A veces, la carta de solicitud que estás por enviar requiere un poco más de trabajo. Si en lugar de utilizar la versión sencilla del documento es necesario que presentes una carta de solicitud formal, el equipo de redacción de MilFormatos quiere enseñarte a redactar este tipo de instrumento con un post donde podrás encontrar:
El concepto de la carta de solicitud formal y la explicación de sus usos.
Las partes del documento e indicaciones paso a paso para su elaboración.
Ejemplo y formatos de la carta de solicitud formal para descargar gratis y llenar en aplicaciones como Word, Google Docs y Word en línea.
Aprovecha todo el material que hemos preparado para ti en el nuestra sección de cartas, y luego comparte los artículos que sean de ayuda con amigos y compañeros de trabajo.
¿Qué es una carta de solicitud formal?
Una carta de solicitud formal es un documento que expresa una petición puntual y responsable hacia una organización. Está diseñada para ser el canal de comunicación más oportuno entre el público general y la empresa, o institución, de modo que sea más sencillo explicar tus razones, lograr que te lean y obtener una respuesta.
La idea de utilizar este tipo de cartas es permitir que cualquier persona que la lea pueda comprender rápidamente el problema y la solución que buscas. Debe ser formal para acercarte de forma respetuosa a un autoridad, y dejar en claro la seriedad de tu solicitud. Es importante destacar que se puede realizar casi cualquier petición, lo cual se ve mejor reflajo en la lista de sus tipos:
Tipos de cartas de solicitud formales
Carta de solicitud formal de empleo.
Carta de solicitud formal de vacaciones.
Carta de solicitud formal de presupuesto.
Carta de solicitud formal de información.
¿Pará qué sirven las cartas de solicitud formales?
Superar la distancia geográfica, ya que no necesitas presentarte físicamente en la organización o institución donde deseas realizar la petición, sino que puedes enviarla por correo postal, o electrónico, desde dónde sea que te encuentres.
Prevenir los malos entendido, pues a diferencia de la comunicación oral, al escribir siempre debes pensar muy bien qué quieres comunicar y cómo quieres hacerlo. Este cuidado extra casi garantiza por completo que no hayan errores y que te expreses de la mejor manera.
Ahorrar tiempo y esfuerzo, porque a veces puedes emplear un formato pre-elaborado con todos los detalles de presentación, y solo tendrás que redactar la descripción específica de tu petición.
Partes de una carta de solicitud formal
La carta de solicitud formal emplea muchos de los elementos de una carta formal común. Aquí te recordamos exactamente cuáles son y cómo deben ser ubicados para que no te falte ningún detalle:
Membrete y logo (solo si escribes la carta en nombre de tu empresa o institución).
Lugar y fecha.
Asunto (oración breve que expone el motivo de la carta).
Datos del destinatario (se indica nombre y apellido de la persona que recibe la carta, también su cargo si es relevante, más la dirección a donde se envía el documento).
Saludo.
Descripción de la solicitud.
Párrafo de exposición (explica la situación que te llevó a pedir apoyo).
Despedida.
Firma y datos del remitente (nombre completo, dirección y número de teléfono).
¿Cómo hacer una carta de solicitud formal?
A continuación encuentra los pasos que debes seguir para hacer tu carta de solicitud. Si te interesa más el contenido en video, hemos preparado para ti un tutorial con el paso a paso y prácticos consejos que sabemos te serán de gran ayuda.
Cómo hacer una carta de solicitud formal
Asegúrate de tener toda la información necesaria a mano, esto implica investigar previamente a quién debes enviar la carta, además de averiguar la dirección, correo electrónico y número de teléfono.
Piensa durante un momento para determinar exactamente cuál es tu problema y qué necesitas para solicionarlo. Debes tener muy en claro este punto antes de comenzar a redactar tu carta.
Comienza a llenar el documento con los datos básicos, tales como el membrete, destinatario, asunto y saludo. De ese modo, podrás ver cuánto espacio tienes disponible para desarrollar tu carta.
Redacta el primer párrafo explicando tu solicitud con amabilidad, pero de forma precisa. Necesitas expresate muy bien, para evitar los malos entendidos. Te recomendamos no irte por la ramas, y mantener tu carta lo más clara posible.
El párrafo siguiente será donde profundices un poco más en tu problema para que la empresa, o institución, conozca tu situación y comprenda por qué debe ayudarte.
Despídete siempre agradeciendo por la atención e indicando que estarás atento a una respuesta. Firma la carta y recuerda agregar tu nombre completo, más la información de contacto.
CONSEJOS MILFORMATOS
Este tipo de carta requiere que ubiques cada elemento en el lugar indicado de la hoja, como cuando se trata de alinear el texto a la derecha o a la izquierda. Te recomendamos prestar mucha atención al ejemplo propuesto más adelante para que no pases por alto ningún detalle y tengas un documento formal.
Frases útiles para redactar una carta de solicitud formal
CONSEJOS MILFORMATOS
Ya sea que se trate de una carta de solicitud formal que redactas para tu empresa, o como un documento personal, agregar un membrete le da una aspecto mucho más formal a la carta. Sigue las indicaciones del equipo de MilFormatos para crear una carta membretada.
Al abrir la carta debes usar el saludo adecuado, pues se trata de un documento formal. Utiliza frases como: “Estimado Sr./Sra. Nombre Apellido”; “Estimado Dr./Dra. Nombre Apellido”; “Respetado Sr./Prof. Nombre Apellido); “Apreciado Sr./Pdte. Nombre Apellido”… Todas ellas pueden ser usadas en plural también si no conoces el nombre del destinatario.
