PLAN DE EMERGENCIA

por Redacción Milformatos el 08 de noviembre de 2021

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Actualizado el: 2/Noviembre/2021

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Un plan de emergencia es un documento empresarial que concentra todas las medidas de prevención y protección, así como el manejo, paso a paso, de diferentes tipos de contingencia. Su finalidad es la de planificar y organizar al personal para hacerle frente a través del uso de los recursos técnicos disponibles, con la meta de reducir las consecuencias posibles ante cada situación.

Si tu empresa requiere de estructurar su propio plan de emergencia, ¡estás en el lugar correcto! En este artículo aprenderás más sobre este documento, sus características y lo que debe incluir. Además verás un ejemplo práctico de un plan de emergencia para tener como referencia.

Por si fuera poco, también podrás encontrar un formato editable completamente gratis, para que puedas elaborar tus propios planes.

¿Qué es el Plan de Emergencia?

El plan de emergencia es un documento que contiene los esquemas y toda la información al respecto de las actividades a realizar en casos de emergencia. Es el resultado de un análisis detallado de las posibles contingencias que pueden presentarse dentro y fuera de una empresa y los medios con los que se cuentan para enfrentarlas (materiales, humanos, internos y externos).

 

Al mismo tiempo, detalla las actitudes, divisiones de trabajo y tareas para cada sector de la compañía. En sus páginas, los empleados pueden encontrar los procedimientos exactos, de acuerdo a su puesto, para responder en caso de diferentes tipos de emergencias.

Toda empresa es susceptible de enfrentar alguna emergencia imprevista, y este plan será la clave para poder manejarla de manera adecuada. De esta forma lograrás minimizar riesgos o consecuencias graves (humanas, económicas, materiales, en especie, etc.).

Partes de un Plan de Emergencia

Dependiendo del giro y tamaño de la empresa, así como del número de contingencias y/o personal de respuesta disponible, los planes de emergencia pueden variar en el desglose y extensión de su contenido. Sin embargo, en su mayoría, estos documentos deben contemplar los siguientes elementos:

Clasificación de Emergencias

Dentro de este apartado deberás especificar cuántos y cuáles tipos de emergencia abarca tu plan. Una de las grandes divisiones que puedes usar es: naturales (sismos, inundaciones, tormentas, etc.) y no naturales (incendios, apagones, asaltos, etc.). Incluso puedes jerarquizar los tipos de emergencia dependiendo de su severidad (baja, media, alta).

Equipos de Emergencia

Todo plan de emergencia debe contar con la información sobre cómo están conformadas las brigadas de emergencia dentro de la empresa. Estas brigadas se componen del mismo personal de la compañía y pueden desglosarse por funciones, rangos de acción y situaciones de uso.

Acciones

Quizás la parte más importante de un documento de este tipo es la sección donde escribirás los procedimientos, instrucciones y actividades para cada área involucrada en cada emergencia que contenga el plan. Estas acciones no sólo van dirigidas a los equipos de emergencia, sino a todo el personal de la compañía, pues es necesario indicarles el comportamiento que se espera de ellos dada una determinada contingencia.

Esquemas operacionales

Como ayuda gráfica adicional, los planes de emergencia suelen incluir diagramas de flujo que explican los procedimientos de la sección anterior, al igual que planos de las diferentes áreas  físicas de las instalaciones de la empresa (con indicaciones de salidas de emergencia, puntos de reunión, ubicación de extintores, etc.).

Otros elementos

Adicional a los que están arriba, tu plan de emergencia puede también abarcar otros puntos de interés como:

  • Comunicación durante una emergencia (tanto hacia adentro como hacia afuera de la empresa).
  • Números de emergencia.

¿Cómo se hace el Plan de Emergencia?

Para redactar un buen plan de emergencia, será necesario que realices un par de actividades que quizás ameriten documentos por separado.

Evaluación de riesgos

La finalidad de esta tarea es identificar toda fuente de riesgo potencial que exista dentro de las instalaciones de la empresa. Ejemplos de esto son almacenes con sustancias flamables, instalaciones eléctricas, la estabilidad estructural del edificio, entre otras.

Al mismo tiempo, será importante que realices una inspección con el objetivo de establecer rutas de evacuación, verificar señalamientos claros y luces de emergencia. También puedes revisar la facilidad de acceso para vehículos de rescate y la presencia de hidrantes en los alrededores de tus instalaciones.

