, asegúrate de incluirlo en el formato.
• Siempre solicita identificación del cliente: Contar con la información de tus clientes ayudará a validar el proceso, además de dejar un antecedente y datos suficientes en caso de que haya alguna aclaración posterior.
• Motivo de la devolución: Dale un espacio a tu cliente para expresar los motivos de su devolución, así podrás contar con información importante sobre el estado de tus productos, el cual puede resultar en cambios o ajustes con tus proveedores. Por otro lado, es una ventana a la mente de tus clientes y la percepción de tu catálogo.

Ejemplo de Solicitud de Devolución

A continuación te presentamos algunos ejemplos de solicitudes de devolución que puedes usar como referencia para diseñar la tuya.

Formato de Solicitud de Devolución

Por último, te presentamos un formato de solicitud de devolución en Word que puedes descargar gratuitamente y modificar de acuerdo con tus necesidades.

“Descarga gratis formato de Solicitud de devolución

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