Para iniciar el párrafo de solicitud te recomendamos emplear oraciones como: “Me es grato comunicarme con usted…”; “Con un cordial saludo me dirijo a usted para…”; “Por medio de la presente…”; “En virtud de su cargo como… me dirijo a usted con la finalidad de…”.
Date cuenta que el tratamiento siempre debe ser formal, utilizando en todo momento “usted/ustedes”, y midiendo con moderación los elogios.
En cuanto a la despedida, algunas opciones son: “Espero su respuesta con total atención…”; “Me despido agradeciendo su tiempo y consideración a mi petición”; “Muy cordialmente, agradezco obtener respuestas de su parte a la solicitud antes expuesta”; “Agradezco su oportuna respuesta…”.
Ejemplo de carta de solicitud formal
Colegio Nacional “Nuestra Señora del Milagro”
Av. Marino, calle “Los Ríos” #32. Bogotá, Colombia
Tlf.: 55-555-5555 [email protected]
Bogotá, 07 de marzo del 2022
Asunto: Solicitud de fondos para uniformes escolares.
Lic. Ana Martínez Luna
Secretaria de Educación Pública
Ministerio de Educación
Av. Girasoles, calle Diamante #453. Bogotá, Colombia
Estimada Licenciada,
Con un cordial saludo me dirijo a usted desde mi cargo como directora del Colegio Nacional “Nuestra Señora del Milagro”, ubicado en la ciudad de Bogotá, para solicitarle la aprobación de nuevos fondos para cubrir los gastos por uniformes escolares a alumnos de nuevo ingreso del plantel, cuyas familias no pueden costearlos por sí mismas.
Como consecuencia del desastre natural ocurrido en la comunidad de Valle Azul, tomamos la decisión de aceptar la inscripción de 15 niños que se quedaron sin hogar y sin colegio después de la tragedia. Sus padres y representantes atraviesan una situación económica difícil, por lo que todavía no pueden hacerse cargo de todos los gastos escolares. Nuestro objetivo es poder proporcionarles uniformes nuevos a estos 15 estudiantes.
Muy cordialmente, agradezco obtener respuestas de su parte a la solicitud antes expuesta.
Atentamente,
Profa. Victoria Rodríguez
Directora
Av. Marino, calle “Los Ríos” #32. Bogotá, Colombia
Tlf.: 55-555-5555
Copiado al portapeles!
Colegio Nacional “Nuestra Señora del Milagro”
Av. Marino, calle “Los Ríos” #32. Bogotá, Colombia
Tlf.: 55-555-5555
[email protected]
Bogotá, 07 de marzo del 2022
Asunto: Solicitud de fondos para uniformes escolares.
Lic. Ana Martínez Luna
Secretaria de Educación Pública
Ministerio de Educación
Av. Girasoles, calle Diamante #453. Bogotá, Colombia
Estimada Licenciada,
Con un cordial saludo me dirijo a usted desde mi cargo como directora del Colegio Nacional “Nuestra Señora del Milagro”, ubicado en la ciudad de Bogotá, para solicitarle la aprobación de nuevos fondos para cubrir los gastos por uniformes escolares a alumnos de nuevo ingreso del plantel, cuyas familias no pueden costearlos por sí mismas.
Como consecuencia del desastre natural ocurrido en la comunidad de Valle Azul, tomamos la decisión de aceptar la inscripción de 15 niños que se quedaron sin hogar y sin colegio después de la tragedia. Sus padres y representantes atraviesan una situación económica difícil, por lo que todavía no pueden hacerse cargo de todos los gastos escolares. Nuestro objetivo es poder proporcionarles uniformes nuevos a estos 15 estudiantes.
Muy cordialmente, agradezco obtener respuestas de su parte a la solicitud antes expuesta.
Atentamente,
Profa. Victoria Rodríguez
Directora
Av. Marino, calle “Los Ríos” #32. Bogotá, Colombia
Tlf.: 55-555-5555
Formatos de carta de solicitud formal
Aquí encontrarás tres formatos más un ejemplo de carta de solicitud formal para descarga gratis, de forma que luego puedas completarlos con la información restante, ya sea en línea o utilizando a aplicación de escritorio de Word.
En ese sentido, el ejemplo y modelo de Word se descargan justo en la memoria de tu computador después de presionar el botón verde que ubicas debajo de cada imagen. Estas plantillas estarán listas para ser editadas cuando tú lo desees, incluso si no tienes internet.
Por otro lado, si prefieres editar en línea y descubrir qué herramientas tienen estas nuevas aplicaciones, presta atención al paso a paso para acceder a las plantillas de Google Docs y Word en Línea:
Instrucciones para utilizar las plantillas.
Crea una cuenta de Gmail (para usar Google Docs), o una en Office.com (para entrar a Word en línea). Ambas opciones son gratuitas y muy fáciles de usar.
Da clic en el botón verde de descarga debajo de la imagen correspondiente al formato que te interesa.
En ambos casos se abrirá una nueva ventana. Para la plantilla de Google Docs selecciona la opción de “hacer una copia”, mientras que para Word en Línea puedes elegir “guardar una copia en One Drive” que aparece en la esquina superior derecha.
Cambia el nombre del archivo a algo que recuerdes, y comienza a editar.
Cuando termines los cambios que desees realizar puedes guargar el archivo en la nube, descargar como PDF o compartir por correo electrónico ¡Gratis y fácil!
Este tipo de carta requiere que ubiques cada elemento en el lugar indicado de la hoja, como cuando se trata de alinear el texto a la derecha o a la izquierda. Te recomendamos prestar mucha atención al ejemplo propuesto más adelante para que no pases por alto ningún detalle y tengas un documento formal. 
