REPORTE EJECUTIVO

por Redacción Milformatos el 16 de noviembre de 2020

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Actualizado el: 11/11/2020

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Ya sea que necesites presentar la justificación de un proyecto o producto, o hacer la presentación de un plan de negocios, necesitarás de una herramienta efectiva para la ardua tarea. El reporte ejecutivo es esa herramienta, ya que supone el principio de cada proyecto en las empresas.

En esta entrada ampliaremos tu conocimiento sobre el reporte ejecutivo y te ayudaremos a crear uno. Asimismo, ponemos a tu alcance un ejemplo y una plantilla completamente editable para que la personalices a tu gusto.

Si este artículo te resulta útil, no olvides dejarnos un comentario y compartirlo en tus redes con amigos y colegas a quienes pudiera ayudarles.

¿Qué es un reporte ejecutivo?

Como ya te hemos platicado en nuestro artículo de reporte, es un informe o noticia que describe hechos o sucesos relativos a un tema en particular. Concretamente un reporte ejecutivo es un informe corto en el cual se explican de forma breve y sencilla los datos más importantes de un plan o un proyecto, que puede ser de negocios, de mercadeo, de inversión o de investigación.

 

El principal objetivo de este reporte es que los líderes del negocio tengan acceso a una información completa. Esto les permitirá conocer la situación de un escenario en particular o las siguientes acciones a tener en cuenta, así como a tomar decisiones sin la necesidad de invertir mucho tiempo en su lectura.

En primer lugar, el reporte ejecutivo es una especie de carta de presentación en la que mostramos una introducción corta con los elementos más interesantes de un plan o un proyecto. Por otro lado, es un documento que funciona como un mapa que muestra la información importante sin caer en muchos detalles. También es un informe que resume el camino y los objetivos de tu plan o tu proyecto.

Un beneficio importante del reporte ejecutivo es que te servirá para mostrar tu plan sin revelar toda tu estrategia. Ya que en muchos casos vas a presentar tu plan o tu proyecto a desconocidos que podrán tener interés o no, y no sabes si en algún momento podrán ser tu competencia.

Estructura de un reporte ejecutivo

 

El reporte ejecutivo constituye la primera parte del mismo; sin embargo, debe ser elaborado al final del proyecto. En algunas ocasiones el inversionista que lee el resumen ejecutivo sólo basa su decisión en éste, por lo que debemos poner especial atención al elaborarlo.

Requisitos

Por lo general, todo resumen ejecutivo debería cumplir con los siguientes 3 requisitos:

  1. Explicar claramente en qué consiste el negocio: No importa cuán complejo sea el negocio, el resumen ejecutivo debe explicar lo más claramente posible en qué consiste.
  2. Crear interés en el lector: El resumen debe estar elaborado de tal manera que capte el interés del lector para que lo continúe hasta terminarlo.
  3. Ser un resumen: Para que resulte atractiva la lectura del resumen, éste no debe excederse de tres páginas, aunque lo recomendable es que sea solamente una.

Elementos

Para lograr reunir los requisitos mencionado dentro de tu reporte, existen algunos elementos que no deben faltar en este, los cuales son:

Datos básicos del negocio

El nombre del proyecto o negocio, su ubicación, el giro de la empresa, etc.

Descripción del negocio

En qué consiste el negocio, el producto o el servicio que se va a ofrecer, cuáles son sus principales características, etc.

Características diferenciadoras

Aquello que se va a ofrecer, que sea innovador y novedoso y que permita diferenciar o distinguir el producto o servicio del de la competencia.

Ventajas competitivas

En qué aspectos el producto o servicio tiene ventajas sobre la competencia.

Visión y misión

La visión se refiere a la posición que los administradores desean que logre la empresa y la misión es la razón de ser del negocio.

Razones que justifican la propuesta del negocio

Las razones por las que se ha encontrado atractiva la idea de negocio, es decir, por las que se ha considerado la idea como una oportunidad de negocio.

Objetivos del negocio

Los principales objetivos que se buscarán una vez puesto en marcha el negocio.