Para mejorar este paso, te recomendamos revisar los planos por edificio y/o por piso, dentro de tu compañía. Estos documentos también te pueden servir para incluirlos en tu documento final.

Medios de protección disponibles

En este paso, harás un listado de los diferentes recursos con los que cuenta tu empresa para enfrentar las diversas emergencias contenidas en tu plan.

Para ello, puedes considerar hacer los siguientes inventarios:

  • Inventario de medios técnicos: Incluye las instalaciones de detección, alarmas, extintores, alumbrados especiales, sistemas de respaldo eléctrico. Incluye su ubicación, estado actual, cantidad y estado de mantenimiento.
  • Inventario de medios humanos: Esto es un recuento del personal que conforma cada turno de cada día de trabajo en la empresa (contando vacaciones, feriados, etc.). La información de este inventario te será muy útil cuando asignes roles y división de tareas durante emergencias.

Clasificación de emergencias

Con la información obtenida de estos inventarios y evaluaciones, tu siguiente paso será definir la cantidad y los tipos de emergencias que tu plan cubrirá. La siguiente división te puede ser útil:

  • Amenaza de emergencia: Este tipo de situaciones pueden ser controladas fácil y rápidamente por el personal de la compañía, incluso por el personal de una sola área o por las medidas de seguridad de las instalaciones.
  • Emergencia aislada: Esta situación activa a los equipos de seguridad de un área determinada para controlar la emergencia. Sin embargo, sólo está limitada a un sector y no presenta riesgos para las demás áreas de la compañía.
  • Emergencia general: Situaciones de esta categoría requieren de la activación de todos los equipos de la compañía, así como de apoyo por parte de cuerpos externos de asistencia (bomberos, policía, etc.).

Equipos de emergencia

En esta sección de tu plan de emergencia deberás seleccionar a las personas que conformarán los equipos de emergencia que estarán encargados de responder a los diferentes escenarios que menciones en tu documento. Dicho personal tendrá que recibir sesiones de entrenamiento dirigidas a las posibles contingencias que se puedan presentar, además de conocer a la perfección las instalaciones de la empresa y contar con una jerarquía para su desempeño.

En la mayoría de las empresas, a estos grupos se les conoce como brigadistas y, por lo general, pueden subdividirse por emergencia y necesidad de respuesta. Una división muy básica que puedes hacer es comenzar por dividir estos equipos en aquellos dedicados a la prevención de emergencias, y los que se encargarán de la protección durante las emergencias.

¿Cómo asignar equipos de emergencia?

Para una mayor precisión en tus equipos, te recomendamos la siguiente división de fuerzas y roles:

  • Alarma y Evacuación: Se encargarán de revisar que las rutas de evacuación estén libres y en condiciones de uso, además de dirigir el flujo de la evacuación.
  • Primeros Auxilios: Serán los responsables de administrar primeros auxilios a quien lo necesite, así como de estabilizar al personal herido.
  • Primera Respuesta: Encargados de las amenazas y emergencias aisladas (particularmente de incendios o fallas localizadas), deberán ser entrenados con conocimientos indispensables para realizar sus tareas y se convierten en unidad de apoyo para los equipos de segunda respuesta en caso de ser necesario.
  • Segunda Respuesta: Son la fuerza más robusta para lidiar con emergencias generales que requieran de una respuesta total por parte de la compañía. Además del entrenamiento básico, serán adiestrados en el manejo de casos más severos y otros tipos de contingencia. Te sugerimos elegir a personas que puedan ser llamadas en cualquier momento durante las jornadas laborales.
  • Jefe de Intervención: Esta persona será la encargada de dirigir los esfuerzos directamente en la zona donde se presenta la emergencia, le reportará directamente al Jefe de Emergencia y deberá conocer el plan a la perfección, además de contar con conocimientos profundos para todas las contingencias del mismo. Así como los E.S.I., deberá ser localizable en cualquier momento.
  • Jefe de Emergencia: Es la autoridad máxima en casos de emergencia y operará desde algún centro de control que se asigne para los diferentes casos. Además de conocimientos que superen a los demás equipos, es el único con la facultad de ordenar una evacuación de las instalaciones. A diferencia de otros elementos, debe estar disponible las 24 horas del día.

Dependiendo del número de personas que tengas trabajando en tu compañía, es posible que algunas personas tengas más de una función o pertenezcan a más de un equipo.

Acciones

Esta parte de tu documento marcará todas y cada una de las acciones que se deberán llevar a cabo en caso de cualquiera de las diferentes emergencias.

