INFORME DE VENTAS

por Redacción Milformatos el 12 de julio de 2021

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Actualizado el: 02/07/2021

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Cuando una persona se desenvuelve en el ámbito comercial, necesita de un medio efectivo para transmitir y entender de mejor manera los datos relacionados con las ventas y sus estrategias. Lo anterior con el fin de poder mantener un desempeño constante y estar en continuo crecimiento. Una de las herramientas indispensables para esta tarea es el informe de ventas.

La elaboración de este tipo de informes puede no ser del todo sencilla, sin embargo, nosotros te ayudaremos a que te resulte un poco menos conflictiva.

En este artículo te hablaremos un poco más a profundidad acerca de qué es un informe de ventas y te brindaremos todos los detalles posibles para que puedas elaborar uno que resulte efectivo, además de facilitarte un ejemplo y una plantilla editable para descarga.

Recuerda dejarnos un comentario si este artículo te es de utilidad y compartirlo en tus redes o con amigos y colegas, a quienes también les pueda ser de ayuda.

¿Qué es un informe de ventas?

Un informe de ventas es fundamental para el seguimiento y el control de las ventas. Se trata de un documento que mide y representa los movimientos comerciales de una empresa en un período determinado, ordenando los datos por producto, región, canal, vendedor, etc., comparándolos con los que se esperaban en el presupuesto o pronóstico.

 

Es importante comentar que un informe no es exactamente lo mismo que un reporte. En términos generales, un reporte aborda los resultados de manera directa y objetiva. Si deseas profundizar en el tema, aquí tienes nuestra entrada sobre el reporte. Por otra parte, en un informe, además de abordar los resultados, se procura un análisis sobre ellos y se plantean datos y posibles variables que los hayan influenciado. También se abordan propuestas y estrategias para poder repetirlos o, preferentemente, superarlos posteriormente.

Generar un buen informe de ventas no es sinónimo de asegurar que las ventas del siguiente período serán mucho mejores. Sin embargo, sí es una herramienta que ayudará a las compañías a entender sus fallos y aciertos, y a plantear estrategias más efectivas que terminen reflejándose en mejores resultados o ventas.

Beneficios de elaborar un informe de ventas

  • Proyecciones: a mediano y largo plazo sobre el estado de la empresa. Principalmente benéfico cuando existen planes de expansión, internacionalización, etc.
  • Marketing: crear campañas más eficientes y acciones más acertadas al momento de anunciar o lanzar nuevos productos o servicios.
  • Flujo de caja: mejora el control y las mediciones relacionadas con el movimiento comercial de la empresa.
  • Reportar detalles de las ventas: se crea un historial y se proporcionan herramientas para proyectar las ventas futuras.
  • Servicios complementarios: la venta es mejorada por medio de servicios como la fase de post-venta y seguimiento de clientes.

Más que un documento estadístico, el informe de ventas es una herramienta para mejorar la estrategia comercial de una empresa y la relación con los clientes.

Estructura de un informe de ventas

 

La presentación de un informe de ventas puede variar según el enfoque que pretenda darle, quien lo elabora. Sin embargo, algunos de los elementos que es indispensable que contenga son:

  • Resumen de ventas
    • Ingresos de ventas por período
    • Visitas comerciales
    • Contacto con clientes
  • Información de ganancias y pérdidas
    • Variaciones en la cuota de mercado
    • Tasa de conversión de oportunidades

Es importante además, considerar que el informe de ventas tenga ciertas características.

Información precisa

La información que se incluya en el informe debe ser de calidad, aportando todos los datos necesarios para conocer los movimientos comerciales. Proporcionar información clara y bien estructurada permitirá que la comunicación sea eficiente.

Dinámico y modificable

Siempre se debe tener en cuenta a quién va dirigido el informe, y considerar que en cualquier momento pueden presentarse cambios. Por ejemplo, si el informe será enviado a la población general de la empresa, puede ser mejor que sea detallado y con claridad en el historial de clientes. Por otro lado, si el informe estará dirigido a los directivos, podría ser mejor que se aporten datos sobre la estrategia general del negocio. De esta manera se asegura que cada componente de la empresa sepa en qué puede mejorar o en qué áreas se realiza un mejor trabajo.

