BITáCORA DE OBRA

por Redacción Milformatos el 20 de octubre de 2020

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Actualizado el: 19/10/2020

Tiempo de llenado: 10 minutos

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La bitácora de obra es un tipo de documento que te ayudará a visualizar, organizar y presentar los avances durante el proceso de construcción. Esta herramienta permite controlar y modificar lo establecido en los planos, permitiendo ajustarse a la realidad de la construcción. Además, es un instrumento fundamental para satisfacer los requerimientos de calidad en la obra.

¿Qué es una bitácora de obra?

Como ya te hemos platicado en nuestro general sobre la bitácora, se trata de una herramienta que permite llevar un registro cronológico y ordenado de los avances de un proyecto.

 

En concreto, la bitácora de obra es la herramienta en la que el supervisor y el contratista manifiestan su participación en la obra. Por lo tanto, es necesario asegurarse de que existan los registros suficientes. Si los registros son pobres, o no existiesen, se verá afectada la recepción de la obra y el cierre del contrato. Es importante mencionar entonces que la bitácora de obra, es importante para el cumplimiento adecuado del contrato.

Por otra parte, en esta herramienta se lleva un registro de los cambios que se efectúen en las previsiones contenidas en el programa. Algunos de estos cambios son: las especificaciones, el presupuesto y el proyecto ejecutivo, que son los anexos técnicos del contrato y  forman parte de este.

Bitácora de Obra pública

Cuando se trata de una obra pública, la bitácora tiene un fundamento legal diferente, y cumple con requerimientos específicos de la dependencia encargada de auditar la obra. En el siguiente enlace te dejamos un documento emitido por la Secretaría de la Función Pública, en el cual se abordan las dudas más frecuentes sobre este tema y un documento que ejemplifica una bitácora de obra pública.

De igual forma te compartimos un documento de la Facultan de Ingeniería de la UNAM, en el cual encontrarás más detalles sobre la bitácora de obra.

Estructura de una bitácora de obra

La estructura del documento puede cambiar dependiendo de las necesidades propias de cada obra, pero en general deben contar con los siguientes atributos:

  • Hojas foliadas: Esto facilitará el seguimiento y la continuidad de los procesos constructivos. Generalmente cada folio se conforma de tres hojas, una original y dos copias para el contratista y para archivo.
  • Hoja de información de la obra: En la primera hoja se anotarán todos los datos de la obra y del contrato.
  • Reglamento de la bitácora: En este se exponen los detalles del llenado y edición, y para hacer constar su validez deberá ser firmada por el cliente y el contratista.
  • Reglamento de la obra: Aquí se exponen los aspectos relacionados con la obra, tales como: entrada y salida de personal, seguridad, higiene, horas y días laborales, etc.
  • Hoja de llenado: Es el formato que compone el cuerpo de la bitácora. Generalmente se trata de una hoja cuadriculada en la que se anotan: la fecha, el nombre de quien supervisa, la actividad y sus características. Puede incluir un apartado para dibujar croquis o elementos gráficos. Debe contemplarse un espacio para las firmas del cliente y el contratista.
  • Hoja de entrega / hoja final: En esta hoja pueden quedar asentadas dos situaciones diferentes: el cambio de o el cierre de la bitácora.

Cómo hacer una bitácora de obra

La bitácora de obra puede llevarse a cabo en un documento digital o en un cuaderno o libro impreso. En el caso de tratarse de un cuaderno hay que considerar que estará sometido al ambiente rudo de la construcción, de preferencia utilizar un cuaderno de pasta dura y papel resistente. También puedes optar por comprar una bitácora de obra prefabricada, puedes encontrar diversas opciones en papelerías, por ejemplo esta de Office Depot.

Las reglas generales para la utilización de la bitácora de obra como instrumento son:

Apertura

Se realiza por medio de un primer asiento en el que se indique el principio de la relación entre ambas partes. Esta será la hoja de información, en la cual se deben incluir los datos de la obra y de las partes involucradas.

Posteriormente se realiza una primera nota en la hoja de anotaciones, en la que se declare como iniciada la bitácora.

Notas seriadas

Las notas deben seriarse de forma consecutiva y sin excepción. Esto para evitar errores de identificación en el momento de la consulta. No deben existir notas sin número.

Fecha

Todas las notas se deben de fechar con el día en el que se realizan.

Escritura

Las notas deben realizarse con tinta indeleble. Debe evitarse el uso de lápiz o tintas que puedan correrse o borrarse. Además, la letra debe ser fácilmente legible por cualquier persona.