Dentro de cada contingencia podrás enlistar las actividades de cada uno de los equipos o de integrantes específicos de los mismos, así como los momentos en los que se decidirá la necesidad de una evacuación o de contactar a unidades externas de apoyo.

En esta sección podrás abarcar temas como:

  • Alertas: Específicas por situación y/o equipo de respuesta.
  • Alarmas: Según el nivel de emergencia y para evacuación.
  • Intervención: Los momentos en los que cada equipo o personal entra en acción.
  • Apoyos externos: En qué momento es necesario contactarlos.
  • Canales de comunicación: Los medios a través de los cuales tus equipos estarán en contacto entre sí y con el Jefe de Emergencia.

Esquemas operacionales

Esta última sección de tu plan de emergencia será donde utilices diagramas de flujo para ilustrar los procedimientos que detallaste en la parte anterior.

Procura ser muy concreto en el diseño de cada diagrama, pues su finalidad es la de ofrecer una visión simplificada y entendible de cada proceso y de la secuencia a seguir para cada una de las emergencias descritas en el plan.

Para eventos muy elaborados, es conveniente dividir los procesos en diagramas parciales.

Ejemplo de Plan de Emergencia

A continuación te mostramos un ejemplo de plan de emergencia que puedes usar como referencia para redactar el tuyo.

 

PROGRAMA DE EMERGENCIA

 

LAVAMATIC S.A de C.V.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Enero 2022
Por. Pablo Zúñiga

INTRODUCCIÓN

 

El presente plan de emergencia está diseñado para la compañía Lavamatic S.A. de C.V., dedicada a servicios de lavandería industrial para el sector hotelero y textil. Día a día las instalaciones usan aproximadamente 50 mil litros de agua y 500 de gas butano, proveniente de un sistema de gas natural.

En cada uno de los dos turnos de trabajo por día (matutino y vespertino) hay un total de 5 empleados manipulando las 4 lavadoras industriales, así como las 2 secadoras industriales.

 

 

 

 

 

 

CLASIFICACIÓN DE EMERGENCIAS

 

Gracias a los resultados de la evaluación de riesgos y el inventario de medios de protección se ha determinado la siguiente jerarquía de posibles emergencias en las instalaciones de la compañía:

 

  • Amenaza de emergencia
  1. Sobrecalientamiento de lavadoras y/o secadoras
  2. Falla eléctrica en el encendido de lavadoras y/o secadoras
  3. Fuga de agua sobre piso de trabajo
  • Emergencia aislada
  1. Falla eléctrica en generador principal de las instalaciones
  2. Fuga de gas de líneas principales
  3. Incendios menores
  4. Cables de alimentación eléctrica expuestos
  5. Fugas en sistema central de agua
  • Emergencia general
  1. Incendios mayores que afecten a dos o más lavadoras y/o secadoras
  2. Inundaciones en área de generadores eléctricos
  3. Explosiones en lavadoras y/o secadoras
  4. Sismos

EQUIPOS DE EMERGENCIA

 

La división de los equipos de emergencia de acuerdo a la clasificación realizada quedó establecida de la siguiente manera

Turno matutino

  • Equipo de Alarma y Evacuación
  1. Elena Ríos
  2. Carlos Marín
  • Equipo de Primera Respuesta
  1. Carlos Marín
  2. Adriana Rojas
  3. Iván Uribe
  • Equipo de Segunda Respuesta
  1. Iván Uribe
  2. Alejandro Gómez
  3. Carlos Marín
  4. Adriana Rojas
  • Jefe de Intervención
  1. Iván Uribe
  • Jefe de Emergencias
  1. Alejandro Gómez

Turno vespertino

  • Equipo de Alarma y Evacuación
  1. Joaquina Méndez
  2. Armando Ramírez
  • Equipo de Primera Respuesta
  1. Joaquina Méndez
  2. Paola Benítez
  3. Julián Niño
  • Equipo de Segunda Respuesta
  1. Julián Niño
  2. Baltazar Buendía
  3. Armando Ramírez
  4. Joaquina Méndez
  • Jefe de Intervención
  1. Joaquina Méndez
  • Jefe de Emergencias
  1. Baltazar Buendía

ACCIONES

 

A continuación, se detallan las acciones pertinentes de acuerdo a cada tipo de emergencia. Dichas acciones aplican para cualquiera de los dos turnos de trabajo.

