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Fecha de actualización: 26/04/2022
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Cuando una persona se desenvuelve en el ámbito comercial, necesita de un medio efectivo para transmitir y entender de mejor manera los datos relacionados con las ventas y sus estrategias. Lo anterior con el fin de poder mantener un desempeño constante y estar en continuo crecimiento. Una de las herramientas indispensables para esta tarea es el informe de ventas.
La elaboración de este tipo de informes puede no ser del todo sencilla, sin embargo, nosotros te ayudaremos a que te resulte un poco menos conflictiva.
En este artículo te hablaremos un poco más a profundidad acerca de qué es un informe de ventas y te brindaremos todos los detalles posibles para que puedas elaborar uno que resulte efectivo, además de facilitarte un ejemplo y una plantilla editable para descarga.
Recuerda dejarnos un comentario si este artículo te es de utilidad y compartirlo en tus redes o con amigos y colegas, a quienes también les pueda ser de ayuda.
Un informe de ventas es fundamental para el seguimiento y el control de las ventas. Se trata de un documento que mide y representa los movimientos comerciales de una empresa en un período determinado, ordenando los datos por producto, región, canal, vendedor, etc., comparándolos con los que se esperaban en el presupuesto o pronóstico.
Es importante comentar que un informe no es exactamente lo mismo que un reporte. En términos generales, un reporte aborda los resultados de manera directa y objetiva. Si deseas profundizar en el tema, aquí tienes nuestra entrada sobre el reporte. Por otra parte, en un informe, además de abordar los resultados, se procura un análisis sobre ellos y se plantean datos y posibles variables que los hayan influenciado. También se abordan propuestas y estrategias para poder repetirlos o, preferentemente, superarlos posteriormente.
Generar un buen informe de ventas no es sinónimo de asegurar que las ventas del siguiente período serán mucho mejores. Sin embargo, sí es una herramienta que ayudará a las compañías a entender sus fallos y aciertos, y a plantear estrategias más efectivas que terminen reflejándose en mejores resultados o ventas.
Más que un documento estadístico, el informe de ventas es una herramienta para mejorar la estrategia comercial de una empresa y la relación con los clientes.
La presentación de un informe de ventas puede variar según el enfoque que pretenda darle, quien lo elabora. Sin embargo, algunos de los elementos que es indispensable que contenga son:
Es importante, además, considerar que el informe de ventas tenga ciertas características.
La información que se incluya en el informe debe ser de calidad, aportando todos los datos necesarios para conocer los movimientos comerciales. Proporcionar información clara y bien estructurada permitirá que la comunicación sea eficiente.
Siempre se debe tener en cuenta a quién va dirigido el informe, y considerar que en cualquier momento pueden presentarse cambios. Por ejemplo, si el informe será enviado a la población general de la empresa, puede ser mejor que sea detallado y con claridad en el historial de clientes. Por otro lado, si el informe estará dirigido a los directivos, podría ser mejor que se aporten datos sobre la estrategia general del negocio. De esta manera se asegura que cada componente de la empresa sepa en qué puede mejorar o en qué áreas se realiza un mejor trabajo.
Si la finalidad del informe es el lanzamiento o el posicionamiento de un producto o servicio, la información deberá enfocarse al análisis de la situación actual del mercado. Esto ayudará a tener un panorama previo, fortaleciendo las estrategias.
Elaborar un informe de ventas rara vez resulta algo sencillo, sin embargo, a continuación te proporcionamos algunos consejos que pueden resultarte útiles a la hora de enfrentarte a esta tarea.
Saber a quién va dirigido el informe de ventas ayudará a entender qué información necesita contener el informe.
Debe decidirse qué datos ayudan a brindar una imagen del desempeño del equipo de ventas. Esta información debe ayudar a tomar las mejores decisiones. Una manera de elegir la información es guiándose con las siguientes preguntas:
Definir los períodos ayudará a establecer el enfoque del informe. Así mismo, facilitará las comparaciones entre períodos. Por ejemplo, un informe anual permitirá revisar las principales tendencias en la industria, los hábitos de compra de los clientes, los resultados de las principales iniciativas de mercadeo, nuevos desarrollos de productos y fluctuaciones estacionales.
Un aspecto importante para la elaboración del informe es la manera en que será presentada la información. La función principal del informe de ventas es transmitir la información de manera clara y comprensible. La representación visual no sólo hace que el reporte se vea bonito, sino que muestra la información de manera atractiva y la hace fácil de entender.
Panadería el Trigal
Informe de Ventas
Semana 28, del 8 al 14 de julio del 2019
| VENTAS SEMANA 27 | $114,370 | % DE GANANCIA/PÉRDIDA | + 29.67% |
| VENTAS
SEMANA 28 |
$148,300 | ||
| DIFERENCIA EN VENTAS | $33,930 + | ||
| DESGLOSE DE VENTAS | |||
| VENDEDOR | LUNES | MARTES | MIÉRCOLES | JUEVES | VIERNES | SÁBADO | DOMINGO | TOTAL |
| SUC 1 | $6090 | $7350 | $5970 | $7820 | $9530 | $8170 | $5300 | $50,230 |
| SUC 2 | $4270 | $5480 | $4750 | $6320 | $7640 | $5920 | $0 | $34,380 |
| TRICICLO 1 | $1650 | $1800 | $2580 | $2150 | $2890 | $1760 | $0 | $12,830 |
| TRICICLO 2 | $2130 | $2840 | $2350 | $1740 | $3210 | $2260 | $0 | $14,530 |
| PROMOTOR | $5230 | $5820 | $6190 | $4710 | $6530 | $7850 | $0 | $36,330 |
| $ 148,300 |
Análisis
De acuerdo con las ventas reflejadas en este informe, podemos observar que hubo un crecimiento en las ganancias. Lo anterior es un resultado acorde a las estrategias de venta planificadas y ejecutadas dentro del período.
Uno de los factores más relevantes para el crecimiento, fue la implementación de un nuevo agente de venta. Se trata de un “promotor” que durante la semana se acerca a nuevos puntos de venta como misceláneas y pequeños comercios, para vender por medio de ellos nuestros productos.
La recién apertura de la segunda sucursal ha mantenido un ingreso constante. Sin embargo, aún es un canal con áreas de oportunidad. Se recomienda incrementar el enfoque que se le da dentro del área de marketing.
A continuación te dejamos un ejemplo y nuestros formatos de informe de ventas en Excel. Puedes descargarlos de manera gratuita y rellenarlos en el programa que prefieras. Después podrás imprimirlo o guardarlo en PDF para compartirlo en medios digitales.
Respecto a las plantillas de Google Drive y Excel en Línea, es importante que sepas que debes tener una cuenta en Google o Microsoft para poder usarlas. En caso de que no la tengas, regístrate en cualquiera de las 2 de forma gratuita para usar la plantilla que más te guste.
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por Redacción Milformatos el 19 de junio de 2023
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