SOLICITUD DE BAJA ESCOLAR

por Redacción Milformatos el 16 de marzo de 2021

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Actualizado el: 12/03/2021

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Retirarte de un plantel educativo de forma permanente, o temporal, es una gran decisión que no puede ser tomada a la ligera. Al mismo tiempo, no es algo que se puede hacer sin haber notificado a la institución con anterioridad. Ya que ambas partes tienen deberes en la relación de colegio-estudiante. Para evitar confusiones, en este post te enseñamos a redactar tu solicitud de baja escolar, según sus características y estructura. Sigue nuestros simples consejos, revisa el ejemplo y ¡Descarga el formato de solicitud de baja escolar gratis!

¿Qué es una solicitud de baja escolar?

La solicitud de baja escolar es el trámite que se efectúa para informar al plantel educativo la decisión voluntaria de marcharse del plantel. Esta comunicación es realizada mediante un documento, específicamente en una carta. La cual deberá contener todos sus aspectos formales característicos. Por ejemplo, claridad, brevedad, concisión y cuidado de la ortografía.

 

Generalmente, quien se encarga de su redacción es el propio estudiante, con excepción de que sea menor edad. En ese caso, debería ser escrita por un padre o representante.

Tipos de solicitud de baja escolar

Las clases de una solicitud de baja escolar se diferencian por el tiempo que el estudiante estará ausente, quedando dos tipos:

  • Solicitud de baja definitiva.
  • Solicitud de baja temporal.

Características de una solicitud de baja escolar

Las características de una solicitud de baja escolar tienen mucho que ver con las condiciones y normas que debe cumplir una carta formal:

  • Tiene la misma función de una carta de renuncia, pues con ambas se termina la estancia en una organización. La carta de renuncia avisa la decisión de abandonar un empleo, mientras que la solicitud de baja escolar, se redacta para retirarse como estudiante de un colegio, o universidad
  • Sigue un modelo formal. En todo caso, se espera que esta solicitud se redacte bajo ciertas formalidades, que favorezcan la presentación y seriedad del asunto. Es necesario utilizar un vocabulario adecuado, ser breve, cuidar la ortografía y los signos de puntuación. 
  • Se ajusta a las condiciones de la institución. A favor de que esta solicitud de baja se efectúe, y no le cause ningún inconveniente al estudiante, o a la organización, la misma debe entregarse en los plazos asignados por la escuela para este tipo de gestión. Es por ello que, los estudiantes necesitan informarse muy bien sobre las políticas de la institución.

Estructura de una solicitud de baja escolar

Generalmente, las instituciones educativas cuentan con su propio formato para este tipo de solicitudes. No obstante, cuando este no es caso, se recomienda que el mismo comprenda las siguientes partes:

Encabezado

Aquí se indica la ciudad y fecha en que se redacta la carta, alineadas a la derecha. Además del nombre y cargo de la persona a la que va dirigida, alineados a la izquierda. En caso que el estudiante desconozca los datos de quien recibe este documento, puede nombrar al departamento correspondiente en su lugar.

Cuerpo

Esta sección inicia con un saludo al receptor, siempre a través de la cordialidad y el respeto. Se debe tomar en cuenta el cargo de la persona a la que te diriges. Posteriormente, se expresa el objetivo central de la carta, el cual es notificar tu baja voluntaria de la institución.

El siguiente paso es dar una breve explicación de los motivos que te han llevado a tomar esta decisión. Esta exposición no es obligatoria, sin embargo, es aconsejable a fin de evitar parecer cortante.

Existen muchas razones para pedir la baja escolar, los más comunes son el cambio de residencia, problemas económicos o personales, y descontento dentro de la institución.

Despedida

La carta finaliza con una despedida hacia el destinatario, que incluye: un agradecimiento por la atención brindada y una petición para que la solicitud sea aceptada. El estudiante también puede manifestar que espera información acerca del asunto.

Algunas frases que se usan comúnmente para despedirse son:

  • “Le agradezco su pronta respuesta”.
  • “Sin nada que agregar, me despido…”.
  • “Agradeciendo de antemano su comprensión, quedo atento a su respuesta”.

Firma

Por último, se coloca la firma del remitente, y en una línea abajo, los datos del mismo. Entre la información que se debe colocar del estudiante, se encuentra: su nombre completo, su DNI, el nivel que cursa actualmente, además de otros elementos que requiera la institución.

