¿Llevas un control adecuado del mantenimiento de los equipos en tu empresa o negocio? ¿Tienes que dar información detallada a tus superiores sobre el estado de los equipos? Un reporte de mantenimiento es la herramienta que te ayudará con esta tarea. Es la manera más efectiva de tener un control del mantenimiento y conseguir la mayor efectividad en su funcionamiento.
En esta entrada ampliaremos tu conocimiento sobre el reporte de mantenimiento y te ayudaremos a crear este documento. Asimismo, ponemos a tu alcance un ejemplo y una plantilla completamente editable para que la personalices a tu gusto.
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¿Qué es un reporte de mantenimiento?
Como ya te hemos platicado en nuestro artículo acerca del reporte, se trata de un informe o noticia que describe hechos o sucesos relativos a un tema en particular, generalmente dirigido a un superior o alguien de autoridad mayor.
Un informe de mantenimiento es el resumen de una operación de mantenimiento. El mantenimiento consiste en realizar inspecciones periódicas de instalaciones y equipos, las cuales revelan si existen defectos o condiciones de fallo que puedan dar lugar a averías o problemas de gravedad. Su objetivo es reducir tanto las paradas de los sistemas, como los costes de reparación por averías.
Este tipo de formulario es usado principalmente por empresas de servicio, para operaciones que requieren la intervención de personas técnicas. Se trata de empresas de diversos sectores como, por ejemplo, fontanería o electricidad. El informe de mantenimiento debe rellenarse en distintos momentos de la operación.
Antes de realizar el mantenimiento, se introduce la información del cliente y el tipo de servicio que se realizará. Durante el proceso, se indica la descripción del trabajo, los detalles y las horas de trabajo, por ejemplo. Por lo tanto, este documento registra el servicio realizado de forma escrita. Al finalizar, es usado por el departamento administrativo para pagar las facturas.
Objetivo de un reporte de mantenimiento
Los resultados en los reportes ayudan a evitar futuras fallas y mantienen un funcionamiento regular en la empresa. Mitigar los posibles retrasos en la actividad productiva y económica. Para las empresas es de vital importancia la continuidad en los procesos. Además, los reportes ayudan a disminuir riesgos materiales y personales que puedan derivarse de un mal mantenimiento.
En la actualidad, la seguridad y salud de las personas son una prioridad. Esto se especifica en los términos y políticas de mantenimiento industrial, además se ser legalmente obligatorio.
Consideraciones para un reporte de mantenimiento
Cuando se elabora un reporte de mantenimiento de manera periódica (mensual, bimestral, anual, etc.), se deben considerar diversos factores.
Qué sucesos ocurrieron en el mes: Identificar los daños o fallas existentes es fundamental, para priorizar y abordar de manera apropiada los problemas que se busca resolver.
Mantenimientos actuales: Se habla de acciones generales, antigüedad de fallas y características de limpieza o reparación. Para todos los casos se incluyen observaciones.
Inspecciones correspondientes: Se registra la verificación del buen funcionamiento de los componentes, algunos aparatos y confirmación de la correcta instalación.
Planificación de próximos mantenimientos: Se diseña un plan de mantenimiento adaptado a las necesidades de la empresa. En éste se señalan cuáles son las acciones a tomar en un determinado periodo de tiempo, y con la finalidad de extender la vida útil de los componentes.
Indicadoresclave de mantenimiento: La revisión continua del rendimiento de los equipos es necesaria. Cada empresa elige sus propios indicadores para las revisiones recurrentes.
Estructura de un reporte de mantenimiento
Cada empresa tiene un criterio propio para elaborar sus reportes de mantenimiento, limpieza o extracción. Sin embargo esta información debe contener las causas, consecuencias, las formas de llevar a cabo la reparación y las medidas preventivas que se deben adoptar para evitar que las fallas vuelvan a presentarse.
