MINUTA DE ACUERDOS

Constantemente, en todas las empresas se llevan a cabo reuniones y juntas, en donde se tratan una amplia gama de temas, por lo que, quienes las realizan, requieren de documentos y formatos empresariales con el objetivo de llevar un mejor control de la información que se maneja. En esta ocasión el equipo de redactores de Milformatos te explica de manera sencilla que es una minuta de acuerdos, por lo que encontrarás la siguiente información:

• Definición de una minuta de acuerdos.
• Elementos principales de una minuta de acuerdos.
• Ejemplo y formatos para redactar tu propia minuta.

No olvides comentar este artículo si te ha sido de utilidad. Asimismo te invitamos a compartirlo con tus colegas y compañeros a quienes les puede ser de gran ayuda.

¿Qué es una Minuta de Acuerdos?

En términos generales, una minuta es un borrador que contiene la información más relevante que ha sido tratada en una reunión o junta y, que posteriormente, será utilizada para redactar un documento más completo, con información específica y más detallada, como lo es un informe, una circular o un comunicado.

Por lo tanto, una minuta de acuerdos es un documento en donde se enlistan o enumeran, los acuerdos y pactos que se han logrado en una reunión o junta. En esta, se debe incluir un resumen de cada uno de estos acuerdos, así como las personas involucradas, la fecha de inicio y finalización de los acuerdos.

¿Para qué sirve una Minuta de Acuerdos?

• Registra y resume los acuerdos alcanzados durante las juntas y reuniones al interior de una empresa, negocio o comunidad.
• Sirve para comunicar a las personas que no asistieron los acuerdos y pactos logrados.
• Permite dar seguimiento a dichos acuerdos.
• Sirve de guía de consulta para dar cumplimiento a los asuntos pactados, en tiempo y forma.
• Funge como guía de las asignaciones y actividades organizativas.
• Permite dar seguimiento al cumplimiento de los acuerdos o contratos establecidos en el mismo.
• Finalmente, son prueba de las decisiones tomadas en reuniones y juntas.

Elementos de una Minuta de Acuerdos

Una minuta es la herramienta principal para darle seguimiento a los acuerdos logrados durante las juntas o reuniones. Por ello, existen varios datos que por ningún motivo deben faltar, la información vertida en las minutas son, principalmente, datos clave.

• Datos de la reunión. Fecha, hora de inicio-termino y lugar de la reunión, nombre de quien dirige, nombre del secretario, invitados o expositores, de ser el caso, así como los nombres de los asistentes. Es recomendable llevar un registro de las personas que llegaron tarde. Esto con el fin de tener un control sobre quién estaba presente o no en cada una de las votaciones.
• Temas discutidos. Se debe hacer una descripción general, breve y concisa de cada uno de los temas tratados. Esto, independientemente si fueron aceptados o denegados.
• Resumen de los acuerdos logrados. En una lista, se deben enumerar todos los acuerdos logrados, para fines prácticos se debe indicar el número de votos a favor y en contra, así como las abstenciones.
• Firma de asistencia. Por último, y no menos importante, la minuta de acuerdos debe llevar una hoja de asistencia con el nombre, datos de contacto y firma de los asistentes a la reunión.

¿Cómo hacer una Minuta de Acuerdos?

En esta sección, te mostramos los pasos que debes seguir para hacer una minuta de acuerdos. Si te interesa el formato en video, también te invitamos a ver el siguiente tutorial que tenemos para ti.

Una minuta de acuerdos siempre será elaborada dentro de una reunión y al final, esta será firmada por todos los asistentes. Por ello, es necesario que tomes en cuenta las siguientes consideraciones.

1. Antes de la reunión consigue los nombres de todas las personas que asistirán, el nombre de la persona que modera o dirige la reunión, así como de los expositores, de ser el caso.
2. De ser posible, consigue la agenda u orden del día para que puedas establecer en la minuta un esquema con la cantidad de espacios necesarios, conforme al número de acuerdos a los que se llegarán.
3. Establece previamente, quién llevará el control de asistencia, de esta manera, podrás enfocarte únicamente en tomar notas para redactar tu minuta.
4. Conforme van llegando los asistentes puedes marcarlos en la lista de tu minuta, también puedes pasar una lista de asistencia y agregarla al final de la minuta. Incluso se puede realizar una pequeña presentación de los asistentes si el tiempo y la reunión lo permite.
5. Enfócate en las propuestas, se objetivo y claro en los detalles de cada una de ellas, así como en las votaciones que darán los resultados de los acuerdos logrados.
6. Después de la reunión escribe la versión final de la minuta mientras aún tienes los datos en mente de la reunión.
7. Revisa la minuta y de ser necesario escribe notas aclaratorias.
8. Incluye números de folios de comunicados, informes, circulares y cualquier otro documento que se haya incluido en la reunión. De ser necesario se pueden incluir en un anexo o apéndice.

Ejemplo de Minuta de Acuerdos

Para que te sea más fácil entender toda la información que te hemos dado en este artículo, te presentamos un ejemplo de una minuta de acuerdo. En ella, podrás ver de manera práctica la estructura principal de este documento, por lo que la redacción de tu minuta de acuerdos será más sencilla.

Formato de Minuta de Acuerdos

A continuación, en esta sección encontrarás un ejemplo y plantillas que puedes usar de guía para redactar tu propia minuta. Puedes escoger el formato que más te convenga, todas las descargas son completamente gratis.

Instrucciones para descargar formatos de Google Drive y One Drive:

Es importante que sepas que si quieres descargar el formato desde Google Drive, debes contar con una cuenta de gmail, ya que te pedirá tus datos de usuario. En caso de descargar el archivo de OneDrive, debes contar con una cuenta de Microsoft. Obtener cualquiera de estas dos es muy sencillo. Una vez dicho lo anterior, estas son las instrucciones.

1. Primero, elige la plataforma en la que desees descargar la plantilla.
2. A continuación te pedirá tus datos de usuario e ingrésalos.
3. Cuando tengas acceso, tendrás dos opciones, dependiendo de la plataforma que uses:
   • Google Drive te preguntará si deseas hacer una copia. Guarda el archivo en la ubicación de tu preferencia.
   • Si utilizas OneDrive debes seleccionar la opción “Hacer una copia”, la cual la encontrarás en la parte superior derecha de la ventana.
4. ¡Listo! Ahora podrás editar tu copia de la plantilla con tus propios datos.

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