PLAN DE EMERGENCIA

Un plan de emergencia es un documento empresarial que concentra todas las medidas de prevención y protección, así como el manejo, paso a paso, de diferentes tipos de contingencia. Su finalidad es la de planificar y organizar al personal para hacerle frente a través del uso de los recursos técnicos disponibles, con la meta de reducir las consecuencias posibles ante cada situación.

Si tu empresa requiere de estructurar su propio plan de emergencia, ¡estás en el lugar correcto! En este artículo aprenderás más sobre este documento, sus características y lo que debe incluir. Además verás un ejemplo práctico de un plan de emergencia para tener como referencia.

Por si fuera poco, también podrás encontrar un formato editable completamente gratis, para que puedas elaborar tus propios planes.

¿Qué es el Plan de Emergencia?

El plan de emergencia es un documento que contiene los esquemas y toda la información al respecto de las actividades a realizar en casos de emergencia. Es el resultado de un análisis detallado de las posibles contingencias que pueden presentarse dentro y fuera de una empresa y los medios con los que se cuentan para enfrentarlas (materiales, humanos, internos y externos).

Al mismo tiempo, detalla las actitudes, divisiones de trabajo y tareas para cada sector de la compañía. En sus páginas, los empleados pueden encontrar los procedimientos exactos, de acuerdo a su puesto, para responder en caso de diferentes tipos de emergencias.

Toda empresa es susceptible de enfrentar alguna emergencia imprevista, y este plan será la clave para poder manejarla de manera adecuada. De esta forma lograrás minimizar riesgos o consecuencias graves (humanas, económicas, materiales, en especie, etc.).

Partes de un Plan de Emergencia

Dependiendo del giro y tamaño de la empresa, así como del número de contingencias y/o personal de respuesta disponible, los planes de emergencia pueden variar en el desglose y extensión de su contenido. Sin embargo, en su mayoría, estos documentos deben contemplar los siguientes elementos:

Clasificación de Emergencias

Dentro de este apartado deberás especificar cuántos y cuáles tipos de emergencia abarca tu plan. Una de las grandes divisiones que puedes usar es: naturales (sismos, inundaciones, tormentas, etc.) y no naturales (incendios, apagones, asaltos, etc.). Incluso puedes jerarquizar los tipos de emergencia dependiendo de su severidad (baja, media, alta).

Equipos de Emergencia

Todo plan de emergencia debe contar con la información sobre cómo están conformadas las brigadas de emergencia dentro de la empresa. Estas brigadas se componen del mismo personal de la compañía y pueden desglosarse por funciones, rangos de acción y situaciones de uso.

Acciones

Quizás la parte más importante de un documento de este tipo es la sección donde escribirás los procedimientos, instrucciones y actividades para cada área involucrada en cada emergencia que contenga el plan. Estas acciones no sólo van dirigidas a los equipos de emergencia, sino a todo el personal de la compañía, pues es necesario indicarles el comportamiento que se espera de ellos dada una determinada contingencia.

Esquemas operacionales

Como ayuda gráfica adicional, los planes de emergencia suelen incluir diagramas de flujo que explican los procedimientos de la sección anterior, al igual que planos de las diferentes áreas  físicas de las instalaciones de la empresa (con indicaciones de salidas de emergencia, puntos de reunión, ubicación de extintores, etc.).

Otros elementos

Adicional a los que están arriba, tu plan de emergencia puede también abarcar otros puntos de interés como:

• Comunicación durante una emergencia (tanto hacia adentro como hacia afuera de la empresa).
• Números de emergencia.

¿Cómo se hace el Plan de Emergencia?

Para redactar un buen plan de emergencia, será necesario que realices un par de actividades que quizás ameriten documentos por separado.

Evaluación de riesgos

La finalidad de esta tarea es identificar toda fuente de riesgo potencial que exista dentro de las instalaciones de la empresa. Ejemplos de esto son almacenes con sustancias flamables, instalaciones eléctricas, la estabilidad estructural del edificio, entre otras.

Al mismo tiempo, será importante que realices una inspección con el objetivo de establecer rutas de evacuación, verificar señalamientos claros y luces de emergencia. También puedes revisar la facilidad de acceso para vehículos de rescate y la presencia de hidrantes en los alrededores de tus instalaciones.

Para mejorar este paso, te recomendamos revisar los planos por edificio y/o por piso, dentro de tu compañía. Estos documentos también te pueden servir para incluirlos en tu documento final.

Medios de protección disponibles

En este paso, harás un listado de los diferentes recursos con los que cuenta tu empresa para enfrentar las diversas emergencias contenidas en tu plan.

Para ello, puedes considerar hacer los siguientes inventarios:

• Inventario de medios técnicos: Incluye las instalaciones de detección, alarmas, extintores, alumbrados especiales, sistemas de respaldo eléctrico. Incluye su ubicación, estado actual, cantidad y estado de mantenimiento.
• Inventario de medios humanos: Esto es un recuento del personal que conforma cada turno de cada día de trabajo en la empresa (contando vacaciones, feriados, etc.). La información de este inventario te será muy útil cuando asignes roles y división de tareas durante emergencias.

