PLAN DE CAPACITACIóN

por Redacción Milformatos el 23 de febrero de 2022

Actualizado el: 07/02/2022

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La mejora continua es un aspecto fundamental para las empresas, pues mantenerse vigentes y con una fuerza laboral motivada es sinónimo de crecimiento. Una de las formas de garantizar esto es a través del entrenamiento y actualización constante, por lo que el desarrollo de planes de capacitación efectivos es algo indispensable para cualquier compañía.

Este documento empresarial es una herramienta en extremo útil para generar equipos de trabajo competentes, proactivos y de alto rendimiento. ¿Quieres saber más sobre cómo elaborar estos planes? ¡No busques más!

Nuestro equipo de redactores expertos en negocios se ha dado la tarea de investigar este tema para presentarte:

  • La definición de qué es un plan de capacitación y en qué casos se utiliza.
  • Los tipos de planes de capacitación y cómo realizarlos.
  • Ejemplos y plantillas en Word, Google Drive, Word en Línea y OneDrive para que puedas descargar, editar y generar tu documento en minutos.

Al terminar tu lectura, si este artículo resultó útil para ti, no olvides compartirlo con más personas a quienes les sea de ayuda.

¿Qué es el Plan de Capacitación?

Un plan de capacitación es un documento que contiene la información relacionada con alguna clase de entrenamiento o actividad de desarrollo y actualización para el personal de una empresa, Es decir, es un texto que explica el panorama general de una capacitación dentro de una compañía, sus detalles, enfoque y contenido.

 

Esta herramienta es utilizada frecuentemente para explicar a directivos, gerentes y/o supervisores las diferentes actividades de entrenamiento que recibirán los empleados de algún área en particular.

Considerando que todas las compañías, incluidas la tuya, deben vivir un proceso de mejora y actualización constante, desarrollar planes de capacitación es una tarea clave para mantener a las empresas a la vanguardia. Poder contar con un personal competitivo y actualizado ayudará a que tu compañía tenga una atmósfera motivada y en busca de constante desarrollo, lo que representará un beneficio tangible para tus procesos de producción y el crecimiento de tus negocios.

Tipos de Plan de Capacitación

Al desarrollar planes de capacitación, podemos hablar de los siguientes tipos:

  • Inductivo: Integración de personal nuevo
  • Preventivo: Preparación para adoptar nuevas metodologías o procesos
  • Correctivo: Solución de problemas de desempeño
  • Para desarrollo de carrera: Crecimiento profesional.

¿Para qué sirve el Plan de Capacitación?

Toda área dentro de tu empresa se beneficia cuando sus elementos cuentan con las habilidades, conductas y técnicas apropiadas para trabajar a lo más alto de sus capacidades. Los puestos directivos motivan hacia la base de tu organigrama quienes, a su vez, emplean esa motivación para explotar sus conocimientos al máximo y mejorar los procesos de producción de la compañía.

¿Este panorama te suena agradable para tu empresa? ¡Excelente! Entonces ahora puedes empezar a ver el porqué contar con planes de capacitación puede ser útil para tu negocio.

Contar con un ambiente laboral positivo, donde haya un sentido de pertenencia, crecimiento profesional y una buena productividad son sólo algunas de las cosas que puedes generar a través de planes de capacitación dirigidos a mejorar diferentes aspectos de tu compañía.

Por otro lado, también te ayudarán a detectar y disminuir errores en tus procesos, pues al buscar la mejora continua lograrás depurar cada una de tus actividades hasta llevarla a su mejor calidad. Obviamente, esto tendrá un impacto positivo en la satisfacción de tus clientes y, por ende, en la disposición de tus empleados para seguir aprendiendo.

Estructura de un Plan de Capacitación

Dependiendo de los alcances y pormenores de tus planes de capacitación, su extensión y estructura pueden modificarse. Sin embargo, la mayoría de ellos contemplan los siguientes elementos:

Presentación

Esta sección sirve como introducción al plan, además de ofrecer un contexto general de la empresa, sus características y necesidades.

Actividad de la empresa

Básicamente es un apartado muy breve indicando el giro de la empresa.

Justificación

Aquí ofrecerás una explicación que indique las razones por la cuales es necesario poner en marcha el plan de capacitación. También puedes incluir algunos antecedentes o hechos relevantes que apoyen a esa necesidad.