Proyección

Si la finalidad del informe es el lanzamiento o el posicionamiento de un producto o servicio, la información deberá enfocarse al análisis de la situación actual del mercado. Esto ayudará a tener un panorama previo, fortaleciendo las estrategias.

Cómo hacer un informe de ventas

Elaborar un informe de ventas rara vez resulta algo sencillo, sin embargo, a continuación te proporcionamos algunos consejos que pueden resultarte útiles a la hora de enfrentarte a esta tarea.

Conocer a la audiencia

Saber a quién va dirigido el informe de ventas ayudará a entender qué información necesita contener el informe. Por ejemplo, la información que le interesa al gerente de mercadeo será muy diferente de lo que busca el director financiero.

Elegir la información correcta

Se deberá decidir qué datos darán una imagen precisa del desempeño del equipo de ventas, que ayuden a tomar las mejores decisiones. Una buena forma de elegir la información es tomar en cuenta las siguientes preguntas:

  • ¿Se están cumpliendo los objetivos de ventas?
  • ¿Cuál es el ingreso y cuáles son los gastos en el período de tiempo elegido?
  • ¿Cómo se comparan las ventas actuales con períodos anteriores?
  • ¿Qué productos y servicios se venden más? ¿Cuáles no cumplen con las expectativas?
  • ¿Cuál es el pronóstico de ventas para el próximo período?
  • ¿Cuáles son las áreas de oportunidad? ¿Es hora de retirarse de algún territorio o línea de productos?

Definir la periodicidad

Definir los períodos ayudará a establecer el enfoque del informe. Así mismo, facilitará las comparaciones entre períodos. Por ejemplo, un informe anual permitirá revisar las principales tendencias en la industria, los hábitos de compra de los clientes, los resultados de las principales iniciativas de mercadeo, nuevos desarrollos de productos y fluctuaciones estacionales.

Elegir los gráficos correctos

Un aspecto importante para la elaboración del informe es la manera en que será presentada la información. La función principal del informe de ventas es transmitir la información de manera clara y comprensible. La representación visual no sólo hace que el reporte se vea bonito, sino que muestra la información de manera atractiva y la hace fácil de entender.

Ejemplo de un informe de ventas

PANADERÍA EL TRIGAL
INFORME DE VENTAS
SEMANA 28
DEL 8 AL 14 DE JULIO DEL 2019
VENTAS

SEMANA 27

$114,370 % DE GANANCIA/PÉRDIDA +

29.67%

VENTAS

SEMANA 28

$148,300
DIFERENCIA EN VENTAS $33,930 +
DESGLOSE DE VENTAS
VENDEDOR LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES SÁBADO DOMINGO TOTAL
SUC 1  $6090 $7350 $5970 $7820 $9530 $8170 $5300 $50,230
SUC 2  $4270 $5480 $4750 $6320 $7640 $5920 $0 $34,380
TRICICLO 1  $1650 $1800 $2580 $2150 $2890 $1760 $0 $12,830
TRICICLO 2  $2130 $2840 $2350 $1740 $3210 $2260 $0 $14,530
PROMOTOR  $5230 $5820 $6190 $4710 $6530 $7850 $0 $36,330
  $ 148,300

Análisis

De acuerdo con las ventas reflejadas en este informe, podemos observar que hubo un crecimiento en las ganancias. Lo anterior es un resultado acorde a las estrategias de venta planificadas y ejecutadas dentro del período.

Uno de los factores más relevantes para el crecimiento, fue la implementación de un nuevo agente de venta. Se trata de un “promotor” que durante la semana se acerca a nuevos puntos de venta como misceláneas y pequeños comercios, para vender por medio de ellos nuestros productos.

La recién apertura de la segunda sucursal ha mantenido un ingreso constante. Sin embargo, aún es un canal con áreas de oportunidad. Se recomienda incrementar el enfoque que se le da dentro del área de marketing.

Formato de informe de ventas

A continuación te dejamos un ejemplo y nuestro formato de informe de ventas. Puedes descargar ambos de manera gratuita y rellenarlos en Word. Después podrás imprimirlo o guardarlo en PDF para compartirlo en medios digitales.

Ejemplo de informe de ventas
Ejemplo de informe de ventas

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Formato de informe de ventas
Formato de informe de ventas
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