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HOJA DE VERIFICACIóN

Hoja de verificación

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Fecha de actualización: 13/05/23

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Lo que debes saber:

  • Sirve para verificar o analizar productos, servicios y procesos de forma eficiente.
  • Concepto y características principales de una hoja de verificación.
  • Ejemplo resuelto y plantillas personalizables para descargar completamente gratis.

Las empresas cuentan con diferentes herramientas para mejorar su rendimiento y resultados, como lo son las herramientas de calidad. Una de estas herramientas es la hoja de verificación, de la cual te hablaremos en el siguiente artículo elaborado por el equipo de redacción de MilFormatos.

  • Definición y concepto de hoja de verificación.
  • Ejemplo resuelto de hoja de verificación.
  • Plantillas y formatos que puedes descargar y editar completamente gratis.

Si te ha servido esta información déjanos un comentario y comparte con amigos y colegas a quienes les puede ser de utilidad. Te invitamos a consultar otros formatos para empresas que puedes necesitar.

¿Qué es una hoja de verificación?

Dentro de la gestión de calidad existen siete herramientas para mejorar los procesos de las empresas. Dichas herramientas se emplean para definir, medir, analizar y proponer soluciones a los problemas en el rendimiento y resultados de las empresas.

Las hojas de verificación, también llamadas hojas de control son una lista de elementos que se marcan al momento de que se están realizando o durante una inspección. Es parecido a un check list y se emplea para verificar que los pasos del proceso se han cumplido o, en su defecto, valorar en que nivel se encuentran.

Dicha hoja, junto con el diagrama de flujo, el diagrama ishikawa, el histograma, el diagrama de pareto, el diagrama de dispersión, así como el control estadístico de proceso ayudan a establecer métodos de solución de problemas basados en datos y hechos.

Tipos de hojas de verificación

Las hojas de control son una herramienta que puede presentar múltiples variables, por lo que no existe una clasificación estandarizada. Sin embargo, podemos identificar las siguientes:

  • Hoja de verificación de frecuencia. Se definen las categorías y se recopilan los datos anotando el número de veces que se presentan. Es empleada para recabar los datos de acuerdo a la cantidad de veces que se presentan.
  • Hoja de verificación con clasificación. Se utiliza para diagramar los datos de manera que se pueda clasificar la información de acuerdo a los cruces de columnas y filas.
  • Hoja de verificación de localización. Se usa para identificar la ubicación de un defecto por su localización.

¿Para qué sirve?

Estas hojas se emplean, principalmente, durante las inspecciones para identificar defectos y problemas de calidad, con los datos obtenidos a partir de ella. Con una hoja de control se puede llevar un registro y cuantificar los defectos por productos, por localización y por causa.

Asimismo, se efectúa un seguimiento a todas las actividades de un proceso dentro de la empresa. La hoja de control ayudan a no olvidar ninguno de los elementos que intervienen en los procesos a evaluar, así como sus características registradas.

Elementos de una hoja de verificación

Para que recabes con éxito los datos para la valoración de procesos empresariales, una hoja de verificación debe contener los siguientes datos:

  • Nombre del proceso.
  • Nombre del encargado u observador.
  • Fecha.
  • Tiempo de observación.
  • Número de hoja.
  • Evento, producto o defecto.

CONSEJOS MILFORMATOS icona TIP También puedes incluir un apartado para observaciones que te podrán ayudar en el análisis de los datos obtenidos al brindarte información extra.

¿Cómo hacer una hoja de verificación?

CONSEJOS MILFORMATOS icona TIP El diseño de tu hoja de control dependerá de los datos que desees recabar. Recuerda que deben ser simples y fácil de leer y comprender.

  1. Define el proceso a evaluar, por ejemplo quejas o atención a clientes, un proceso de compra, de producción, de entrega de producto, entre las más comunes.
  2. Identifica los objetivos y propósitos de la evaluación para definir el tipo de datos a recabar.
  3. Dependiendo del proceso a evaluar se establecen los datos a recabar y cómo y quién hará el registro.
  4. Organiza los datos por categoría, esto te ayudará a su análisis posterior.
  5. Determina el lapso de tiempo de acuerdo a las necesidades del área que se estará evaluando, por lo que no existe un tiempo determinado, puede ser desde días, semanas hasta meses.
  6. Elabora un primer borrador que te sirva de prueba piloto, con la que podrás comprobar que obtendrás todos los datos que necesitas para un correcto análisis.