  • Amenaza de emergencia

Durante una amenaza de emergencia, los equipos deberán realizar las siguientes tareas:

– Equipo de Alarma y Evacuación

  1. Mantener un ambiente de calma y dirigir a los trabajadores cercanos al área del incidente a alguna de las zonas de seguridad.
  2. Informar al Jefe de Intervenciones sobre la situación

– Equipo de Primera Respuesta

  1. Evaluar la severidad de la emergencia
  2. Poner en marcha acciones correctivas acorde a la situación
  3. Asegurar el área afectada hasta que se resuelva la emergencia

– Jefe de Intervención

  1. Coordinar acciones de respuesta de acuerdo a la información del Equipo de Alarma y Evacuación, y de Primera Respuesta
  2. Elaboración de reporte para Jefe de Emergencia una vez que la situación ha sido controlada
  3. Monitoreo de atención y revisión post-emergencia

– Jefe de Seguridad

  1. Examinar reportes recibidos de los demás equipos
  2. Revisión posterior de las áreas afectadas.
  3. Optimización de atención a áreas afectadas.
  • Emergencia aislada

Durante una emergencia aislada, los equipos deberán realizar las siguientes tareas:

– Equipo de Alarma y Evacuación

  1. Encender la alarma adecuada a la situación
  2. Mantener un ambiente de calma y evacuar el área en cuestión para permitir el acceso a los demás equipos.
  3. Evaluar si la emergencia requiere de algún apoyo externo para su resolución.
  4. Informar al Jefe de Intervenciones sobre la situación.

– Equipo de Primera Respuesta

  1. Contención de la emergencia dentro del área en la que se presentó.
  2. Poner en marcha acciones correctivas acorde a la situación.
  3. Asegurar el área afectada hasta que se resuelva la emergencia.
  4. Verificar que la situación no afectó áreas circundantes o equipo adicional.

– Jefe de Intervención

  1. Coordinar acciones de respuesta de acuerdo a la información del Equipo de Alarma y Evacuación, y de Primera Respuesta.
  2. Recomendación de contacto a unidades de apoyo externo.
  3. Elaboración de reporte para Jefe de Emergencia una vez que la situación ha sido controlada.
  4. Monitoreo de atención y revisión post-emergencia.

– Jefe de Seguridad

  1. Examinar reportes recibidos de los demás equipos.
  2. Contacto con equipos de apoyo externo en caso de ser necesario.
  3. Revisión posterior de las áreas afectadas.
  4. Optimización de atención a áreas afectadas.
  • Emergencias generales

Durante una emergencia general, los equipos deberán realizar las siguientes tareas:

– Equipo de Alarma y Evacuación

  1. Encender la alarma adecuada a la situación
  2. Mantener un ambiente de calma y evacuar las instalaciones en cuestión rápida y ágilmente.
  3. Evaluar si la emergencia requiere de algún apoyo externo para su resolución.
  4. Informar al Jefe de Intervenciones sobre la situación.

– Equipo de Primera Respuesta

  1. Alertar a Equipo de Segunda Respuesta
  2. Contención de la emergencia dentro del área en la que se presentó.*
  3. Poner en marcha acciones correctivas acorde a la situación.*
  4. Apoyo al Equipo de Segunda Respuesta
  5. Asegurar que la evacuación se llevó a cabo adecuadamente.

– Equipo de Segunda Respuesta

  1. Cortes de fuentes de luz, agua y gas a las instalaciones.
  2. Supresión de riesgos inminentes.*
  3. Coordinación de Equipos de Alarma y Evaluación, Primera Respuesta.
  4. Acciones de rescate y apoyo a unidades externas de emergencia

– Jefe de Intervención

  1. Coordinar acciones de respuesta de acuerdo a la información del Equipo de Alarma y Evacuación, y de Primera Respuesta.
  2. Contacto a unidades de apoyo externo.
  3. Elaboración de reporte para Jefe de Emergencia una vez que la situación ha sido controlada.
  4. Monitoreo de atención y revisión post-emergencia.

– Jefe de Seguridad

  1. Coordinación con unidades de apoyo externo.
  2. Asignación de equipos de acuerdo a las necesidades de la emergencia.
  3. Examinar reportes recibidos de los demás equipos.
  4. Revisión posterior de las áreas afectadas.
  5. Optimización de atención a áreas afectadas.

*En casos que aplique

ESQUEMA OPERACIONAL

Plan de Emergencia

Formato de Plan de Emergencia

Por último, te dejamos un formato de plan de emergencia para Word, que puedes descargar gratis y editar según tus necesidades.

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