SOLICITUD DE MATERIALES

por Redacción Milformatos el 30 de mayo de 2021

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Actualizado el: 12/05/2021

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Si deseas hacer un pedido de materiales, ya sea a un proveedor o a una oficina institucional, debes hacer la petición formal a través de la solicitud de materiales. Aunque no lo creas, estos documentos son de gran ayuda porque facilitan la organización de un inventario y la realización de una compra.

Para elaborar un escrito de este tipo, necesitas tomar en cuenta algunos elementos básicos. Si no estás familiarizado con el tema, no te preocupes. Nosotros te diremos todo lo que debes saber al respecto y te presentaremos un formato descargable gratis para que solo rellenes con tus datos.

¿Qué es una Solicitud de Materiales?

La solicitud de materiales, también conocida como carta pedido de materiales o requisición de materiales, es un documento ampliamente utilizado por:

 
  • Fábricas.
  • Tiendas comerciales.
  • Instituciones.
  • Establecimientos en general.

En caso de que la petición se realice de una empresa a un proveedor, este escrito por lo general se elabora por triplicado. Las copias se dirigen a varios departamentos; entre ellos, los principales son los de almacén, contabilidad y costos.

Algunas compañías comercializadoras distribuyen listas de materiales o catálogos actualizados con precios y disponibilidad. Estos son una excelente guía para el solicitante, pues incluyen modelos, precios y hasta códigos. Los últimos son muy importantes en caso de que haya artículos similares con ligeras variaciones en color, textura o materia prima de elaboración.

Para las instituciones el proceso es similar cuando requieren insumos de papelería, cafetería u otros departamentos.

Al igual que las empresas, hacen una solicitud por escrito a sus proveedores. Sin embargo, en algunos casos se tiene que pasar por varios departamentos escolares para lograr la aprobación del material solicitado. Esto aplica para todo tipo de enseres, desde papel higiénico, filtros para cafetera hasta computadoras, proyectores y un extenso etcétera.

En cualquiera de los casos, la petición se realiza de manera formal con el objetivo de llevar control más efectivo de los inventarios.

Elementos de una Solicitud de Materiales

Existen varios formatos de solicitud de materiales. Sin embargo, hay algunos datos básicos que no pueden faltar. Entre ellos se encuentran:

  • Fecha de la requisición.
  • Nombre, cargo y departamento del destinatario.
  • Saludo cordial.
  • Contenido o cuerpo de la carta:
  • Lista o tabla de productos, códigos y cantidades solicitadas.
  • Fecha en la que se espera la recepción de los materiales.
  • Modalidad de pago.
  • Condiciones en las que deben entregarse los materiales.
  • Despedida.
  • Nombre, cargo, departamento y firma del solicitante.

¿Cómo hacer una Solicitud de Materiales?

La solicitud de materiales juega un papel muy importante a la hora de mantener una buena relación con el proveedor. Por ello, es importante que el documento no tenga faltas de ortografía que se puedan prestar a confusión.

Asimismo, escribir correctamente nombres y fechas es muy importante, pues de ellos depende que se entienda quién, qué y cuándo se quiere adquirir el material.

En general, el estilo de la requisición debe ser simple para evitar genera una percepción negativa por parte del proveedor.

Es común que las empresas elaboren la requisición de materiales por triplicado. Sin embargo, esto depende de cada una y debes conocer las condiciones de tu proveedor y compañía en particular.

En algunos casos, cada copia requerirá las firmas de aprobación de un jefe, funcionario o supervisor.

Para las instituciones, el proceso es similar. La única diferencia que podría haber es que por lo regular estas elaboran una solicitud de materiales original en una hoja membretada. De esta se toman copias, las cuales se identifican por sus pies de página con las siglas c.c.p. (con copia para).

Ejemplo de Solicitud de Materiales

12 de mayo de 2021

Minerva Morán

Gerente de ventas

Morán y Téllez Asociados S.A. de C.V.

 

Estimada Minerva,

Me dirijo a usted para confirmarle la recepción de su más reciente catálogo y para hacerle la solicitud de materiales de oficina para la empresa en la que laboro, Imprenta Hernández S.A. de C.V.

A continuación, le presento la lista de lo requerido:

  • 2 mil hojas tamaño carta para ventas.
  • 50 pliegos de papel couché.
  • 5 mil hojas tamaño oficio imprenta.
  • 30 blocks de uso interno.
  • 50 litros de tinta para impresora color negro.
  • 20 litros de tinta para impresora color azul.
  • 10 litros de tinta para impresora color rojo.
  • 20 litros de tintas para impresora color amarillo.
  • 10 engrapadoras.
  • 50 cajas de grapas.

Agradezco de antemano las atenciones recibidas y espero recibir los materiales enlistados el viernes 21 de mayo a más tardar.

 

Reciba un cordial saludo,

[                     Firma                       ]

Fernando Hernández Pérez

Jefe de Almacén

Imprenta Hernández S.A. de C.V.

Formato de Solicitud de Materiales para descargar

Ahora que ya sabes cuál es la importancia de una Solicitud de Materiales, es momento de que hagas la tuya. No te compliques y descarga nuestro formato en Word listo para ser editado. Solo tienes que vaciar tus datos en los campos especificados, imprimir o guardar en PDF y listo.

Formato de Solicitud de Materiales
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