NOTA FORMAL

La nota es una herramienta de difusión de información, sus distintos tipos permiten que sea utilizada en diferentes contextos. En el siguiente artículo, el equipo de MilFormatos pretende enseñarte cómo se utiliza la nota formal y qué necesitas para elaborar este documento:

• La definición, tipos y características.
• Consejos para escribir una nota formal.
• Ejemplos y modelos de nota formal para descargar, o llenar en línea.

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¿Qué es una nota formal?

La nota formal es una comunicación escrita breve enviada de un lugar a otro para informar sobre algo. Por consiguiente, es similar a una carta formal, con la diferencia de que es mucho más corta y directa. Su formato es variado, ya que el autor del documento puede decidir cómo la va a presentar.

Dentro del entorno escolar, este tipo de notas puede ser enviada entre las autoridades del colegio, y también del colegio a los padres, o viceversa. En la mayoría de los casos, esta misiva expone información importante sobre algo que ha sucedido y que requiere atención.

Tipos de nota formal

Los tipos de notas formales se definen según el propósito de su contenido. Por ejemplo, si la intención es agradecer, o pedir algo:

• Reclamo.
• Pedido.
• Invitación.
• Agradecimiento.
• Renuncia.
• Respuesta.

¿Para qué sirve la nota formal?

• Permite transmitir un mensaje sin rodeos y de forma muy clara, por lo que ahorra tiempo tanto para quién envían la nota como para quién la recibe.
• Es útil para comunicar casi cualquier tipo de asunto. Por ejemplo, reclamos, agradecimientos, solicitudes, invitaciones, etc.
• Da la oportunidad de usar una redacción más sencilla y sincera, porque más allá de una presentación formal, no es necesario utilizar un lenguaje demasiado elaborado.

Características de una nota formal

Toma nota de los rasgos que hacen única a la nota formal:

• Es muy breve, ya que su principal ventaja es compartir la información directamente. Además, generalmente solo se trata un asunto en la nota.
• Emplea un lenguaje sencillo y directo, aunque no deja de lado el respeto y el uso correcto de las reglas de ortografía y gramática.
• Utiliza un formato similar a la carta formal, es decir, debe llevar elementos como la fecha, datos del destinatario y del remitente, firma, etc.

Estructura de una nota formal

Cuando estés elaborando tu nota formal, asegúrate de incluir los siguientes elementos:

• Lugar y fecha de la nota.
• Destinatario (nombre, cargo, nombre de la empresa/institución, dirección).
• Introducción al asunto.
• Desarrollo.
• Cierre.
• Remitente (nombre, firma, número de DNI, o número de teléfono).

¿Cómo se escribe una nota formal?

El proceso de elaborar una nota formal es realmente sencillo y rápido. Para ayudarte aún más lo hemos resumido en unos cinco simples pasos:

1. Investiga los datos de la persona que debe recibir la nota, esto implica el nombre, cargo y dirección. Es fundamental, ya que no querrás que tu mensaje se pierda, o llegue al lugar equivocado.
2. Determina con exactitud la información que quieres comunicar. Recuerda que la nota es un mensaje muy breve y sencillo, por lo que, tendrás que resumir muy bien la información.
3. Redacta el contenido de la nota formal utilizando un lenguaje sencillo y directo, sin abandonar las formas correctas. Es decir, debes dirigirte siempre con respeto hacia el destinatario.
4. Comienza desde el primer párrafo con la introducción del asunto de la nota. Luego, explica brevemente el por qué, o el cómo, para después concluir el mensaje con unas pocas líneas de cierre.
5. Agrega tu firma y tus datos personales, especialmente si esperas recibir una respuesta a tu nota.

Ejemplo de la nota formal

Este es un ejemplo de nota formal donde una madre envía una queja al colegio por las condiciones de las instalaciones. Pese a ser un reclamo, el autor mantiene un tono cordial en la redacción. Además, es muy directo con la información que desea transmitir y lo deja claro desde el comienzo del texto.

Modelos de nota formal

Para que se te haga mucho más fácil redactar tu Nota Formal, a continuación te dejamos un ejemplo y varios formatos en Word, Google Drive y Microsoft OneDrive que puedes editar como quieras. Cuando esté listo, podrás descargarla en formato PDF o Word, imprimirla gratis o enviarla a través de correo electrónico a su destinatario.

Instrucciones para descargar las plantillas de Google Drive y OneDrive (Word en Línea):

1. Lo primero que debes hacer es iniciar sesión en tu cuenta de Google o Microsoft dependiendo del formato que elijas. Si no tienes ninguna, regístrate primero antes de continuar.
2. Haz clic en el botón de descarga que ves bajo la plantilla.
3. Cuando se abra la página de Google Drive, haz clic donde dice “hacer una copia”. Por su parte, en el caso de Microsoft, haz clic donde dice “guardar una copia en OneDrive”.
4. Edita el documento como quieras, siguiendo las pautas que dejamos para redactarlo de forma correcta.
5. Al culminar, imprímelo gratis, descárgalo en Word o PDF o compártelo con quien quieras usando la opción “compartir” tanto en Google como en OneDrive.

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