Alcance

En este apartado mencionarás los públicos o áreas que se pretende impactar con el contenido del plan de capacitación.

Fines del Plan de Capacitación

Esta sección detallará las miras generales del plan, es decir, lo que se pretende lograr en el panorama general de la empresa una vez que se lleve a cabo el entrenamiento en su totalidad.

Objetivos del Plan de Capacitación

A diferencia del punto anterior, aquí describirás los objetivos del plan de capacitación en sí mismo. Es decir, los cambios en actitudes, procesos o técnicas que se buscan cubrir dentro del programa. Estos pueden ser divididos en:

  • Objetivos Generales
  • Objetivos Específicos

Metas

A manera de misión empresarial, en esta sección escribirás la meta a lograr como resultado de la implementación de tu plan.

Estrategias

Con esta sección comienza la parte más técnica del documento, pues aquí detallarás los métodos o dinámicas que empleará tu plan de capacitación para transmitir el conocimiento a enseñar.

Tipos, Modalidades y Niveles de Capacitación

Aquí podrás desglosar con más detalle el tipo de plan de capacitación que has elaborado, así como las modalidades (formación, actualización, especialización, perfeccionamiento o complementación) y niveles (básico, intermedio, avanzado) que cubrirá o utilizará para lograr sus metas.

Acciones a Desarrollar

Quizá esta es la parte más importante del plan, pues aquí desglosarás los programas, módulos o temas que cubrirá tu plan. En este apartado puedes ser tan detallado como lo necesites, y el uso de tablas gráficos te ayudará en gran medida a facilitar la comunicación de estos datos.

Recursos

En esencia, esta sección cubrirá todos los requerimientos (y costos, si es necesario) que el plan utilizará para llevarse a cabo. Por lo regular están divididos en humanos y materiales.

Financiamiento

En caso de que el plan de capacitación cuente con un subsidio o apoyo por parte de otra institución, es necesario mencionarlo en esta sección. De lo contrario, considerando que muchas propuestas de entrenamiento son auto financiadas por las compañías, puedes o no omitir el apartado.

Cronograma

Así como sucede en los planes de trabajo, intervención, mejora o comunicación, el de capacitación deberá contar con un calendario de actividades para la programación de las mismas. Esto con la intención de ubicarlo en tiempos idóneos para afectar lo menos posible la producción, asistencia y constancia de la compañía.

¿Cómo se hace un Plan de Capacitación?

Para desarrollar planes de capacitación efectivos, te recomendamos los siguientes pasos:

Hacer un diagnóstico

Antes de comenzar a escribir tu documento, será necesario determinar cuáles son los aspectos que pueden mejorarse dentro de tu compañía.

Para ello, es importante que observes la situación actual de la empresa, sus valores, comportamientos y perfiles de los trabajadores, así podrás identificar las necesidades de formación que te reporta el ambiente de trabajo y los mismos empleados de todos los niveles. Puedes utilizar encuestas, entrevistas o grupos de enfoque, así como todas las herramientas a tu alcance para definir  las áreas que a optimizar.

Definir prioridades

Con la información que obtengas de tu diagnóstico, te harás de una buena lista de opciones para capacitación. Sin embargo, eso no quiere decir que las atacarás todas al mismo tiempo y con la misma intensidad.

Será importante que filtres esos resultados y decidas cuáles de ellos son verdaderas prioridades, dejando los demás para capacitaciones futuras. A continuación, podrás organizar cronogramas de capacitación donde ordenes estos temas de una manera progresiva e incluso encadenada que resulte en planes ordenados para el mayor bien de la empresa.

Plantear objetivos

De esa lista ordenada en el punto anterior podrás comenzar a dar respuestas a preguntas como: ¿Qué deseo cambiar en la organización? o ¿qué expectativas tengo de estos procesos? De esta forma, podrás definir mecanismos para evaluar los resultados de tus planes de capacitación. Al mismo tiempo, identificarás la utilidad de cada uno y su aporte real a la organización.

Una vez que tengas estos objetivos, además de incluirlos en tu documento, compártelos con tus colaboradores. Esto te ayudará a alinear la visión de todos y enfocarla en los propósitos de crecimiento de la empresa.

Establecer cronogramas

Así como lo mencionarás en el documento, el siguiente paso será ubicar todas las capacitaciones en el tiempo y espacios que sean más prudentes. Recuerda que cualquier tipo de formación o cambio dentro de la empresa requiere de tiempo, por lo que estudia bien la situación y asigna espacios suficientes para que tus planes se lleven a cabo con éxito.