Sin embargo, si la carta es redactada por el representante del alumno, entonces los datos de la firma deben corresponder a esta persona. Por ejemplo, nombre y apellido, relación con el estudiante, número de teléfono y correo electrónico.

La firma también constituye un componente importante, pues avala la autenticidad del documento.

¿Cómo hacer una solicitud de baja escolar?

Redactar una solicitud de baja escolar es muy sencillo cuando reconoces los parámetros que debe cumplir. Los siguientes pasos te informarán acerca de lo necesita este documento para su correcta presentación:

1. Debes tener una clara idea de lo que quieres expresar

Resulta difícil lograr la claridad y precisión necesaria al escribir una solicitud de forma espontánea. En este sentido, se recomienda planificar cómo quieres comunicar tu baja, mediante la elaboración de un borrador. En él, es más sencillo estructurar tus ideas, decidir qué información compartir y cuál omitir.

Al mismo tiempo, se puede hacer una revisión inicial de su organización, gramática, ortografía, y puntuación correcta. Pídele a otra persona que le eche un vistazo, si sueles tener problemas con tu ortografía.

2. La carta necesita ser entendida fácilmente

Un texto es claro cuando tiene una sola interpretación, y no necesita leerse varias veces para ser asimilado. La claridad es fundamental, y se refiere a la facilidad de comprensión que posee el mensaje. Esto se consigue al redactar con brevedad, sin incluir información redundante, o frases muy largas y complicadas.

3. No puedes extenderte mucho

Generalmente, este documento es corto. El estudiante debe ir al grano y tener un único propósito: comunicar su salida definitiva, o temporal de la escuela. Por tanto, no hay ninguna razón por la cual extenderse, o incluir información ajena al asunto. La precisión y brevedad son dos elementos que benefician tanto al emisor como al receptor.

También, es necesario tomar en cuenta la longitud de los párrafos. Al ser largos, pueden generar cansancio y confusión. De esta manera, lo más apropiado es que la carta este formada por párrafos cortos, que no hagan de la lectura un dificultad.

4. Debe conservar un lenguaje natural

Es común que al escribir una carta a la institución, el estudiante intente mostrarse más culto, y termine utilizando términos muy complejos. Los cuales se prestan a confusiones, o ambigüedades. Aunque siempre debe guardarse formalidad y respeto, evita incluir palabras y oraciones rebuscadas.

Es preferible emplear un vocabulario sencillo, normal y cotidiano para obtener una mayor comprensión en el lector.

5. Son imprescindibles las técnicas de cortesía

La diplomacia y la educación, son algo característico en las cartas formales. Si corresponde escribir la carta a algún directivo de la institución, es obligatorio es uso de «usted» para dirigirse a ellos. Además, se aconseja que se expliquen los motivos que han llevado al estudiante a pedir su baja, sin dar muchos detalles, y que se dé las gracias por la atención brindada.

6. Necesita de una buena estética

Aunque cada institución tiene sus políticas, lo más adecuado es escribir la carta con letra de imprenta. Así, cuidas la uniformidad en el documento, garantizas una correcta legibilidad y mejoras los espacios entre líneas y párrafos, para una óptima presentación.

Otro factor muy importante en la estética es la ortografía. Los errores ortográficos afectan negativamente esta solicitud, al punto de poder ser rechazada por el  lector. Por ello, es necesario tener este elemento siempre en mente, y al terminar de redactar la carta, es recomendable hacer una revisión minuciosa para evitar cualquier omisión.

Ejemplo de Solicitud de baja escolar

Monterrey, 12 de marzo del 2021.

Lic. Cintia García,
Subdirectora de la Unidad Educativa “Frida Kahlo”:

Ante todo reciba un cordial saludo. El motivo de esta carta consiste en comunicar mi decisión de solicitar la baja escolar voluntaria para mi representada Ana Fuentes, alumna de 4to año de secundaria, al concluir el actual lapso académico.

Esta resolución está motivada por mi transferencia a otra filial de la empresa donde laboro. Durante el mes de junio cambiaremos de residencia a otra ciudad, y mi hija ya no podrá asistir a esta institución. En tanto, aprecio su comprensión y espero que pueda proporcionar su ayuda con los trámites correspondientes.

Le agradezco su pronta respuesta. Sin nada más que agregar, me despido de usted.

 

 

 

___________________________

Atentamente

Jenny Ortega (Madre y representante de Ana Fuentes)
Tlf.: 555-555555 / E-mail: jennyortg@xxxx.com

Formato de Solicitud de baja escolar

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