El reporte puede tener la siguiente estructura:
Resumen ejecutivo: Incluye un resumen de una página, con los principales valores y hechos destacables.
Principales incidentes ocurridos.
Mantenimientos programados realizados.
Inspecciones reglamentarias y resultados.
Mantenimientos previstos para el periodo siguiente.
Cómo hacer un reporte de mantenimiento
Antes que nada, es importante recolectar todos los datos necesarios para redactar tu reporte. Es decir, necesitas conocer el estado de los equipos, maquinarias y herramientas que se utilicen en la empresa o negocio. Para la correcta gestión del mantenimiento es recomendable llevar una bitácora de mantenimiento.
Una vez que has reunido toda la información necesaria, deberás redactar el reporte siguiendo la estructura que ya te comentamos en el punto anterior.
En el resumen ejecutivo debes expresar de forma breve y concisa el objetivo del documento, sus partes, y las conclusiones o recomendaciones que resultan de la información o investigación.
Como principales incidentes ocurridos debes exponer cualquier incidente que haya ocurrido con la maquinaria, equipos o herramientas. Desde las fallas más sencillas hasta accidentes de mayor importancia, si los hubiera. Deberás describir si dentro de las posibles causas de tales incidentes está la falta de mantenimiento o la falta de seguimiento del mismo.
Los mantenimientos programados realizados, son todos aquellos mantenimientos que se hayan realizado a las maquinarias, equipos o herramientas en el período. Estarán los realizados luego de presentarse las fallas del punto anterior como mantenimiento correctivo y todas aquellas que se hayan realizado por rutina como mantenimiento preventivo.
Las inspecciones reglamentarias y resultados son todas aquellas inspecciones que se realizan a las herramientas, equipos y maquinarias, con cierta periodicidad, para prevenir fallas o detectar con antelación posibles fallas. Estas inspecciones no conllevan necesariamente un mantenimiento.
El mantenimiento previsto para el periodo siguiente es todo aquel que, como resultado de inspecciones y mantenimientos anteriores, se haya programado como necesario para las maquinarias y equipos. Recuerda que para que la maquinaria utilizada funcione de manera óptima, debe recibir mantenimiento constante.
Ejemplo de un reporte de mantenimiento
REPORTE DE MANTENIMIENTO
HOSPITAL SAN PEDRO
MANTENIMIENTO DE EQUIPO DE CÓMPUTO E IMPRESORAS
Jorge Reséndiz González
20/10/2020
Objetivo general:
Determinar las condiciones de operación de los equipos de cómputo y su impresora para disminuir los daños ocasionados por factores de falta de limpieza y presencia de fallas.
Mantenimiento Preventivo:
La finalidad es prevenir y minimizar la probabilidad de fallas, mediante el reemplazo o ajuste de aquellos elementos de mayor desgaste o uso en los equipos. El cronograma de mantenimiento de los equipos de cómputo y sus impresoras se realizará los 15 primeros días del mes de Enero del año a programar y debe considerar la totalidad de los equipos de cómputo e impresoras de la Empresa. El responsable del mantenimiento de los equipos e impresoras deberá cumplir con las fechas establecidas en el cronograma. Los mantenimientos preventivos serán realizados en el horario que no afecte o interfiera el trabajo de los usuarios, a menos que por necesidad sea solicitado en horario de trabajo.
Este servicio se brindará un mínimo de dos veces al año por equipo, o en el caso de requerimientos o pedido de servicios puntuales.
Las rutinas de mantenimiento a realizar varían de acuerdo al tipo de equipos; sin embargo, en forma general deberán cubrir los siguientes aspectos:
Contactar y notificar al usuario interno la fecha y hora en que se realizará el mantenimiento.
Acudir el día y hora convenida al sitio establecido.
CPUs:
Desmontaje, limpieza interna, aspirado, verificación de tarjetas, limpieza de drives, limpieza externa.
Análisis del sistema (sectores defectuosos del disco).