Otros pasos

Una vez puesto en marcha lo establecido en tu plan de capacitación, puedes implementar las siguientes acciones para mejorar sus impacto y aplicaciones futuras:

  • Evalúa los procesos sobre la marcha

Estar al tanto del avance y los resultados del plan, mientras se está llevando a cabo, es una manera de optimizar esas capacitaciones para sesiones futuras. Recuerda que este es un proceso continuo y sujeto de mejora constante, lo errores son naturales y de esperarse, pero siempre traen consigo áreas de oportunidad.

  • Certifica a los participantes

Esta es una excelente estrategia para mantener a los participantes motivados a seguir aprendiendo. Las constancias de participación generan un sentido de desarrollo y crecimiento personal, justo lo que tu fuerza laboral necesita para seguir mejorando.

Además, este tipo de prácticas también ayudan al momento de realizar auditorías y planes de calidad internos.

Ejemplo de Plan de Capacitación

A continuación te mostramos un ejemplo de plan de capacitación que podrás utilizar como referencia para diseñar los tuyos.

Portada

PLAN DE CAPACITACIÓN

 

 

Corpomax Consultoría

 

Jul  – Dic 2022

 

 

 

 

Elaborado por: Arnulfo Cornejo Campos
Director Comercial

 

 

Presentación

El Plan de Capacitación y Desarrollo de Recursos Humanos para el segundo semestre del año en curso (2022) representa un instrumento que determina las prioridades de capacitación de los colaboradores del Corpomax Consultoría S.A. DE C.V.

La capacitación es un proceso educativo de naturaleza estratégica aplicado organizada y sistemáticamente, a través del cual el personal de una empresa adquiere o desarrolla conocimientos y habilidades específicas relacionadas con el trabajo, y modifica sus actitudes frente a diversos aspectos de la organización, puesto o ambiente laboral. Como componente dentro del proceso de desarrollo de los Recursos Humanos, la capacitación implica, por un lado, una sucesión definida de condiciones y etapas dirigidas a lograr la integración del colaborador a su puesto en la organización, el incremento y mantenimiento de su eficiencia, así como su progreso personal y laboral para la empresa; por otro, un conjunto de metodologías, técnicas y recursos para el desarrollo de planes y la implantación de acciones específicas de la empresa para su mejora continua.

De esta forma, la capacitación constituye un factor importante para que el colaborador brinde aportes significativos en el puesto asignado, ya que es un proceso constante que busca la mayor eficiencia y productividad en sus actividades, mientras que también contribuye a elevar el rendimiento, la moral y el ingenio creativo del colaborador.

El presente Plan de Capacitación incluye a los colaboradores del Taller Matriz y las sucursales que integran a la compañía, mismos que serán agrupados de acuerdo con sus áreas de actividad y con temas puntuales, dirigidos a sus necesidades particulares. Se contemplaron también las opiniones y sugerencias recogidas en las Evaluaciones de Desempeño Laboral; al mismo tiempo, sus costos están contemplados dentro de los Procedimientos de Capacitación, con un presupuesto asignado de $250,000 M. N.

La finalidad del presente documento es cumplir con los objetivos, en lo que a capacitación se refiere, del Plan Empresarial 2022 – 2023.

Actividad de la Empresa y Justificación

PLAN DE CAPACITACIÓN Y RECURSOS HUMANOS

I. ACTIVIDAD DE LA EMPRESA

Corpomax Consultoría S.A. de C.V. es una empresa privada dedicada a la prestación de servicios en asesoría y consultoría empresarial.

II. JUSTIFICACIÓN

Para las empresas, el activo más importante es el personal implicado en las actividades laborales. Para empresas prestadoras de servicios, esto es doblemente cierto pues la conducta y rendimiento de los empleados influye directamente en la calidad y optimización de los servicios brindados.

Contar con una plantilla motivada y trabajando en equipo es el pilar fundamental en el que las organizaciones cimentan sus logros. Ambos aspectos, además de constituir dos importantes fuerzas para mantener a cualquier negocio en condiciones competitivas, son parte esencial de las bases de los nuevos enfoques administrativos y gerenciales.