Clasificación de emergencias

Con la información obtenida de estos inventarios y evaluaciones, tu siguiente paso será definir la cantidad y los tipos de emergencias que tu plan cubrirá. La siguiente división te puede ser útil:

• Amenaza de emergencia: Este tipo de situaciones pueden ser controladas fácil y rápidamente por el personal de la compañía, incluso por el personal de una sola área o por las medidas de seguridad de las instalaciones.
• Emergencia aislada: Esta situación activa a los equipos de seguridad de un área determinada para controlar la emergencia. Sin embargo, sólo está limitada a un sector y no presenta riesgos para las demás áreas de la compañía.
• Emergencia general: Situaciones de esta categoría requieren de la activación de todos los equipos de la compañía, así como de apoyo por parte de cuerpos externos de asistencia (bomberos, policía, etc.).

Equipos de emergencia

En esta sección de tu plan de emergencia deberás seleccionar a las personas que conformarán los equipos de emergencia que estarán encargados de responder a los diferentes escenarios que menciones en tu documento. Dicho personal tendrá que recibir sesiones de entrenamiento dirigidas a las posibles contingencias que se puedan presentar, además de conocer a la perfección las instalaciones de la empresa y contar con una jerarquía para su desempeño.

En la mayoría de las empresas, a estos grupos se les conoce como brigadistas y, por lo general, pueden subdividirse por emergencia y necesidad de respuesta. Una división muy básica que puedes hacer es comenzar por dividir estos equipos en aquellos dedicados a la prevención de emergencias, y los que se encargarán de la protección durante las emergencias.

¿Cómo asignar equipos de emergencia?

Para una mayor precisión en tus equipos, te recomendamos la siguiente división de fuerzas y roles:

• Alarma y Evacuación: Se encargarán de revisar que las rutas de evacuación estén libres y en condiciones de uso, además de dirigir el flujo de la evacuación.
• Primeros Auxilios: Serán los responsables de administrar primeros auxilios a quien lo necesite, así como de estabilizar al personal herido.
• Primera Respuesta: Encargados de las amenazas y emergencias aisladas (particularmente de incendios o fallas localizadas), deberán ser entrenados con conocimientos indispensables para realizar sus tareas y se convierten en unidad de apoyo para los equipos de segunda respuesta en caso de ser necesario.
• Segunda Respuesta: Son la fuerza más robusta para lidiar con emergencias generales que requieran de una respuesta total por parte de la compañía. Además del entrenamiento básico, serán adiestrados en el manejo de casos más severos y otros tipos de contingencia. Te sugerimos elegir a personas que puedan ser llamadas en cualquier momento durante las jornadas laborales.
• Jefe de Intervención: Esta persona será la encargada de dirigir los esfuerzos directamente en la zona donde se presenta la emergencia, le reportará directamente al Jefe de Emergencia y deberá conocer el plan a la perfección, además de contar con conocimientos profundos para todas las contingencias del mismo. Así como los E.S.I., deberá ser localizable en cualquier momento.
• Jefe de Emergencia: Es la autoridad máxima en casos de emergencia y operará desde algún centro de control que se asigne para los diferentes casos. Además de conocimientos que superen a los demás equipos, es el único con la facultad de ordenar una evacuación de las instalaciones. A diferencia de otros elementos, debe estar disponible las 24 horas del día.

Dependiendo del número de personas que tengas trabajando en tu compañía, es posible que algunas personas tengas más de una función o pertenezcan a más de un equipo.

Acciones

Esta parte de tu documento marcará todas y cada una de las acciones que se deberán llevar a cabo en caso de cualquiera de las diferentes emergencias.

Dentro de cada contingencia podrás enlistar las actividades de cada uno de los equipos o de integrantes específicos de los mismos, así como los momentos en los que se decidirá la necesidad de una evacuación o de contactar a unidades externas de apoyo.

En esta sección podrás abarcar temas como:

• Alertas: Específicas por situación y/o equipo de respuesta.
• Alarmas: Según el nivel de emergencia y para evacuación.
• Intervención: Los momentos en los que cada equipo o personal entra en acción.
• Apoyos externos: En qué momento es necesario contactarlos.
• Canales de comunicación: Los medios a través de los cuales tus equipos estarán en contacto entre sí y con el Jefe de Emergencia.

Esquemas operacionales

Esta última sección de tu plan de emergencia será donde utilices diagramas de flujo para ilustrar los procedimientos que detallaste en la parte anterior.

Procura ser muy concreto en el diseño de cada diagrama, pues su finalidad es la de ofrecer una visión simplificada y entendible de cada proceso y de la secuencia a seguir para cada una de las emergencias descritas en el plan.

Para eventos muy elaborados, es conveniente dividir los procesos en diagramas parciales.

Otros artículos relevantes

En milformatos.com contamos con una gran cantidad de artículos que te serán de utilidad para este y otros temas, consúltalos para encontrar más ejemplos, consejos y plantillas que te ahorrarán mucho tiempo.

• Plan de Contingencia
• Plan de Seguridad
• Plan de Comunicación
• Oficio de Solicitud para Protección Civil
• Comunicado Interno

Ejemplo de Plan de Emergencia

A continuación te mostramos un ejemplo de plan de emergencia que puedes usar como referencia para redactar el tuyo.

ESQUEMA OPERACIONAL

Formato de Plan de Emergencia

Por último, te dejamos un formato de plan de emergencia para Word, que puedes descargar gratis y editar según tus necesidades.

Descarga Formato de Plan de Emergencia

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