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Si deseas hacer un pedido de materiales, ya sea a un proveedor, a una oficina institucional o a un departamento interno, deberás hacer una petición formal a través de la solicitud de materiales. Este documento y otros como la lista de materiales, son de gran ayuda porque facilitan la organización de un inventario y la realización de una compra.
Para elaborar un escrito de este tipo, necesitas tomar en cuenta algunos elementos básicos. Si no estás familiarizado con el tema, no te preocupes. Nosotros te diremos todo lo que debes saber al respecto y te presentaremos un formato descargable gratis para que solo rellenes con tus datos.
La solicitud de materiales, también conocida como carta pedido de materiales o requisición de materiales, es un documento ampliamente utilizado por:
En caso de que la petición se realice de una empresa a un proveedor, este escrito por lo general se elabora por triplicado. Las copias se dirigen a varios departamentos; entre ellos, los principales son los de almacén, contabilidad y costos.
Algunas compañías comercializadoras distribuyen listas de materiales o catálogos actualizados con precios y disponibilidad. Estos son una excelente guía para el solicitante, pues incluyen modelos, precios y hasta códigos. Los últimos son muy importantes en caso de que haya artículos similares con ligeras variaciones en color, textura o materia prima de elaboración.
Para las instituciones el proceso es similar cuando requieren insumos de papelería, cafetería u otros departamentos.
Al igual que las empresas, hacen una solicitud por escrito a sus proveedores. Sin embargo, en algunos casos se tiene que pasar por varios departamentos escolares para lograr la aprobación del material solicitado. Esto aplica para todo tipo de enseres, desde papel higiénico, filtros para cafetera hasta computadoras, proyectores y un extenso etcétera.
En cualquiera de los casos, la petición se realiza de manera formal con el objetivo de llevar control más efectivo de los inventarios.
Existen varios formatos de solicitud de materiales. Sin embargo, hay algunos datos básicos que no pueden faltar. Entre ellos se encuentran:
La solicitud de materiales juega un papel muy importante a la hora de mantener una buena relación con el proveedor. Por ello, es importante que el documento no tenga faltas de ortografía que se puedan prestar a confusión.
Asimismo, escribir correctamente nombres y fechas es muy importante, pues de ellos depende que se entienda quién, qué y cuándo se quiere adquirir el material.
En general, el estilo de la requisición debe ser simple para evitar genera una percepción negativa por parte del proveedor.
Es común que las empresas elaboren la requisición de materiales por triplicado. Sin embargo, esto depende de cada una y debes conocer las condiciones de tu proveedor y compañía en particular.
En algunos casos, cada copia requerirá las firmas de aprobación de un jefe, funcionario o supervisor.
Para las instituciones, el proceso es similar. La única diferencia que podría haber es que por lo regular estas elaboran una solicitud de materiales original en una hoja membretada. De esta se toman copias, las cuales se identifican por sus pies de página con las siglas c.c.p. (con copia para).
12 de mayo de 2021
Minerva Morán
Gerente de ventas
Morán y Téllez Asociados S.A. de C.V.
Estimada Minerva,
Me dirijo a usted para confirmarle la recepción de su más reciente catálogo y para hacerle la solicitud de materiales de oficina para la empresa en la que laboro, Imprenta Hernández S.A. de C.V.
A continuación, le presento la lista de lo requerido:
Agradezco de antemano las atenciones recibidas y espero recibir los materiales enlistados el viernes 21 de mayo a más tardar.
Reciba un cordial saludo,
[ Firma ]
Fernando Hernández Pérez
Jefe de Almacén
Imprenta Hernández S.A. de C.V.
Ahora que ya sabes cuál es la importancia de una Solicitud de Materiales, es momento de que hagas la tuya. No te compliques y mira nuestro ejemplo o descarga nuestro formato en Word listo para ser editado. Solo tienes que vaciar tus datos en los campos especificados, imprimir o guardar en PDF. ¡Así de fácil!
Instrucciones para los formatos de Google Drive y OneDrive:
Descarga gratis Formato de Solicitud de Materiales
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por Redacción Milformatos el 22 de mayo de 2022
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