La existencia de una fuerza laboral motivada radica en la calidad del trato que recibe por parte de ejecutivos y funcionarios; en la confianza, respeto y consideración que los directivos les otorguen de manera diaria. Por otro lado, el ambiente laboral y lo que éste facilite el cumplimento de las labores diarias también influye en gran medida.

Hoy en día, las organizaciones nacionales e internacionales ponen cada vez más peso en incrementar la motivación y en valorar las aportaciones de la fuerza laboral con la intención de obtener mayores ganancias y posiciones más competitivas en sus respectivos mercados.

Con este enfoque, el tema de la capacitación se ha convertido en un elemento esencial para mantener, modificar o cambiar las actitudes y comportamientos de las personas dentro de las organizaciones, dirigiéndose a la optimización de los servicios de asesoría y consultoría empresarial.

A partir de este contexto es que se plantea el siguiente Plan de Capacitación para el área de desarrollo del recurso humano y mejora en la calidad del servicio al cliente.

Alcance y Fines del Plan de Capacitación

III. ALCANCE

El presente plan de capacitación es de naturaleza obligatoria para todo el personal activo dentro de la empresa Corpomax Consultoría S.A. de. C.V.

IV. FINES DEL PLAN DE CAPACITACIÓN

Dado que el propósito genera es impulsar la eficacia organizacional, la capacitación se lleva a cabo para contribuir a:

Elevar el rendimiento de los colaboradores y, con ello, incrementar la productividad y el rendimiento de la empresa.

  • Mejorar la interacción entre trabajadores, con la intención de elevar el interés por garantizar la calidad en el servicio.
  • Satisfacer con mayor facilidad los requerimientos futuros de la empresa en materia de personal, sobre una base de planeación de recursos humanos.
  • Generar conductas positivas y mejoras en el clima de trabajo, la productividad y la calidad, elevando la moral de trabajo.
  • Preservar la salud física y mental con la intención de prevenir accidentes de trabajo, propiciando un ambiente seguro con actitudes y comportamientos más estables.
  • Mantener a los trabajadores actualizados con los avances tecnológicos contemporáneos, alentando la iniciativa y creatividad para prevenir la obsolescencia de la fuerza de trabajo.

Objetivos

V. OBJETIVOS DEL PLAN DE CAPACITACIÓN

5.1 Objetivos Generales

  • Preparar al personal para le ejecución eficiente de las responsabilidades correspondientes a sus puestos.
  • Brindar oportunidades de desarrollo personal en los cargos actuales y para puestos a los que el colaborador pueda aspirar o ser considerado.
  • Modificar actitudes para contribuir a crear un clima de trabajo satisfactorio, incrementar la motivación del trabajador y hacerlo más receptivo a la supervisión y acciones de gestión.

5.2 Objetivos Específicos

  • Proporcionar orientación e información relativa a los objetivos de la empresa, su organización, funcionamiento, normas y políticas.
  • Proveer conocimientos y desarrollar habilidades que cubran la totalidad de requerimientos para el desempleo de puestos específicos.
  • Actualizar y ampliar los conocimientos requeridos en áreas especializadas de actividad.
  • Contribuir a elevar y mantener un buen nivel de eficiencia individual y rendimiento colectivo.
  • Ayudar en la preparación del personal calificado de acuerdo con los planes, objetivos y requerimientos de la empresa.
  • Apoyar la continuidad y desarrollo institucional.

Metas y Estrategias

VI. METAS

Capacitar a la totalidad de puestos gerenciales, jefes departamentales, secciones y personal operativo de la empresa Corpomax Consultoría S.A. de C.V.

VII. ESTRATEGIAS

Las estrategias que utilizará este plan de capacitación serán:

  • Desarrollo de trabajos prácticos realizados diariamente
  • Presentación de casos de estudio por área
  • Talleres
  • Exposiciones y diálogos
  • Dinámicas de rol

Tipos, Modalidades y Niveles de Capacitación

VIII. TIPOS, MODALIDADES Y NIVELES DE CAPACITACIÓN

8.1 Tipos de Capacitación

El presente plan de capacitación hará uso de un modelo mixto entre Preventivo, Correctivo y Desarrollo de Carrera. Esta decisión fue tomada a partir del hecho que la empresa ya cuenta con un código ético y de conductas y valores, así como protocolos de convivencia y relación entre áreas y niveles.