Estrategias

Las principales estrategias que se utilizará para conseguir los objetivos.

Equipo de trabajo

Las personas que llevarán a cabo el proyecto y las que lo administrarán.

Inversión requerida

Cuánto es lo que vamos a necesitar de inversión, cuánto usaremos de capital propio y cuánto es lo que estamos solicitando como financiamiento externo.

Rentabilidad del proyecto

Los resultados de los indicadores de rentabilidad utilizados.

Impacto ambiental del proyecto

Un resumen del impacto ambiental del negocio y cómo se disminuirá o controlará.

Conclusiones

Las conclusiones a las que se han llegado una vez culminado el desarrollo del plan de negocios. Esta parte podría estar incluida al final del plan, después del estudio financiero.

El hecho de que los puntos anteriormente explicados se hayan puesto en forma de lista, no significa que el resumen ejecutivo deba ser presentado como tal. Lo recomendable es que se escriba de corrido, es decir, un texto como tal, sin que se incluyan subtítulos, como se hace normalmente en el resto del plan.

Tampoco es necesario que el resumen ejecutivo sea tan explícito, ya que para conocer más al respecto, el lector puede remitirse al resto del plan de negocio, donde cada uno de los puntos es desarrollado a detalle.

Cómo hacer un reporte ejecutivo

Algunos consejos que pueden resultarte útiles a la hora de elaborar tu reporte ejecutivo son:

Estudia tu plan o tu proyecto

Lo primero que tienes que tener es el plan o el proyecto completo y revisado. Si tienes algunas dudas o si has visto algunas fallas en tu plan inicial, lo mejor es que los corrijas antes de hacer el reporte ejecutivo, para que los dos encajen perfectamente.

 Haz un resumen

Debes hacer un pequeño resumen o todos los que necesites. Puedes ir tachando la información que te parezca muy específica y resaltando lo que te parezca importante. Así disminuirás tu plan al menor número de páginas posible.

Establece la estructura

Existen algunos parámetros generales que puedes tomar en cuenta para tener un excelente resultado, como el uso viñetas que separen el contenido en módulos. Lo mejor es que uses párrafos cortos que hagan que la lectura sea más ligera. Utiliza el mismo tipo y tamaño de letra en todo el texto, no dejes espacios en blanco de forma exagerada y lo mejor es alinear todo el texto hacia la izquierda o justificarlo.

Una forma interesante de hacer la estructura de tu resumen ejecutivo y que realmente facilita mucho el trabajo, es hacerlo como una especie de cuestionario. Esto quiere decir que los módulos los vas a organizar en forma de preguntas y respuestas, por ejemplo: ¿Quiénes somos? ¿Cómo te vamos a ayudar? ¿En cuánto tiempo lo vamos a lograr?

Desarrolla tu propuesta

El siguiente paso es completar el contenido de tu propuesta de valor. Vas a desarrollar la información sobre el proyecto y los objetivos.

1. Información sobre el proyecto

En la información del proyecto es donde le vas a dar mayor uso a los conocimientos que tienes sobre el plan y al resumen que hiciste en el segundo paso. Empieza por definir el problema central. Tienes que explicar exactamente cuál es el problema y por qué es importante resolverlo.

Lo siguiente que vas a expresar es la solución que tú planteas al problema. Esta es la parte en la que llegas al punto de la ejecución del proyecto. Aquí el contenido debe ser muy visual. Es por eso que a tu resumen ejecutivo no le pueden faltar los elementos visuales y ésta es la mejor parte para usarlos. No olvides mencionar el tamaño y la escala de tu proyecto, a cuántas personas, cuántas ganancias o cuánto espacio va a abarcar tu idea.

2. Los objetivos

Lo más probable es que los objetivos ya estén claramente definidos en el plan o proyecto inicial. El objetivo general tiene que contener la idea central del proyecto y los objetivos específicos deben ser los que necesariamente se tienen que cumplir para que el proyecto sea exitoso.

