BOLETÍN

Ya sea que quieras comunicar una nueva implementación en el reglamento, un evento próximo o el lanzamiento de tu siguiente obra, un boletín es lo que necesitas. Este documento es de fácil creación y es un medio efectivo de comunicación con empleados, clientes y prospectos.

A continuación te brindamos todos los detalles que debes considerar para desarrollar un boletín, además de un ejemplo y una plantilla para descarga. Todo para ahorrarte tiempo y que consigas un resultado profesional.

Recuerda dejarnos un comentario si este artículo te es de utilidad y de compartirlo en tus redes o con amigos y colegas que lo necesiten.

¿Qué es un boletín?

Se trata de un documento físico (impresión en tríptico, revista, etc.), o digital, de información e ideas, el cual se puede distribuir de forma regular: semanal, mensual, bimestral o semestral.

Actualmente hablar de un boletín en formato físico es referirnos a un medio prácticamente obsoleto. Sin embargo, un boletín informativo que se distribuye a través de medios digitales, es una de las estrategias de marketing más utilizadas y eficaces de la actualidad. Sobre todo porque refuerza la relación con el cliente, ofreciéndole, además, información que pudiera interesarle y serle útil.

También se le conoce como newsletter y suele distribuirse por medio de e-mail: normalmente contiene las últimas publicaciones realizadas, o las más importantes. Pero también puede contener promociones, novedades, ofertas comerciales e invitaciones a eventos.

En resumen se trata de una publicación regular que una empresa envía a sus suscriptores, regularmente por email. La información incluida en el boletín puede ser promocional del negocio o empresa, o simplemente marketing de contenidos para aportar valor a la marca. Es útil principalmente para: mantener informado a un grupo de personas, crear sentido de pertenencia entre los integrantes de una institución y educar o informar a la comunidad sobre cualquier tema de importancia.

En marketing digital el boletín cumple un par de funciones esenciales:

Fortalecer la relación con los lectores:

Es importante que el contenido sea equilibrado, es decir: que el contenido no resulte deficiente y procurar no saturar de información al lector. El boletín debe ser informativo y útil para todos los lectores, evitando la apariencia de querer vender un producto a como de lugar.

Incrementar el tráfico del sitio web:

Cuando se envía información constante a los lectores, la probabilidad de que estos visiten la web es mayor. Apostar por este recurso y segmentar al público objetivo, para enviarles mensajes personalizados, ayuda a conseguir un mayor número de visitas.

Tipos de Boletín

Si bien el documento general sigue la estructura que describimos abajo; dependiendo la finalidad de tu boletín, deberás adaptar la estructura y contenido. En milformatos hemos preparado artículos específicos sobre los diferentes tipos de boletín, consúltalos para obtener más recomendaciones, ejemplos y plantillas que te ahorraran tiempo. Algunos tipos son:

• Boletín Informativo. En este caso se pueden encontrar documentos para casos como boletín informativo escolar, informativo corto, informativo de deportes, informativo para niños,
• Boletín Laboral. Este es un documento de carácter informativo que por lo general se utiliza para distribuir noticias internas. Abajo encontrarás un formato que se puede adaptar a tus necesidades.
• Boletín Judicial. Este es un documento que emite el gobierno federal y que está enfocado a distribuir información sobre el trabajo general del poder judicial.

Estructura de un boletín

Cada boletín tendrá un diseño propio dependiendo de su contenido y objetivos. Pero hay algunas partes que son esenciales y te ayudarán para que el tuyo sea completo, profesional y atractivo.

Asunto y remitente

Quizá sea lo más importante en cualquier boletín, ya que es lo primero a la vista del cliente en su correo electrónico. Las personas suelen recibir mails de diferente contenido, entonces, captar su atención con el asunto es fundamental para conseguir su interés. En cuanto al remitente, es preferible utilizar el nombre de una persona (que funciones como intermediario entre el lector y la institución) y no el de la compañía, para transmitir cercanía.

Introducción:

Siempre debe figurar la información de la empresa (logo, nombre, enlace de la página web, etc.). Lograrás llamar la atención de los lectores con un titular que sea atractivo. Añadir un saludo informal mejorará la perspectiva del cliente: llamarle por su nombre ayudará a conseguir mayor cercanía con él.

Cuerpo del mensaje:

Es aquí donde pondrás en práctica tus estrategias de Marketing para que el lector haga clic en el enlace de tu web. El contenido no debe ser extenso y debe contener información de calidad, convenciendo al consumidor de leer e investigar más sobre el tema.

