CIRCULAR

Una circular es una herramienta de comunicación básica en las empresas que ayuda a comunicar a un determinado grupo de personas información relevante que debe tomarse en consideración.

Aunque se trata de un formato sencillo, te ayudaremos a que comprendas por completo qué es, de qué elementos se compone y qué necesitas hacer para elaborar circulares en tu empresa. Recuerda que aquí también puedes revisar un ejemplo de este tipo de documento y descargar nuestro formato gratuito de circular.

¿Qué es una circular?

Es un  documento mediante el cual instituciones educativas, instituciones gubernamentales y principalmente, empresas, dan a conocer eventos, circunstancias y/o hechos que deben ser considerados por los empleados o estudiantes.

 

Generalmente se coloca en un lugar visible para el destinatario como mamparas o se le hace llegar por correo o algún otro medio electrónico para que todo mundo reciba la información.

Se redacta con un estilo formal y cordial pero a la vez breve, conciso, directo y fluido.

Elementos de una circular

 

Los siguientes elementos son fundamentales para elaborar una circular correctamente:

  • Lugar y fecha en que se redacta.
  • Asunto de la circular. Sirve para identificar el tema del mensaje.
  • Destinatario. Por lo general el destinatario en este tipo de documentos es un grupo de personas.
  • Datos generales del destinatario. Si por alguna razón la circular va personalizada, sólo se incluye el nombre.
  • Mensaje. Un texto corto y directo.
  • Nombre y firma del remitente. Si es una empresa se pone el nombre de la institución, el nombre de la persona que envía la circular y su firma.

Algunas empresas catalogan las circulares de acuerdo con su carácter de importancia. Es decir, si se trata de un comunicado urgente, regular o cotidiano.

¿Cómo hacer una circular?

A continuación te contamos paso a paso cómo elaborar una circular:

  1. Para iniciar, definimos qué mensaje queremos comunicar y hacia quién estará dirigido.
  2. Iniciamos la redacción de nuestra circular con el lugar y fecha correspondientes.
  3. Para continuar, indicamos el asunto del documento, este debe ser una idea resumida del mensaje que vamos a comunicar. En este apartado también colocamos si se trata de una circular de carácter urgente, regular o cotidiana.
  4. Colocamos el nombre del o los destinatarios del comunicado.
  5. Posteriormente redactamos los datos generales del destinatario, si se trata de una empresa, podemos colocar el departamento al que pertenece el o los destinatarios.
  6. Seguimos con la parte más importante de la circular: el mensaje. Debe estar redactado de forma breve, clara y concisa.
  7. Concluimos con un atentamente y el nombre de quién hace el comunicado. Si se trata de una empresa será importante mencionar el puesto del remitente.
  8. Finalmente agregamos los datos generales del remitente, si se trata de una empresa, podemos colocar el departamento al que pertenece el remitente.
  9. Una vez concluido el documento, se coloca en lugares visibles para el o los destinatarios, por ejemplo en las mamparas que se encuentran en la entrada o en el área de comedor de las empresas.
  10. También es importante hacer llegar el comunicado a quien corresponda por correo o algún otro medio electrónico, esto para asegurarnos de que el o los destinatarios están enterados de la información compartida.

Para evitar confusiones, especialmente cuando la circular es de carácter urgente, se recomienda que el o los destinatarios confirmen de recibido de alguna forma, esto evitará posteriores problemas de comunicación.

Ejemplo de una circular

San Luis Potosí, S.L.P. a 27 de mayo de 2019

 

Asunto: Consideraciones para la entrega del proyecto Valor Agregado Pymes

 

Personal de Proyectos

Departamento de Proyectos, O&A Consultoría

 

 

Mediante la presente circular, damos a conocer las consideraciones generales para la entrega del proyecto Valor Agregado Pymes San Luis Potosí, mismo en el que se ha trabajado durante los últimos seis meses. Se realizará una ceremonia de clausura en el Centro de Convenciones del Estado el jueves 6 de junio de 2019 teniendo como autoridad presente al Presidente del Organismo de Desarrollo de Pymes Potosinas. Para esto solicitamos la llegada puntual del personal y vestimenta adecuada el día del evento. De igual forma, solicitamos que hagan entrega de los documentos finales para revisión con el Lic. Fernando Montalvo Carmona antes del vienes 31 de mayo de 2019.

Es importante redactar un comunicado con la información mencionada dirigida a los beneficiarios del proyecto y hacer llegar por correo electrónico para posteriormente confirmar vía telefónica y/o Whats App.

Sin más por el momento y agradeciendo su valiosa colaboración, me despido y les envío un cordial saludo. Quedo a sus órdenes para cualquier comentario al respecto.

Les pido que confirmen de recibido por este medio. Gracias.

 

 

Atentamente

Lic. Alicia Padilla Pérez

Líder de Proyectos, O&A Consultoría

 

Formato de una circular

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