BITáCORA DE REGISTRO

Una bitácora de registro es una herramienta útil cuando se quiere llevar un control de las personas que asisten a un lugar, evento o hacen uso de un servicio. Este tipo de bitácoras ordena los datos de manera ordenada y generalmente son utilizadas para generar estadísticas para un informe.

El equipo de MilFormatos se dio a la tarea de elaborar una guía sobre este documento, en donde encontrarás la siguiente información:

• Definición y estructura de una bitácora de registro.
• Principales elementos y consejos para su elaboración.
• Ejemplo y formatos que puedes descargar completamente gratis.

Comenta y comparte esta información si te fue de utilidad. Recuerda que puedes consultar otros formatos empresariales que hemos preparado para ti.

¿Qué es una bitácora de registro?

Una bitácora de registro es un cuadernillo en donde se lleva un control de personas que asisten a un evento o para ingresar a instalaciones en donde se requiere de un adecuado control de entradas y salidas. Este documento recopila los principales datos para saber quién y cuándo estuvieron en un lugar determinado.

Integra información como la fecha, hora de entrada y salida, nombre, firma, servicio al que se acude, así como un apartado de observaciones.

Tipos de bitácora de registro

Existen varios tipos de bitácoras de registro que podemos clasificar de acuerdo a los datos que serán recopilados. Los principales son:

• De entrada y salida. Generalmente, se coloca en la recepción de instituciones, edificios, residenciales, etc. También se le conoce como bitácora de registro de visitas.
• De asistencia. Es utilizada para llevar un registro de las personas que acuden a un evento.

¿Para qué sirve?

Nos ayuda a llevar un control ordenado de los usuarios o asistente a eventos o instalaciones. Este registro se lleva de manera cronológica por lo que uno de los datos que no puede faltar es la fecha.

Una bitácora de entradas y salidas sirve para ofrecer seguridad, pues se guardan datos de la identidad de las personas que visitan el edificio, tiempo de permanencia, motivos, así como el servicio o departamento, entre otros datos.

Elementos de una bitácora de registro

Si necesitas elaborar una bitácora de registro, ya sea de visitas o de asistencia, debes tener en cuenta que existen algunos elementos que no deben faltar. ¡Toma nota!

• Encabezado. Puede ser el nombre del edificio o institución, o bien, el nombre del curso, taller, conferencia o cualquier otra actividad en donde se requiera de un registro de asistentes. Aquí puedes agregar el logo de la institución.
• Fecha. En caso de que sea una bitácora de registro de asistencia, se coloca justo debajo del encabezado, junto con el nombre de quien dirige la actividad. Si es una bitácora de registro de entrada, se integrará una fecha por cada entrada registrada.
• Hora de entrada. Puede ser la hora de inicio del evento o de llegada de la persona que se registra.
• Hora de salida. Se coloca la hora cuando se terminó el evento o de salida de quien se registró.
• Nombre completo de la persona.
• Departamento. Únicamente cuando se trata de una bitácora de entrada a un edificio.
• Observaciones. Este elemento se puede omitir y solo agregar si se considera importante, por ejemplo en una bitácora de registro de asistencia.
• Firma.

¿Cómo elaborar una bitácora de registro?

1. Lo primero que debes hacer es establecer cuáles son los datos que necesitas recabar, dependiendo del tipo de registro que realizarás.
2. Para darle formalidad, te recomendamos colocar en un encabezado el nombre de la institución, dependencia, negocio, etc., en donde se llevará el registro. Así como el logo del mismo.
3. En caso de que sea una bitácora de registro de asistencia, es recomendable que integres los datos del ponente, instructor, docente, etc.
4. Puedes organizarla por períodos de tiempo, es decir, hacer una bitácora diaria, semanal o mensual. De esta manera podrás administrar tus registros.

Ejemplo de bitácora de registro

Para que tengas una mejor idea de cómo se debe ver una bitácora de este tipo, te presentamos dos ejemplos que te pueden ser de ayuda. En el primero podemos observar una bitácora de registro de asistencia, presta mucha atención a sus elementos.

En el siguiente ejemplo te mostramos los principales elementos de una bitácora de registro de entrada con la que te puedes inspirar para elaborar la tuya.

Formato de bitácora de registro

Para que puedas elaborar más fácilmente tu bitácora, te dejamos un ejemplo y varios formatos que puedes descargar y editar. Es importante mencionar que en las descargas de Excel y Excel en línea, encontrarás el formato tanto de la bitácora de asistencia, como de entrada. ¡Elige el que más te convenga!

Ejemplo de Bitácora de registro en Excel

Descarga Gratis Ejemplo en Excel

Formato de Bitácora de registro en Excel

Descarga Gratis Formato en Excel

Formato de Bitácora de registro en Word

Descarga Gratis Formato en Word

Formato de Bitácor de registro en Google Docs

Descarga Gratis Formato en Google Docs

Formato de Bitácora de registro en Excel en línea

Descarga Gratis Formato en Excel en línea

Instrucciones para descarga en Google Drive y OneDrive:

1. Elige el formato de tu preferencia.
2. Pulsa el botón de descarga.
3. Guarda tu copia o abre en aplicación de escritorio, según sea el caso.
4. Edita el archivo con tus propios datos.
5. Imprime, envía o guarda en el formato de tu preferencia Excel o PDF.

Preguntas frecuentes

Para quienes aún tienen dudas acerca de este documento dejamos las respuestas a las preguntas más frecuentes sobre bitácora de registro.

¿Cuántas hojas debe tener una bitácora?

Aunque no hay un número determinado de hojas para este documento, por lo general se utilizan 3 hojas. Sin embargo, si el trabajo es muy extenso, se recomienda una cantidad de entre 10 y 15 hojas.

¿Por qué son importantes las bitácoras?

La importancia de este documento radica en que es una recopilación de datos de diversas actividades, ordenados cronológicamente. En ocasiones sirve para respaldar la información contenida en otros documentos como auditorías, informes o reportes.

¿Cómo se usa una bitácora?

En una bitácora se deben colocar los datos relevantes o de interés para el desarrollo de un trabajo o actividad, este registro se lleva a manera de diario, es decir, por fechas.

¿Cuál es la diferencia entre una lista de asistencia y una bitácora de registro?

La lista de asistencia es un registro que da seguimiento a la asistencia de personas en un evento que puede ser único o continuo. Asimismo, sirve para gestionar la participación en el mismo. A diferencia de la bitácora de registro, en donde los datos se disponen en orden cronológico, la lista de asistencia se organiza por actividad.

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