Errores

Cuando se comete un error de redacción, de intención o de ortografía, la nota debe anularse con la leyenda: “anulado por contener error”.

En lo posible se debe evitar anular notas. Una recomendación para esto es escribir la nota en otra parte hasta tener la certeza de que eso es lo que se desea dejar asentado en la bitácora.

Tachaduras y sobreposiciones

Como ya se explicó en el punto anterior, no deben existir tachaduras en las notas de la bitácora, ya que esto automáticamente anularía la validez legal de esta. Por lo tanto, tampoco se debe sobreponer o añadir nada a las notas ya realizadas, ni entre renglones o en los márgenes. En caso de requerir añadir algo, debe abrirse una nueva nota, haciendo referencia al origen.

Inutilización de espacios sobrantes

Cuando se haya completado el llenado de una hoja de la bitácora, se deben cancelar los espacios sobrantes, cruzándolos con líneas diagonales para inutilizarlos.

Cierre

Hay dos casos en los que se cierra la bitácora.

El primero es cuando se terminan las hojas y debe continuarse en otro documento. En ese caso se señala el cierre en la última página y se asienta que se continúa en una nueva, dando detalles de esta nueva bitácora.

El segundo caso es cuando se da por concluida la obra, incluyendo la entrega y cuando se han cerrado las notas que pudieran haber quedado pendientes. Se efectúa el último asiento en el cual se debe anotar el cierre de la relación técnica, cumpliéndose todo lo que fue consignado en el contrato.

Por último se anulan las hojas sobrantes y se firma por ambas partes, de conformidad con la conclusión de la obra.

Ejemplo de bitácora de obra

 

 

 

BITÁCORA DE OBRA
CONSTRUCCIONES ROBLES FOLIO:
HOJA PORTADA
DATOS DE LA OBRA
NOMBRE: Construcción de Plaza Florentina
LOCALIZACIÓN: Boulevard de la Revolución km 200. Santa Verona, Verona.
No. DE CONTRATO:  36728761
No. DE OBRA: 00987665024763
FECHA DE INICIO:  PROGRAMADA:        17/11/2020 REAL: 17/11/2020
FECHA DE CONCLUSIÓN: PROGRAMADA:         24/03/2021 REAL: 30/03/2021
DATOS DEL CONTRATISTA
NOMBRE O RAZÓN SOCIAL: CONSTRUCCIONES ROBLES
DOMICILIO: Avenida de las rosas #83
TELÉFONOS: 667-33-64-233
RESPONSABLES EN LA OBRA
DEL CONTRATISTA: DEL CLIENTE O COMPAÑÍA:
Ernesto Velázquez de la Fuente

Superintendente

 Alberto González

Cliente

NOMBRE, CARGO Y FIRMA NOMBRE, CARGO Y FIRMA
QUIENES MANIFIESTAN DE CONFORMIDAD, LLEVAR LA PRESENTE BITÁCORA DE ACUERDO CON EL REGLAMENTO DE ESTA.

ANOTACIONES

No. DE CONTRATO: 36728761
FOLIO: 0001A
No. DE NOTA FECHA TIPO DE NOTA NOTAS Y CROQUIS

001 17/11/2020 Apertura Se da por iniciada la obra. Se cuentan 25 elementos que forman parte del equipo de la constructora.
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002 18/11/2020 Llegada de material Llega material de construcción.
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003 27/12/2020 Se detecta en la zona oeste del terreno una irregularidad que debe ser tratada con taladro neumático.
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004 30/03/2020 Cierre Se entrega la obra de “Plaza Florentina” terminada. Se han cumplido todas las consignas hechas a la firma del contrato.

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REVISIÓN DE ANOTACIONES

Ernesto Velázquez de la Fuente

Superintendente

Alberto González

Cliente

NOMBRE, CARGO Y FIRMA NOMBRE, CARGO Y FIRMA

Formato de bitácora de obra

A continuación te dejamos un ejemplo y nuestro formato de bitácora de obra. Puedes descargar ambos gratis y comenzar para rellenar en word. Después podrás imprimirlo o guardarlo en PDF para compartirlo en medios digitales.

FORMATO DE BITÁCORA DE OBRA
FORMATO DE BITÁCORA DE OBRA

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EJEMPLO DE BITÁCORA DE OBRA
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5 comentarios en “Bitácora de Obra

  1. esta perfecto. se enumeran consecutivamente por cada nota no importa si en el mismo día se hacen dos o mas notas?

    1. Hola Ignacio, así es puedes hacer las notas que creas necesarias. Aquí el control es como tu prefieras hacerlo, aunque es recomendable meter notas para cada incidencia.

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