CONSEJOS MILFORMATOS icona TIP En ocasiones no se puede determinar un lapso de tiempo, sino una cantidad específica de veces a evaluar el proceso. Por ejemplo, un número determinado de clientes para evaluar la satisfacción de compra.

Ejemplo de hoja de verificación

Para que tengas más claro cómo se debe elaborar una hoja de verificación te dejamos tres ejemplos que te pueden servir de inspiración para tu propio documento. Presta atención a los detalles de cada una de ellas.

Hoja de verificación de una empresa

En el siguiente ejemplo te presentamos la hoja de verificación de una pizzería, en donde se quiere evaluar el proceso de orden y entrega para conocer el nivel de satisfacción de sus clientes. Como parámetros se tomaron en cuenta los comentarios del buzón de quejas de los cuatro días de la semana que más ventas se reportan (jueves a domingo).

Fecha 13 – mayo – 2023 Proceso Orden y entrega
Responsable Carlos Rodríguez Fecha de inicio 13 – mayo – 2023
Problema Se han identificado reclamos repetitivos en el buzón de quejas de la sucursal matriz. Fecha final 16 – mayo – 2023
Objetivo Mejorar e incrementar el nivel de satisfacción de los clientes Duración 4 días
Problemas Jueves Viernes Sábado Domingo Total
Pizza fría III I IIII II 10
No se entregaron complementos I III II I 7
Ingredientes incorrectos III I III II 9
No gusto el sabor II III I 0 6
Excedió en tiempo de entrega 0 IIII IIIII II 11
Otros 0 II I III 6
Total 9 14 16 10 49
Observaciones Se entregó tamaño incorrecto Poco relleno No se ofreció al cliente complementos extras

Hoja de verificación de un restaurante

En un restaurante existen varias áreas y actividades en donde podrías necesitar una hoja de control para conocer las fallas de los procesos o evaluar en que nivel se encuentran. Las hojas de verificación más comunes en un restaurante son control de limpieza, seguridad de alimentos, atención a clientes, compra de insumos, etc. En este ejemplo te mostramos una hoja de control de apertura.

Fecha 14 – mayo -2023 Proceso
Control de apertura
Responsable Alejandra Navarro Fecha de inicio 14 – mayo – 2023
Problema Algunas de las áreas no están listas al momento de la apertura Fecha final 21 – mayo -2023
Objetivo Evitar retrasos en el horario de atención a clientes Duración 1 semana
Actividad Si No Observaciones
Los asientos y mesas se han colocado según lo dispuesto X
Los manteles son lavados, planchados y doblados X
Se comprobó que las sillas o mesas no tambalean X
Se revisó la limpieza de la loza X Se compró loza nueva para el inicio de la jornada
Asegurarse de la calidad de la cristalería X
Verificar el piso limpio y pulido X
Paredes y cortinas sin manchas visibles X Las cortinas no fueron lavadas al finalizar la jornada
Luces y puntos operativos X Focos de baños con fallas
En funcionamiento el aire acondicionado X
Asignar al personal a su respectiva área X
Recomendaciones Todos los empleados deben llegar en tiempo y forma
Nombre completo del inspector Laura González
Firma

Hoja de verificación de un producto

En este ejemplo resuelto, se han identificado fallos durante el proceso de producción y envasado. Los defectos más frecuentes están relacionados con la botella, la tapa y la etiqueta. La evaluación se realizó durante cuatro semanas (un mes) para conocer la frecuencia y calcular las pérdidas.

