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La mejora continua es un aspecto fundamental para las empresas, pues mantenerse vigentes y con una fuerza laboral motivada es sinónimo de crecimiento. Una de las formas de garantizar esto es a través del entrenamiento y actualización constante, por lo que el desarrollo de planes de capacitación efectivos es algo indispensable para cualquier compañía.
Este documento empresarial es una herramienta en extremo útil para generar equipos de trabajo competentes, proactivos y de alto rendimiento. ¿Quieres saber más sobre cómo elaborar estos planes? ¡No busques más!
Nuestro equipo de redactores expertos en negocios se ha dado la tarea de investigar este tema para presentarte:
Al terminar tu lectura, si este artículo resultó útil para ti, no olvides compartirlo con más personas a quienes les sea de ayuda.
Un plan de capacitación es un documento que contiene la información relacionada con alguna clase de entrenamiento o actividad de desarrollo y actualización para el personal de una empresa, Es decir, es un texto que explica el panorama general de una capacitación dentro de una compañía, sus detalles, enfoque y contenido.
Esta herramienta es utilizada frecuentemente para explicar a directivos, gerentes y/o supervisores las diferentes actividades de entrenamiento que recibirán los empleados de algún área en particular.
Considerando que todas las compañías, incluidas la tuya, deben vivir un proceso de mejora y actualización constante, desarrollar planes de capacitación es una tarea clave para mantener a las empresas a la vanguardia. Poder contar con un personal competitivo y actualizado ayudará a que tu compañía tenga una atmósfera motivada y en busca de constante desarrollo, lo que representará un beneficio tangible para tus procesos de producción y el crecimiento de tus negocios.
Al desarrollar planes de capacitación, podemos hablar de los siguientes tipos:
Toda área dentro de tu empresa se beneficia cuando sus elementos cuentan con las habilidades, conductas y técnicas apropiadas para trabajar a lo más alto de sus capacidades. Los puestos directivos motivan hacia la base de tu organigrama quienes, a su vez, emplean esa motivación para explotar sus conocimientos al máximo y mejorar los procesos de producción de la compañía.
¿Este panorama te suena agradable para tu empresa? ¡Excelente! Entonces ahora puedes empezar a ver el porqué contar con planes de capacitación puede ser útil para tu negocio.
Contar con un ambiente laboral positivo, donde haya un sentido de pertenencia, crecimiento profesional y una buena productividad son sólo algunas de las cosas que puedes generar a través de planes de capacitación dirigidos a mejorar diferentes aspectos de tu compañía.
Por otro lado, también te ayudarán a detectar y disminuir errores en tus procesos, pues al buscar la mejora continua lograrás depurar cada una de tus actividades hasta llevarla a su mejor calidad. Obviamente, esto tendrá un impacto positivo en la satisfacción de tus clientes y, por ende, en la disposición de tus empleados para seguir aprendiendo.
Dependiendo de los alcances y pormenores de tus planes de capacitación, su extensión y estructura pueden modificarse. Sin embargo, la mayoría de ellos contemplan los siguientes elementos:
Esta sección sirve como introducción al plan, además de ofrecer un contexto general de la empresa, sus características y necesidades.
Básicamente es un apartado muy breve indicando el giro de la empresa.
Aquí ofrecerás una explicación que indique las razones por la cuales es necesario poner en marcha el plan de capacitación. También puedes incluir algunos antecedentes o hechos relevantes que apoyen a esa necesidad.
En este apartado mencionarás los públicos o áreas que se pretende impactar con el contenido del plan de capacitación.
Esta sección detallará las miras generales del plan, es decir, lo que se pretende lograr en el panorama general de la empresa una vez que se lleve a cabo el entrenamiento en su totalidad.
A diferencia del punto anterior, aquí describirás los objetivos del plan de capacitación en sí mismo. Es decir, los cambios en actitudes, procesos o técnicas que se buscan cubrir dentro del programa. Estos pueden ser divididos en:
A manera de misión empresarial, en esta sección escribirás la meta a lograr como resultado de la implementación de tu plan.
Con esta sección comienza la parte más técnica del documento, pues aquí detallarás los métodos o dinámicas que empleará tu plan de capacitación para transmitir el conocimiento a enseñar.
Aquí podrás desglosar con más detalle el tipo de plan de capacitación que has elaborado, así como las modalidades (formación, actualización, especialización, perfeccionamiento o complementación) y niveles (básico, intermedio, avanzado) que cubrirá o utilizará para lograr sus metas.
