REPORTE DE INCIDENCIAS

por Redacción Milformatos el 18 de noviembre de 2020

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Actualizado el: 15/11/2020

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Dentro de cualquier negocio o empresa pueden suscitarse eventos inesperados o inusuales, algunos podrán ser más graves que otros y podrán ser de distintas índoles. Sin embargo, independientemente de qué tipo de eventos se pudieran presentar en tu negocio o empresa, necesitarás un reporte de incidencias para llevar un control adecuado y darles la mejor solución posible.

En esta entrada ampliaremos tu conocimiento sobre el reporte de incidencias y te ayudaremos a crear este documento. Asimismo, ponemos a tu alcance un ejemplo y una plantilla completamente editable para que la personalices a tu gusto.

Si este artículo te resulta útil, no olvides dejarnos un comentario y compartirlo en tus redes con amigos y colegas a quienes pudiera ayudarles.

¿Qué es un reporte de incidencias?

Como ya te hemos platicado en nuestra entrada sobre el reporte, se trata de un informe o noticia que describe hechos o sucesos relativos a un tema en particular, generalmente dirigido a un superior o alguien de autoridad mayor.

 

Un reporte de incidencia es un formato en el que se dan los detalles de un acontecimiento que irrumpe el desempeño normal de una empresa. En cualquier tipo de empleo es normal que se presenten este tipo de situaciones, que deben ser reportadas de la manera más clara y detallada posible. Esto puede incluir fallas en los sistemas o equipos y maquinarias, faltas, retardos, incapacidades u omisiones en entrada y salida de los empleados.

Los reportes son conocidos por su seriedad y objetividad. En el área de seguridad del trabajo tienen mucho valor, porque su posterior análisis le da fuerza a las acciones correctivas y preventivas que cuidarán la vida de cada trabajador y el funcionamiento óptimo de la empresa.

Ventajas de un reporte de incidencias

  • Sirve para mostrar lo que se está haciendo equivocadamente en el ambiente de trabajo, como alguna norma omitida o que el personal no logra entender.
  • También permite encontrar fallas en los sistemas o procedimientos de operación y que exista una comunicación efectiva de éstos.
  • Muestra las medidas de corrección necesarias para una serie de amenazas a la seguridad y operatividad que han estado pasando desapercibidas, como máquinas o equipos defectuosos, comportamiento o vestimentas inapropiadas y falta de equipos de seguridad, control y entrenamiento.
  • Un buen reporte debe ser organizado y directo, sin caer en maniobras que oculten la verdad, para que el empleador tome de forma inmediata las medidas para la resolución de accidentes futuros.

Estructura de un reporte de incidencias

 

Las partes estructurales y los formatos para un reporte de incidencias pueden ser tan variados como las necesidades particulares de cada empresa. Sin embargo, existen datos que no pueden faltar como lo son:

  • Día, fecha y hora.
  • Nombre y logotipo de la empresa.
  • Localización y nombre del sector donde ocurrió el evento.
  • Información de los empleados involucrados.
  • La tarea que estaba siendo ejecutada.
  • Descripción detallada de lo acontecido.
  • Otros datos que la organización considere necesarios para comparar informaciones.

Cómo hacer un reporte de incidencias

Para hacer el reporte de incidencias laborales basta con seguir algunos pasos básicos, los cuales te mencionamos enseguida:

  1. Conseguir un formato por cualquier medio: Es importante escribir lo más claro posible. Como ya te comentamos, existen datos que no pueden faltar, no olvides cumplir con la estructura básica que te señalamos en el punto anterior.
  2. Mantener el control de otros documentos: Especialmente aquellos que involucren la actividad de los empleados, como la lista de asistencia, hora de llegada, faltas y motivo de las mismas, permisos; así como también el seguimiento de la compra de nuevos equipos, la fecha de reparación y mantenimiento de maquinaria, entre otros.
  3. Identificar si el incidente pudo haber sido previsto o no: Debes describir en el mismo documento los problemas o irregularidades que fueron encontrados en el ambiente analizado. Se puede apoyar este trabajo con fotografías de todos los espacios y muebles dentro del local.
  4. Proponer medidas correctivas: Esto con la intención de que sean adoptadas por cada colaborador, sabiendo que cuanto más detalladas sean las opciones de estas medidas, será mejor.
  5. Realizar un reporte general: Cada cierto período (semana, quincena o mes), elabora un reporte donde se reúnan todas las incidencias de ese período, y si las acciones tomadas para no volver a repetirlas han logrado disminuir los tipos de eventos que guardan algún tipo de relación. Todos los documentos involucrados deben ir con la firma del responsable por la organización. Esto demuestra que la empresa está consciente de las incidencias laborales y que existen ítems negativos en los que necesitan trabajar para corregirlos inmediatamente.

Existen algunas herramientas digitales que te pueden ser útiles para la gestión de incidencias y la generación de sus reportes. Entre estas herramientas se encuentran: Venngage y ManagementPro

Ejemplo de un reporte de incidencias

LOGO DE LA EMPRESA

BANCO PRINCIPAL NACIONAL (BPN)

REPORTE DE INCIDENCIAS
Nº DE EXPEDIENTE: D68589

FECHA: 16/08/2019

DEPARTAMENTO: Retail Ventanillas

EMPLEADO: Armando Cruz Martínez

RESUMEN DE LA INCIDENCIA: Pérdida de efectivo

  •   El jueves 16 de agosto del 2019 en la ventanilla #3, la cual es atendida por el cajero Armando Cruz Martínez, se presentó un faltante en el corte de caja por un total de $4,500.00.
  • Según el relato de Armando Cruz Martínez, con número de empleado 4457297, al detectar el faltante de efectivo al momento del corte de caja, realizó una primera exploración en los movimientos realizados durante el día. Alrededor de las 13:35 horas del día, se presentó un cliente para cobrar un cheque por el monto de $4,500.00; sin embargo, se entregó el efectivo sin que el cheque fuera transmitido en el sistema. El relato es confirmado por Berenice Cortez Pérez, supervisora del área de cajas.
  • El problema pudo ser resuelto al final del día:
    • El cheque fue transmitido por sistema y todo procedió con normalidad. El cheque tenía los fondos suficientes para poder ser pagado.
    • Por lo tanto, el faltante quedó suprimido en el corte final de caja.

Formato de un reporte de incidencias

A continuación te dejamos un ejemplo y nuestro formato de reporte de incidencias. Puedes descargar ambos de manera gratuita y rellenarlos en Word. Después podrás imprimirlo o guardarlo en PDF para compartirlo en medios digitales.

Ejemplo de Reporte de incidencias
Ejemplo de Reporte de incidencias

“Descarga gratis ejemplo de reporte de incidencias”descarga el formato

Formato de Reporte de incidencias
Formato de Reporte de incidencias

“Descarga gratis formato de reporte de incidencias”descarga el formato

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