Presenta tus respaldos y los recursos que necesitas

Independientemente de que lo que busques sea la aprobación de la junta directiva, el aporte de dinero de un inversionista o la colaboración en una investigación, debes empezar tu solicitud con suavidad. Presenta todos los datos que estés usando para respaldar tu proyecto. Puedes empezar con los datos de credibilidad sobre tu experiencia y el éxito que hayas tenido antes.

Crea un buen cierre

Haz una conclusión corta. Utiliza esta parte del resumen para hacer unos últimos comentarios sobre tu proyecto. Indica de qué forma pueden contactarse contigo o conseguir el plan original y señala los anexos si has agregado alguno. Aprovecha la conclusión para mencionar unos últimos detalles que quieras agregar, pero no la hagas muy larga.

Revisa y evalúa

Cuando lo hayas terminado, empieza la etapa de perfeccionarlo. Es recomendable que dejes la revisión para un día después de haberlo terminado, o por lo menos un par de horas. Así podrás refrescar tu mente y verás con mayor claridad los posibles errores. Cuando lo hayas revisado puedes discutirlo con los demás participantes de tu proyecto, o con alguna persona que te pueda dar una opinión constructiva. Presta atención a la redacción, asegúrate que se entienda con claridad lo que quieres decir y que no hayas cometido algún error ortográfico en el camino. Revisa las palabras y si encuentras algún término muy técnico, cámbialo por palabras más sencillas.

Ejemplo de un reporte ejecutivo

REPORTE EJECUTIVO

¿En qué consiste el negocio?

El negocio consiste en la creación de un sitio web de anuncios clasificados con ofertas y demandas de excedentes de producción y restos de serie, junto con un directorio de empresas. Registrarse y operar en él es gratis.

¿Cuáles son las fuentes de ingresos?

La venta de un paquete con servicios de valor añadido para los vendedores (por ejemplo: sus ofertas en negrita, sus ofertas en las primeras posiciones, ofertas destacadas en los emails, catálogo descargable, microsite gratis, etc.) También la venta de publicidad tanto en el sitio web, como en los emails de aviso y en el boletín semanal.

¿Cuál es la inversión por realizar?

Se necesitan 80.000 pesos para la creación del sitio web, así como para disponer de suficientes fondos propios durante los primeros 2 años. Los emprendedores aportarán un 50% de esta cantidad, pero se necesitan inversores externos para el resto.

¿Cuándo se llegará a punto muerto/break even?

En el mes 18 se llegará al umbral de rentabilidad. Con un total de 200 clientes y una facturación de 30.000 pesos mensuales.

¿Qué se hará para desarrollar y fidelizar a los clientes?

A los usuarios que hayan operado ofertando más de 20 productos se les ofrecerá probar el paquete de servicios de valor añadido, de forma gratuita, durante un mes. Cuando vean que realmente venden más, estarán dispuestos a seguir pagando por él. A los usuarios que ya son clientes se les ofrecerá impresiones publicitarias gratuitas cuando renueven sus contratos. También ganarán estrellas de reputación por cada año que hayan estado operando en el portal.

¿Quiénes son los emprendedores?

CEO: Roberto Martínez

Director de Operaciones: Gonzalo Hernández

Programador web: Cristian López

¿Qué experiencia tienen?

Con anterioridad crearon el sitio web www.anunciopro.com consiguiendo generar una comunidad de más de 1000 usuarios, un 10% de los cuales son activos y participan creando contenidos.

Para más información sobre el Plan de Negocios, por favor contactar con: Roberto Martínez

Robertmtz@correogratis.com

Teléfono: 337 65 49 146

Formato de un reporte ejecutivo

A continuación te dejamos un ejemplo y nuestro formato de reporte ejecutivo. Puedes descargar ambos de manera gratuita y rellenarlos en Word. Después podrás imprimirlo o guardarlo en PDF para compartirlo en medios digitales.

Ejemplo de Reporte ejecutivo
Ejemplo de Reporte ejecutivo

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Formato de Reporte ejecutivo
Formato de Reporte ejecutivo

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