CONSTANCIA DE ESTUDIOS PARA PASAPORTE

El pasaporte es un derecho y un documento fundamental para los ciudadanos en sus países de origen. Para llevar a cabo este trámite, los padres pueden solicitar al colegio una constancia de estudios para pasaporte, que después será presentada en las oficinas correspondientes.

Repasa las características, estructura y ejemplo de este documento, para asegurarte de elaborarlo de forma correcta, en caso de ser necesario. Además, descarga gratis un formato para editar con ayuda de Word.

¿Qué es una constancia de estudios para pasaporte?

Se trata de un documento oficial expedido por un colegio donde se declara que determinado alumno cursa estudios en esa institución. En este caso, se habla de una constancia de estudios para pasaporte, porque es uno de los requisitos que sirven para acreditar la identidad de un menor de edad al momento de tramitar un pasaporte.

Los centros educativos tienen la obligación de proporcionar estos documentos a todos los estudiantes que se encuentren en situación regular dentro del colegio. Para ello será necesario contar con los datos actualizados y verificados del alumno.

Características de constancia de estudios para pasaporte

Es importante respetar las características de esta constancia de estudios, debido a que es un documento formal y será utilizado para un trámite legal:

• Debe ser solicitada por padres o representantes del alumno, ya que las constancias de estudios solo se emiten cuando la parte interesada se lo pide al colegio. Esa es la forma en que la institución sabe qué datos utilizar y cuándo entregarla.
• Lleva una fotografía actualizada del estudiante, pues su finalidad es acreditar la identidad del menor. La foto puede ser de las que se entregan en el colegio al momento de la inscripción, además debe ir pegada o impresa en el documento.
• Tiene una fecha de caducidad, alrededor de 90 días o 3 meses a partir de la fecha de emisión. Pasado ese tiempo la constancia ya no es válida y es necesario solicitar una nueva.
• Requiere de membrete y sello oficial, porque esos son los elementos que la identifican como un documento legítimo del colegio.

Estructura de una constancia de estudios para pasaporte

Las distintas partes de una constancia de estudios para pasaporte son precisas para proporcionar los datos correctos y necesarios:

Membrete y logo del colegio

Al tratarse de un documento oficial, en la parte superior se ubica el membrete de la institución. En este caso, debe estar compuesto por: nombre del organismo de educación supervisor, nombre del colegio, clave de incorporación (código que identifica al colegio como una institución certificada), ciclo escolar, y cualquier otro dato que forme parte del membrete oficial usado normalmente.

Justo al lado izquierdo del membrete se coloca el logo de la escuela, sin que tape el texto y con una buena resolución para que se puede observar correctamente.

Fotografía, asunto y fecha

En las líneas sucesivas y alineada a la izquierda, se ubica la fotografía del estudiante, la cual va en tamaño carnet. Es importante recordar que el sello de la institución se estampa justo al lado de la foto. Luego, cerca del margen derecho se indica:

• Asunto: constancia de estudios para pasaporte.
• Lugar y fecha de emisión.

Presentación

El texto de la constancia se abre indicando a quién va dirigido el documento, en caso de no saberlo con seguridad, siempre puedes emplear la frase “A quien corresponda”. Entonces, con un punto y aparte comienzas la presentación de la constancia. Generalmente, utilizas alguna expresión como:

• “La dirección de [nombre de la escuela] con clave de incorporación 0000000, ubicada en [ciudad/sector], hace constar que…”
• “El que suscribe, Lic. [nombre de la persona], Director/subdirector de la [nombre de la escuela], con clave de incorporación 0000000, deja constancia de que…”

Datos del estudiante

Inmediatamente, la redacción continúa con los datos del estudiante en cuestión (nombre completo y curso en el que estudia), para luego dejar en claro de forma directa y sin rodeos que “es alumno regular de la institución”, o “forma parte del alumnado regular”.

Cierre

Para el cierre se usan una pocas líneas donde se señala que el documento se expide por solicitud del estudiante, o de sus padres y que será utilizado con la finalidad que ellos decidan.

Firma de la autoridad

Finalmente, en la zona inferior de la página se escribe nombre completo, firma y cargo de la autoridad del colegio que revisa esta clase de documentos, mayormente se trata del director o subdirector. Si lo deseas, en la última línea de la hoja coloca una nota con el tiempo de validez de la constancia.

Cómo hacer una constancia de estudios para pasaporte

Estos son los pasos para crear una constancia de estudios que no puedes pasar por alto. Presta atención a ellos y tu trabajo será más sencillo:

Prepara una hoja con membrete

Probablemente, el colegio deberá expedir muchas constancias de estudio cada año escolar, no solo para pasaporte, sino para una gran variedad de trámites. En consecuencia, lo más inteligente sería preparar un formato que ya incluya el membrete oficial de la institución. Puedes aprender a hacer esto con nuestra guía de hoja membretada en Word.

Verifica los datos del alumno

Asegúrate de tener siempre tu base de datos actualizada, pues no querrás entregar una constancia de estudios con el nombre equivocado, o cualquier otro error. Además, debes verificar que cuentas con la fotografía del estudiante para el documento, de lo contrario será necesario pedir una a los padres o representantes.

Redacta, revisa y firma

Cuando ya tengas el formato y los datos, puedes comenzar a redactar el contenido de tu constancia de estudios. Compara tus avances con el ejemplo que dejamos a continuación, para que verifiques que lo estás haciendo bien. Concluida la redacción, vuelve a leer un par de veces el texto para identificar errores. Luego firma y coloca el sello justo al lado de la fotografía.

Ejemplo de constancia de estudios para pasaporte

Formato de constancia de estudios para pasaporte

Este documento es sencillo y no debería causarte grandes problemas. Sin embargo, si te confunden tantos datos y la forma correcta de presentarlos, siempre puedes descargar gratis el formato de constancia de estudios para pasaporte. Edita la plantilla en Word y completa con la información faltante.

Descarga gratis Formato de Constancia de estudios para pasaporte

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