Dentro de cualquier negocio o empresa pueden suscitarse eventos inesperados o inusuales, algunos podrán ser más graves que otros y podrán ser de distintas índoles. Sin embargo, independientemente de qué tipo de eventos se pudieran presentar en tu negocio o empresa, necesitarás un reporte de incidencias para llevar un control adecuado y darles la mejor solución posible.
En esta entrada ampliaremos tu conocimiento sobre el reporte de incidencias y te ayudaremos a crear este documento. Asimismo, ponemos a tu alcance un ejemplo y una plantilla completamente editable para que la personalices a tu gusto.
Si este artículo te resulta útil, no olvides dejarnos un comentario y compartirlo en tus redes con amigos y colegas a quienes pudiera ayudarles.
¿Qué es un reporte de incidencias?
Como ya te hemos platicado en nuestra entrada sobre el reporte, se trata de un informe o noticia que describe hechos o sucesos relativos a un tema en particular, generalmente dirigido a un superior o alguien de autoridad mayor.
Se trata de un formato que detalla algún acontecimiento que interrumpe el desempeño normal de una empresa. En cualquier empleo suelen presentarse este tipo de situaciones, las cuales deben ser reportadas de manera clara y detallada. Esto puede involucrar fallas en los sistemas o equipos y maquinarias, ausencias, retardos, u omisiones en entrada y salida de los empleados.
Los reportes son en el área de seguridad tienen mucho valor porque su análisis ayuda a reforzar las acciones correctivas y preventivas que cuidarán de cada trabajador, así como el funcionamiento óptimo de la empresa.
Ventajas de un reporte de incidencias
Mostrar aquellos que se está haciendo equivocadamente en el ambiente laboral, así como alguna norma omitida o que el personal no comprenda.
Permite encontrar fallas en los sistemas o procedimientos de operación. Además promueve una comunicación efectiva de éstos.
Muestra las medidas correctivas necesarias para las amenazas a la seguridad y operatividad que se hayan detectado.
El reporte debe ser organizado y directo, y debe evitarse cualquier maniobra que oculten la verdad, de tal manera que el empleador pueda tomar las medidas para la resolución de accidentes futuros.
Estructura de un reporte de incidencias
Las partes estructurales y los formatos para un reporte de incidencias pueden ser tan variados como las necesidades particulares de cada empresa. Sin embargo, algunos datos que no pueden faltar son:
Día, fecha y hora.
Nombre y logotipo de la empresa.
Localización del sector donde ocurrió la incidencia.
Información de los involucrados.
La tarea que estaba siendo ejecutada.
Descripción detallada del acontecimiento.
Datos que la organización considere necesarios para comparar la información.
Cómo hacer un reporte de incidencias
Para la realización de un reporte de incidencias deben seguirse algunos pasos básicos, los cuales te mencionamos enseguida:
Conseguir un formato por cualquier medio:
Se debe escribir con la mayor claridad posible. Existen datos que no deben faltar, no olvides cumplir con la estructura básica que te señalamos en el punto anterior.
Mantener el control de otros documentos:
Sobre todo de aquellos que involucran la actividad de los empleados, por ejemplo: la lista de asistencia, horarios, faltas y motivos de estas, permisos, etc. Además debe considerarse el seguimiento de la compra de nuevos equipos, fechas de reparación y mantenimiento de maquinarias, entre otros.
Identificar la posibilidad de que el incidente haya sido previsto o no:
Describir en el documento los problemas o irregularidades que se hayan encontrado. Este trabajo puede sustentarse con fotografías de los espacios y muebles dentro del lugar.
Proponer medidas correctivas:
Esto con la finalidad de que se adopten por los colaboradores. Mientras más detalladas sean las medidas será mejor.
Realizar un reporte general:
Períodicamenteo (semana, quincena o mes), debe elaborarse un reporte donde se reúnan las incidencias del período, así como exponer si las acciones tomadas han logrado disminuir los eventos que estén relacionados. Todos los documentos deben llevar la firma del responsable de la organización. Así se demuestra que la empresa es consciente de las incidencias y de que existen aspectos negativos en los que es necesario trabajar para corregirlos con inmediatez.