Firma y despedida:

Para concluir con el mensaje, deberá figurar el nombre del redactor del boletín, incluyendo una pequeña frase de despedida que refuerce la relación entre redactor y lector.

Además de estas partes fundamentales, tu boletín informativo deberá contar con las siguientes características indispensables.

Ser atractivo:

Es importante que los mensajes sean atractivos y logren captar la atención del consumidor. Será necesario tomar en cuenta factores como el gusto personal de cada consumidor, la época del año en la que se emite el boletín o algún fenómeno de escala global que pudiera ser de interés.

Exclusividad:

Debes garantizar que los suscriptores al boletín reciban contenido exclusivo al que no tienen acceso los usuarios comunes. Cuando solicita una mayor información, el cliente demuestra interés por tu contenido, por lo que es fundamental que envíes información rica y atractiva que no reciba cualquier persona.

Claridad:

Además de ser atractivo, el mensaje debe ser expresado de forma clara y precisa, deberás centrarte en los puntos clave que pudieran interesar a tus lectores. Simplificar los mensajes y evitar el exceso de detalles visuales puede hacer que los lectores se centren en el contenido importante, incrementando las probabilidades de que hagan clic en tus enlaces.

Periodicidad:

Será fundamental enviar puntualmente tu boletín, atendiendo los plazos que has prometido a tus clientes.

Si tu boletín cuenta con los elementos necesarios y lo dotas con las características adecuadas puede convertirse en una gran fuente de publicidad para tu empresa, y te ayudará a reforzar la relación con tus clientes.

¿Cómo hacer un boletín?

Existen ciertos factores que es fundamental tener en cuenta en el momento de redactar y enviar un boletín, principalmente:

Pensar en el lector

El contenido correcto es el que considera tanto los intereses de la empresa como los del lector. Entonces, es importante unir el marketing de contenidos con otras emisiones promocionales de la marca, provocando el interés del lector al mismo tiempo que se promocionan los productos que pudieran ser de interés para el cliente.

Segmentar las listas:

Personalizar los envíos con los nombres de los suscriptores resulta en una mayor eficacia. Conviene ordenar los datos de la forma más completa posible e incluirlos en subgrupos. De esta manera, aunque exista un grupo denominado igual o similar a otro, tendrás una mayor segmentación para poder personalizar más tus envíos.

Diseño visual impactante:

Un buen diseño atraerá con mayor efectividad a tus clientes. La finalidad es que puedan acceder a la información sin inconvenientes. Se debe tener cuidado de que las fotografías y la disposición del diseño se muestren correctamente al lector. Por lo tanto se debe recurrir a un diseño visual atractivo para el público al que se dirige el boletín.

Cuidar el contenido del boletín:

Debes elegir el lenguaje apropiado para tus circunstancias. Es recomendable tener en cuenta cómo es el cliente al que te diriges. Utiliza un lenguaje sencillo y directo para exponer tus objetivos de la manera más clara posible.

Ser breve y conciso:

No debes abarcar mucho espacio. Toma en cuenta que las personas no disponen de todo el tiempo del mundo y obtener la información de manera clara y directa es lo ideal.

Conocer los objetivos del boletín:

Debes tener claro el objetivo del envío del boletín. Saber si deseas informar de nuevos productos, ofrecer novedades sobre la marca o mandar contenidos sobre el blog. Es necesario que dediques suficiente tiempo para definir los objetivos de tu boletín.

Siguiendo estas pautas, tus clientes regulares sabrán sobre tu marca y servicios, entonces podrán estar atentos a las novedades y contenidos que puedes ofrecerles. Así podrás generar ventas y crear una imagen de marca consolidada para diferenciarte de tu competencia.

Actualmente existen diversas plataformas para envío de boletines. Saber cuál es la más conveniente para ti dependerá de tus necesidades y características particulares. Además de las plantillas que te facilitamos para descargar desde Google Docs, hay un par de opciones online en las que puedes diseñar tu boletín y guardarlo, compartirlo o imprimirlo, estas son: Canva y Venngage.

Ejemplo de un boletín

Formato de boletín

A continuación te dejamos un ejemplo y nuestro formato de boletín. Puedes descargar ambos gratis y comenzar para rellenar en word. Después podrás imprimirlo o guardarlo en PDF para compartirlo en medios digitales.

Descarga gratis el ejemplo de un boletín

Descarga gratis el formato de un boletín en Word

Descarga gratis el formato de un boletín en Google Docs

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