Fecha 14 – mayo – 2023 Proceso Producción y envasado
Responsable Gerardo López Fecha de inicio 14 – mayo – 2023
Problema Se han identificado fallos en la producción de refrescos de cola ocasionando pérdidas a la empresa Fecha final 10 – junio
Objetivo Disminuir las pérdidas durante la producción por defectos de fábrica Duración 4 semanas
Producto Refresco de cola
1 semana 2 semana 3 semana 4 semana Total
Botella 5 8 3 7 23
Tapa 7 2 1 5 15
Etiqueta 2 3 2 8 15
Otros 3 0 7 0 10
Total 17 13 13 20 63

Hoja de verificación de mantenimiento

El ejemplo que te presentamos a continuación es una hoja de control de mantenimiento preventivo de un edificio. Presta atención a la estructura de esta hoja, así como a sus variantes en relación con las hojas anteriores.

Fecha 14 – mayo – 2023 Proceso Control de mantenimiento preventivo
Responsable Octavio Ruiz González Se realizó la última revisión 14 – abril – 2023
Problema Reducción del presupuesto para mantenimiento correctivo Hay acciones pendientes NO
Objetivo Prevenir fallas dentro del edificio evitando gastos mayores
Seguro En riesgo No aplica Observaciones
Estado de la alfombra X
Condición del techo X
Condiciones de las puertas X
Extintores de incendios X Están caducados
Detectores de humo X
Condiciones de ventanas X
Estado de cortinas y persianas X Deben ser cambiadas
Iluminación X
Iluminación de emergencia X
Salidas de emergencia X Falta señalética
Condición de los muros x
Nombre completo del inspector Octavio Ruiz González
Firma

Formato de hoja de verificación

Si necesitas una hoja de control para tu empresa o negocio, no tienes que empezarla de cero. Aqui te dejamos un ejemplo resuelto de la hoja de verificación para que tengas una idea más clara de cómo hacer la tuya. Asimismo, podrás guardarla en formato PDF o descargar una de nuestras plantillas completamente gratis.

Instrucciones para descarga en Google Sheets y Excel en línea:

  1. Elige el formato de tu preferencia Google Sheets o Excel en línea.
  2. Inicia sesión en Gmail o Micrsofot, según sea el caso.
  3. Presiona el botón verde de descarga y guarda tu copia.
  4. Edita con tus datos y al finalizar guarda imprime o guarda en el formato de tu preferencia.

Preguntas frecuentes

Si aún tienes dudas sobre este documento, checa las respuestas a las preguntas más frecuentes, aquí podrás encontrar la tuya.

¿Qué es una hoja de verificación en calidad?

Es un formulario que recopila datos con la finalidad de encontrar errores o áreas de oportunidad. Es empleada como una herramienta dentro del proceso de calidad o de inspección de riesgos.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar una hoja de control?

Una hoja de control o chequeo nos proporciona datos fáciles de comprender y analizar. Los cuales reflejan tendencias y patrones del proceso que vamos a evaluar, además de detectar errores o fallos, así como áreas de oportunidad de mejora en los procesos evaluados.

¿En dónde se pueden aplicar las hojas de control?

Cada área de una empresa puede elaborar su propia hoja de control que le ayude a encontrar los fallos más comunes, entre los que se encuentran:

  • Accidentes de trabajo.
  • Quejas y atención a clientes.
  • Errores en equipo y mantenimiento.
  • Errores en trámites administrativos.
  • Absentismo.
  • Inspección y supervisión de operaciones.
  • Incumplimiento en plazos de entrega.

¿Qué es una hoja de verificación de mantenimiento preventivo?

Una hoja de control de mantenimiento preventivo contine actividades enfocadas a disminuir riesgos, ya sea de maquinaria, equipos o edificios. A partir del análisis de los datos recabados se identivican y previenen fallos, riesgos o averias en los equipos, herramientas y edificios.

¿Cómo se usa una hoja de verificación?

  • Comprobar que se llevan a cabo todas las actividades de un proceso y en orden.
  • Analizar la ubicación de errores y fallos.
  • Examinar productos y procesos.
  • Realizar inspecciones de terreno.
  • Identificar la causa de los defectos.

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Iván Ruiz

por Redacción Milformatos el 19 de junio de 2023

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