Los reportes de ventas informan a los directivos y a cada uno de los departamentos de una empresa los ingresos obtenidos por la venta de productos o servicios en un periodo determinado. Indica si se cumplió o no con las ventas proyectadas y con base a esto ayuda a tomar decisiones para el mejoramiento de cualquier negocio.
Si necesitas elaborar reportes de ventas para llevar un control de los ingresos en tu empresa sigue leyendo este post. Aquí te explicaremos a detalle en qué consiste este reporte, qué debe incluir y qué debes considerar para elaborarlo, además te dejamos un ejemplo del documento para que te des una idea de cómo se hace. Y por si fuera poco te daremos nuestro formato de reporte de ventas para descaragar completamente gratis.
¿Qué es un reporte de ventas?
Es un documento que muestra las ventas realizadas de un producto o servicio en un periodo determinado, generalmente semanal o mensual.
Debe incluir el total de ventas en el periodo comparado que lo que se proyectó inicialmente, lo ideal es que el resultado de esta comparación sea cero o positivo, de lo contrario indicaría que no se cumplieron los objetivos de ventas y habría que tomar medidas al respecto.
Es posible elaborar un gráfico con la información del reporte para que sea más fácil explicar y comprender los datos.
Se recomienda archivar los reportes de los periodos anteriores para llevar un registro histórico y pronosticar las ventas para los siguientes periodos.
Elementos de un reporte de ventas
Un reporte de ventas debe contener:
- Nombre del reporte, es decir, reporte de ventas semanal o mensual y el periodo que comprende.
- Productos o servicios que se consideran en el reporte.
- Ventas por cada día de la semana o cada mes del año.
- Ventas totales, en el periodo reportado.
- Pronóstico de ventas. O sea el objetivo de ventas que se planteó al inicio del periodo laboral.
- Diferencia entre las ventas reales y las proyectadas. Esta es la parte más importante del documento pues permite ver el alcance real de la empresa, en comparación con las cifras necesarias para su correcto funcionamiento.
- Gráfico ilustrativo con la información del reporte. Este último punto es opcional, aunque conviene mucho tenerlo pues facilita la comprensión de las cifras y sus comparativas.
¿Cómo hacer un reporte de ventas?
Pasos para elaborar un reporte de ventas:
- Indica el periodo en que quieres contabilizar las ventas, es decir, por semana o por mes, es más útil hacerlo por mes para analizarlo en conjunto con los objetivos de ventas.
- Redacta el nombre de los productos o servicios que considerarás para el reporte de ventas. En lugar de productos o servicios puedes considerar sucursales, vendedores, etcétera, conforme se requiera en tu empresa.
- Coloca las ventas de cada producto o servicio para cada día de la semana o mes del año según corresponda, las ventas se consideran en pesos o unidades. Generalmente los reportes mensuales son utilizados para determinar si se están cumpliendo o no los objetivos y los anuales son parte de los análisis financieros completos de cada año.
- Obtén el total de ventas en la semana o en el año para cada producto o servicio.
- Calcula el total de ventas de todos los productos durante todo el periodo.
- Redacta las ventas que tenías proyectadas de forma semanal o anual para cada producto o servicio.
- Resta las ventas proyectadas del total de ventas, esta diferencia deberá ser igual a cero o positiva, así te aseguras de que se han cumplido los objetivos de ventas. En caso de que haya diferencias negativas y que por la tanto, no se estén cumpliendo los objetivos de ventas, será necesario tomar medidas inmediatas para incrementar los niveles de ventas.
- Elabora un gráfico con la información para facilitar el análisis del reporte.
Ejemplo de un reporte de ventas
Se indica el total venidos por día o mes de cada producto, el total de ventas por mes o año, la cantidad proyectada para ventas y la diferencia entre las ventas reales y la proyeccción. En nuestro formato te darás cuenta de que automáticamente se marca en verde cuando la diferencia entre las ventas reales y proyectadas es positiva y en rojo cuando es negativa, es importante buscar soluciones si tienes diferencias en rojo.
Un formato el gráfico se elabora automáticamente una vez que completes la información del reporte. Recuerda que los gráficos ayudan a analizar la información con mayor facilidad.
Formato de un reporte de ventas
Si necesitas un reporte de ventas puedes descargar nuestro formato Excel de Reporte de Ventas GRATIS para completar con tu información.
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MUY BUENAS TARDES. SOY ESTUDIANTE DE CONTADURÍA PÚBLICA. LOS FELICITO, EXCELENTE PÁGINA, MUY DIDÁCTICA. LLEGA DE MANERA SENCILLA SIN COMPLICACIONES, EN HORA BUENA.