Quizá esta es la parte más importante del plan, pues aquí desglosarás los programas, módulos o temas que cubrirá tu plan. En este apartado puedes ser tan detallado como lo necesites, y el uso de tablas gráficos te ayudará en gran medida a facilitar la comunicación de estos datos.
En esencia, esta sección cubrirá todos los requerimientos (y costos, si es necesario) que el plan utilizará para llevarse a cabo. Por lo regular están divididos en humanos y materiales.
En caso de que el plan de capacitación cuente con un subsidio o apoyo por parte de otra institución, es necesario mencionarlo en esta sección. De lo contrario, considerando que muchas propuestas de entrenamiento son auto financiadas por las compañías, puedes o no omitir el apartado.
Así como sucede en los planes de trabajo, intervención, mejora o comunicación, el de capacitación deberá contar con un calendario de actividades para la programación de las mismas. Esto con la intención de ubicarlo en tiempos idóneos para afectar lo menos posible la producción, asistencia y constancia de la compañía.
Para desarrollar planes de capacitación efectivos, te recomendamos los siguientes pasos:
Antes de comenzar a escribir tu documento, será necesario determinar cuáles son los aspectos que pueden mejorarse dentro de tu compañía.
Para ello, es importante que observes la situación actual de la empresa, sus valores, comportamientos y perfiles de los trabajadores, así podrás identificar las necesidades de formación que te reporta el ambiente de trabajo y los mismos empleados de todos los niveles. Puedes utilizar encuestas, entrevistas o grupos de enfoque, así como todas las herramientas a tu alcance para definir las áreas que a optimizar.
Con la información que obtengas de tu diagnóstico, te harás de una buena lista de opciones para capacitación. Sin embargo, eso no quiere decir que las atacarás todas al mismo tiempo y con la misma intensidad.
Será importante que filtres esos resultados y decidas cuáles de ellos son verdaderas prioridades, dejando los demás para capacitaciones futuras. A continuación, podrás organizar cronogramas de capacitación donde ordenes estos temas de una manera progresiva e incluso encadenada que resulte en planes ordenados para el mayor bien de la empresa.
De esa lista ordenada en el punto anterior podrás comenzar a dar respuestas a preguntas como: ¿Qué deseo cambiar en la organización? o ¿qué expectativas tengo de estos procesos? De esta forma, podrás definir mecanismos para evaluar los resultados de tus planes de capacitación. Al mismo tiempo, identificarás la utilidad de cada uno y su aporte real a la organización.
Una vez que tengas estos objetivos, además de incluirlos en tu documento, compártelos con tus colaboradores. Esto te ayudará a alinear la visión de todos y enfocarla en los propósitos de crecimiento de la empresa.
Así como lo mencionarás en el documento, el siguiente paso será ubicar todas las capacitaciones en el tiempo y espacios que sean más prudentes. Recuerda que cualquier tipo de formación o cambio dentro de la empresa requiere de tiempo, por lo que estudia bien la situación y asigna espacios suficientes para que tus planes se lleven a cabo con éxito.
Una vez puesto en marcha lo establecido en tu plan de capacitación, puedes implementar las siguientes acciones para mejorar sus impacto y aplicaciones futuras:
Estar al tanto del avance y los resultados del plan, mientras se está llevando a cabo, es una manera de optimizar esas capacitaciones para sesiones futuras. Recuerda que este es un proceso continuo y sujeto de mejora constante, lo errores son naturales y de esperarse, pero siempre traen consigo áreas de oportunidad.
Esta es una excelente estrategia para mantener a los participantes motivados a seguir aprendiendo. Las constancias de participación generan un sentido de desarrollo y crecimiento personal, justo lo que tu fuerza laboral necesita para seguir mejorando.
Además, este tipo de prácticas también ayudan al momento de realizar auditorías y planes de calidad internos.
A continuación te mostramos un ejemplo de plan de capacitación que podrás utilizar como referencia para diseñar los tuyos.
PLAN DE CAPACITACIÓN
Corpomax Consultoría
Jul – Dic 2022
Elaborado por: Arnulfo Cornejo Campos
Director Comercial
El Plan de Capacitación y Desarrollo de Recursos Humanos para el segundo semestre del año en curso (2022) representa un instrumento que determina las prioridades de capacitación de los colaboradores del Corpomax Consultoría S.A. DE C.V.