Existen algunas herramientas digitales que te pueden ser útiles para la gestión de incidencias y la generación de sus reportes. Algunas de ellas son: Venngage y ManagementPro
Ejemplo de un reporte de incidencias
LOGO DE LA EMPRESA
BANCO PRINCIPAL NACIONAL (BPN)
REPORTE DE INCIDENCIAS
Nº DE EXPEDIENTE: D68589
FECHA: 16/08/2019
DEPARTAMENTO: Retail Ventanillas
EMPLEADO: Armando Cruz Martínez
RESUMEN DE LA INCIDENCIA: Pérdida de efectivo
El jueves 16 de agosto del 2019 en la ventanilla #3, la cual es atendida por el cajero Armando Cruz Martínez, se presentó un faltante en el corte de caja por un total de $4,500.00.
Según el relato de Armando Cruz Martínez, con número de empleado 4457297, al detectar el faltante de efectivo al momento del corte de caja, realizó una primera exploración en los movimientos realizados durante el día. Alrededor de las 13:35 horas del día, se presentó un cliente para cobrar un cheque por el monto de $4,500.00; sin embargo, se entregó el efectivo sin que el cheque fuera transmitido en el sistema. El relato es confirmado por Berenice Cortez Pérez, supervisora del área de cajas.
El problema pudo ser resuelto al final del día:
El cheque fue transmitido por sistema y todo procedió con normalidad. El cheque tenía los fondos suficientes para poder ser pagado.
Por lo tanto, el faltante quedó suprimido en el corte final de caja.
Copiado al portapeles!
LOGO DE LA EMPRESA
BANCO PRINCIPAL NACIONAL (BPN)
REPORTE DE INCIDENCIAS
Nº DE EXPEDIENTE: D68589
FECHA: 16/08/2019
DEPARTAMENTO: Retail Ventanillas
EMPLEADO: Armando Cruz Martínez
RESUMEN DE LA INCIDENCIA: Pérdida de efectivo
El jueves 16 de agosto del 2019 en la ventanilla #3, la cual es atendida por el cajero Armando Cruz Martínez, se presentó un faltante en el corte de caja por un total de $4,500.00.
Según el relato de Armando Cruz Martínez, con número de empleado 4457297, al detectar el faltante de efectivo al momento del corte de caja, realizó una primera exploración en los movimientos realizados durante el día. Alrededor de las 13:35 horas del día, se presentó un cliente para cobrar un cheque por el monto de $4,500.00; sin embargo, se entregó el efectivo sin que el cheque fuera transmitido en el sistema. El relato es confirmado por Berenice Cortez Pérez, supervisora del área de cajas.
El problema pudo ser resuelto al final del día:
El cheque fue transmitido por sistema y todo procedió con normalidad. El cheque tenía los fondos suficientes para poder ser pagado.
Por lo tanto, el faltante quedó suprimido en el corte final de caja.
Formato de un reporte de incidencias
A continuación te dejamos un ejemplo yformatos de reporte de incidencias. Puedes descargar cualquiera de manera gratuita y rellenarlos en Word. Después podrás imprimirlo o guardarlo en PDF para compartirlo en medios digitales.
Instrucciones para las plantillas de Google Drive y One Drive:
Haz clic en el botón para descargar la plantilla.
En cualquiera de las 2 plantillas, vas a necesitar una cuenta de Google o Microsoft dependiendo de la que elijas. Inicia sesión en la cuenta antes de continuar.
Para el formato de Google, luego de darle al botón de descarga, selecciona la opción “Hacer una copia”. Por otro lado, para la plantilla de Word en Línea, sigue los mismos pasos y luego haz clic en la esquina superior en la opción “Guardar una copia en One Drive”.
Así de fácil podrás editar los formatos como prefieras, descargarlos en PDF, imprimirlos y compartirlos donde quieras vía online.