Por esta razón, el aspecto preventivo irá dirigido a reforzar esos elementos para evitar caer en malas prácticas en temas de recursos humanos. El aspecto correctivo irá de la mano con la detección de situaciones o prácticas que falten a los manuales de conducta con la intención de corregirlos y evitar su continuación.

Finalmente, la vertiente de desarrollo de carrera la encontraremos en las prácticas de actualización, pues de ellas seguramente se obtendrán elementos para que algunos colaboradores persigan otros puestos o especializaciones de área.

8.2 Modalidades de Capacitación

Los tipos de capacitación enunciados pueden adoptar cualquiera de las siguientes modalidades:

Formación: El propósito de esta modalidad es impartir conocimientos básicos orientados a proporcionar una visión general y amplia en relación con el contexto de desenvolvimiento.

Actualización: Se orienta a proporcionar conocimientos y experiencias derivadas de avances tecnológicos – científicos en una determinada actividad.

Especialización: Se busca la profundización y dominio de conocimientos y experiencias; el desarrollo de habilidades sobre un área específica de actividad.

Perfeccionamiento: Se propone completar, ampliar o desarrollar el nivel de conocimientos y experiencias, con la intención de potenciar el desempeño de funciones técnicas, profesionales, directivas o de gestión.

Complementación: Su propósito es reforzar la formación de un colaborador que maneja solo parte de los conocimientos o habilidades demandados por su puesto y requiere alcanzar el nivel que este exige.

8.3 Niveles de Capacitación

Para este plan de capacitación se han considerado los siguientes niveles:

Básico: Dirigido al personal de nuevo ingreso o que recientemente ha cambiado de puesto.

Intermedio: Orientado al personal que requiere profundizar sus conocimientos y experiencia en una ocupación determinada, o en algún aspecto de ella.

Avanzado: Dirigido al personal que necesita de una visión integral y profunda sobre un área, actividad o campos relacionados.

Acciones a Desarrollar

IX. Acciones a Desarrollar

El presente plan contempla los siguientes temas, mismos que permitirán al personal capitalizar el contenido y mejorar la calidad del trabajo de recursos humanos:

SISTEMA INSTITUCIONAL

Planeamiento Estratégico

Administración y Organización

Cultura Organizacional

Gestión del Cambio

IMAGEN INSTITUCIONAL

Relaciones Humanas

Relaciones Públicas

Administración por Valores

Mejoramiento del Clima Laboral

CONTABILIDAD

Auditoría y Normas de Control

Control Patrimonial

Recursos

X. RECURSOS

10.1. HUMANOS: Conformado por los participantes, facilitadores y expositores especializados.

10.2 MATERIALES

INFRAESTRUCTURA: Las actividades contempladas en el presente plan se desarrollarán en las instalaciones designadas por la Administración de la empresa (Salas de Juntas A, B y C / Salón de Usos Múltiples).

MOBILIARIO, EQUIPO Y OTROS: Mesas de trabajo, carpetas, pizarrones, plumones, equipo audiovisual, Wi-Fi.

Cronograma de Actividades

XI. CRONOGRAMA

ACTIVIDADES A DESARROLLAR MESES
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Seminario: Planeamiento Estratégico x
Conferencia: Cultura Organizacional x
Taller: Relaciones Humanas x
Curso: Administración y Organización x
Seminario: Control Patrimonial x
Conferencia: Relaciones Públicas x
Seminario: Mejoramiento del Clima Laboral x
Curso: Gestión del Cambio x
Seminario: Auditoría y Normas de Control x
Conferencia: Administración por Valores x

Formato de Plan de Capacitación

Por último, te dejamos 2 ejemplos y 2  formatos de plan de capacitación para descarga gratuita. Selecciona el que prefieras y edítalo en Word, Google Drive o OneDrive. Después de editarlo podrás guardarlo en versión PDF si lo requieres.

Instrucciones para Plantillas en Google Drive y One drive (word en línea). Requerirás una cuenta asociada a gmail o a Microsoft, si no cuentas con una puedes abrirla rápidamente, es gratis.

  1. Da clic en el formato deseado
  2. Te llevará a una página en donde te pedirá tus datos de usuario
  3. Una vez que hayas accedido, en google drive te preguntará si deseas hacer una copia, selecciona dicha opción. En one drive verás la opción “hacer una copia” en la esquina superior derecha.

¡Listo! Podrás editar nuestras plantillas y generar tu documento en minutos.

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