La capacitación es un proceso educativo de naturaleza estratégica aplicado organizada y sistemáticamente, a través del cual el personal de una empresa adquiere o desarrolla conocimientos y habilidades específicas relacionadas con el trabajo, y modifica sus actitudes frente a diversos aspectos de la organización, puesto o ambiente laboral. Como componente dentro del proceso de desarrollo de los Recursos Humanos, la capacitación implica, por un lado, una sucesión definida de condiciones y etapas dirigidas a lograr la integración del colaborador a su puesto en la organización, el incremento y mantenimiento de su eficiencia, así como su progreso personal y laboral para la empresa; por otro, un conjunto de metodologías, técnicas y recursos para el desarrollo de planes y la implantación de acciones específicas de la empresa para su mejora continua.
De esta forma, la capacitación constituye un factor importante para que el colaborador brinde aportes significativos en el puesto asignado, ya que es un proceso constante que busca la mayor eficiencia y productividad en sus actividades, mientras que también contribuye a elevar el rendimiento, la moral y el ingenio creativo del colaborador.
El presente Plan de Capacitación incluye a los colaboradores del Taller Matriz y las sucursales que integran a la compañía, mismos que serán agrupados de acuerdo con sus áreas de actividad y con temas puntuales, dirigidos a sus necesidades particulares. Se contemplaron también las opiniones y sugerencias recogidas en las Evaluaciones de Desempeño Laboral; al mismo tiempo, sus costos están contemplados dentro de los Procedimientos de Capacitación, con un presupuesto asignado de $250,000 M. N.
La finalidad del presente documento es cumplir con los objetivos, en lo que a capacitación se refiere, del Plan Empresarial 2022 – 2023.
PLAN DE CAPACITACIÓN Y RECURSOS HUMANOS
Corpomax Consultoría S.A. de C.V. es una empresa privada dedicada a la prestación de servicios en asesoría y consultoría empresarial.
Para las empresas, el activo más importante es el personal implicado en las actividades laborales. Para empresas prestadoras de servicios, esto es doblemente cierto pues la conducta y rendimiento de los empleados influye directamente en la calidad y optimización de los servicios brindados.
Contar con una plantilla motivada y trabajando en equipo es el pilar fundamental en el que las organizaciones cimentan sus logros. Ambos aspectos, además de constituir dos importantes fuerzas para mantener a cualquier negocio en condiciones competitivas, son parte esencial de las bases de los nuevos enfoques administrativos y gerenciales.
La existencia de una fuerza laboral motivada radica en la calidad del trato que recibe por parte de ejecutivos y funcionarios; en la confianza, respeto y consideración que los directivos les otorguen de manera diaria. Por otro lado, el ambiente laboral y lo que éste facilite el cumplimento de las labores diarias también influye en gran medida.
Hoy en día, las organizaciones nacionales e internacionales ponen cada vez más peso en incrementar la motivación y en valorar las aportaciones de la fuerza laboral con la intención de obtener mayores ganancias y posiciones más competitivas en sus respectivos mercados.
Con este enfoque, el tema de la capacitación se ha convertido en un elemento esencial para mantener, modificar o cambiar las actitudes y comportamientos de las personas dentro de las organizaciones, dirigiéndose a la optimización de los servicios de asesoría y consultoría empresarial.
A partir de este contexto es que se plantea el siguiente Plan de Capacitación para el área de desarrollo del recurso humano y mejora en la calidad del servicio al cliente.
El presente plan de capacitación es de naturaleza obligatoria para todo el personal activo dentro de la empresa Corpomax Consultoría S.A. de. C.V.
Dado que el propósito genera es impulsar la eficacia organizacional, la capacitación se lleva a cabo para contribuir a:
Elevar el rendimiento de los colaboradores y, con ello, incrementar la productividad y el rendimiento de la empresa.
5.1 Objetivos Generales
5.2 Objetivos Específicos
Capacitar a la totalidad de puestos gerenciales, jefes departamentales, secciones y personal operativo de la empresa Corpomax Consultoría S.A. de C.V.
Las estrategias que utilizará este plan de capacitación serán:
8.1 Tipos de Capacitación
El presente plan de capacitación hará uso de un modelo mixto entre Preventivo, Correctivo y Desarrollo de Carrera. Esta decisión fue tomada a partir del hecho que la empresa ya cuenta con un código ético y de conductas y valores, así como protocolos de convivencia y relación entre áreas y niveles.
Por esta razón, el aspecto preventivo irá dirigido a reforzar esos elementos para evitar caer en malas prácticas en temas de recursos humanos. El aspecto correctivo irá de la mano con la detección de situaciones o prácticas que falten a los manuales de conducta con la intención de corregirlos y evitar su continuación.
Finalmente, la vertiente de desarrollo de carrera la encontraremos en las prácticas de actualización, pues de ellas seguramente se obtendrán elementos para que algunos colaboradores persigan otros puestos o especializaciones de área.
8.2 Modalidades de Capacitación
Los tipos de capacitación enunciados pueden adoptar cualquiera de las siguientes modalidades:
Formación: El propósito de esta modalidad es impartir conocimientos básicos orientados a proporcionar una visión general y amplia en relación con el contexto de desenvolvimiento.
Actualización: Se orienta a proporcionar conocimientos y experiencias derivadas de avances tecnológicos – científicos en una determinada actividad.
Especialización: Se busca la profundización y dominio de conocimientos y experiencias; el desarrollo de habilidades sobre un área específica de actividad.
Perfeccionamiento: Se propone completar, ampliar o desarrollar el nivel de conocimientos y experiencias, con la intención de potenciar el desempeño de funciones técnicas, profesionales, directivas o de gestión.
Complementación: Su propósito es reforzar la formación de un colaborador que maneja solo parte de los conocimientos o habilidades demandados por su puesto y requiere alcanzar el nivel que este exige.
8.3 Niveles de Capacitación
Para este plan de capacitación se han considerado los siguientes niveles:
Básico: Dirigido al personal de nuevo ingreso o que recientemente ha cambiado de puesto.
Intermedio: Orientado al personal que requiere profundizar sus conocimientos y experiencia en una ocupación determinada, o en algún aspecto de ella.
Avanzado: Dirigido al personal que necesita de una visión integral y profunda sobre un área, actividad o campos relacionados.
El presente plan contempla los siguientes temas, mismos que permitirán al personal capitalizar el contenido y mejorar la calidad del trabajo de recursos humanos:
SISTEMA INSTITUCIONAL
Planeamiento Estratégico
Administración y Organización
Cultura Organizacional
Gestión del Cambio
IMAGEN INSTITUCIONAL
Relaciones Humanas
Relaciones Públicas
Administración por Valores
Mejoramiento del Clima Laboral
CONTABILIDAD
Auditoría y Normas de Control
Control Patrimonial
10.1. HUMANOS: Conformado por los participantes, facilitadores y expositores especializados.
10.2 MATERIALES
INFRAESTRUCTURA: Las actividades contempladas en el presente plan se desarrollarán en las instalaciones designadas por la Administración de la empresa (Salas de Juntas A, B y C / Salón de Usos Múltiples).
MOBILIARIO, EQUIPO Y OTROS: Mesas de trabajo, carpetas, pizarrones, plumones, equipo audiovisual, Wi-Fi.
| ACTIVIDADES A DESARROLLAR | MESES | |||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | |
| Seminario: Planeamiento Estratégico | x | |||||||||||
| Conferencia: Cultura Organizacional | x | |||||||||||
| Taller: Relaciones Humanas | x | |||||||||||
| Curso: Administración y Organización | x | |||||||||||
| Seminario: Control Patrimonial | x | |||||||||||
| Conferencia: Relaciones Públicas | x | |||||||||||
| Seminario: Mejoramiento del Clima Laboral | x | |||||||||||
| Curso: Gestión del Cambio | x | |||||||||||
| Seminario: Auditoría y Normas de Control | x | |||||||||||
| Conferencia: Administración por Valores | x | |||||||||||
Por último, te dejamos 2 ejemplos y 2 formatos de plan de capacitación para descarga gratuita. Selecciona el que prefieras y edítalo en Word, Google Drive o OneDrive. Después de editarlo podrás guardarlo en versión PDF si lo requieres.
Instrucciones para Plantillas en Google Drive y One drive (word en línea). Requerirás una cuenta asociada a gmail o a Microsoft, si no cuentas con una puedes abrirla rápidamente, es gratis.
¡Listo! Podrás editar nuestras plantillas y generar tu documento en minutos.
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por Redacción Milformatos el 23 de febrero de 2022
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