Limpieza y revisión de teclado.
Limpieza y revisión de monitor.
Desfragmentación del disco y scan disk.
Desinfección de virus informáticos.
Verificación de la instalación de Software no autorizado.
Impresoras:
Desmontaje, aspirado, limpieza interna y externa.
Revisión y alineamiento de cabezal (Impresoras de inyección de tinta)
Limpieza de Rodillos.
Pruebas de impresión
UPS:
Desarmado.
Revisión de baterías.
Limpieza y pruebas de funcionamiento.
Antivirus.
Instalación y configuración.
Actualización periódica.
Revisión y comprobación en los equipos.
Mantenimiento correctivo:
Se deberá brindar el servicio de atención de emergencia ante un desperfecto presentado en cualquier equipo de la Empresa, para este servicio, el usuario afectado deberá realizar una solicitud en el formato “REPORTE DAÑO DE EQUIPO”, el cual solicitará en la oficina de información para la calidad y luego de diligenciado; lo devolverá a dicha oficina para iniciar el proceso de solución al impase, informando al encargado del servicio de mantenimiento de equipos de cómputo de la institución, lo reportado.
Recomendaciones a los usuarios finales:
El responsable del mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cómputo deberá informar al usuario al momento de finalizado el proceso de mantenimiento del equipo, lo siguiente:
Actividades realizadas al equipo de cómputo y su impresora.
Fallas encontradas en el equipo y/o impresora y los pasos a seguir.
Encender el equipo para que el usuario verifique su buen funcionamiento.
Entregar diligenciado el formato “CONSTANCIA MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO” y solicitar al usuario responsable del equipo para que verifique lo realizado a éste y diligencie la casilla de satisfacción o no, de la prestación del servicio.
Notificar al responsable del equipo de cómputo, la importancia de realizar copias periódicas de respaldo de la información almacenada en el equipo.
Registrar y/o actualizar la hoja de vida de los equipos y anotar lo realizado y los hallazgos.
El responsable del mantenimiento de los equipos de cómputo deberá archivar las constancias de mantenimiento de equipos como evidencias para las auditorias de cumplimiento del objeto del contrato y la generación del indicador satisfacción de los usuarios del sistema.
Realizado por:
Jorge Reséndiz González
Aprobado por:
Dr. Andrés Castro Castaño
Copiado al portapeles!
REPORTE DE MANTENIMIENTO
HOSPITAL SAN PEDRO
MANTENIMIENTO DE EQUIPO DE CÓMPUTO E IMPRESORAS
Jorge Reséndiz González
20/10/2020
Objetivo general:
Determinar las condiciones de operación de los equipos de cómputo y su impresora para disminuir los daños ocasionados por factores de falta de limpieza y presencia de fallas.
Mantenimiento Preventivo:
La finalidad es prevenir y minimizar la probabilidad de fallas, mediante el reemplazo o ajuste de aquellos elementos de mayor desgaste o uso en los equipos. El cronograma de mantenimiento de los equipos de cómputo y sus impresoras se realizará los 15 primeros días del mes de Enero del año a programar y debe considerar la totalidad de los equipos de cómputo e impresoras de la Empresa. El responsable del mantenimiento de los equipos e impresoras deberá cumplir con las fechas establecidas en el cronograma. Los mantenimientos preventivos serán realizados en el horario que no afecte o interfiera el trabajo de los usuarios, a menos que por necesidad sea solicitado en horario de trabajo.
Este servicio se brindará un mínimo de dos veces al año por equipo, o en el caso de requerimientos o pedido de servicios puntuales.
Las rutinas de mantenimiento a realizar varían de acuerdo al tipo de equipos; sin embargo, en forma general deberán cubrir los siguientes aspectos:
Contactar y notificar al usuario interno la fecha y hora en que se realizará el mantenimiento.
Acudir el día y hora convenida al sitio establecido.
CPUs:
Desmontaje, limpieza interna, aspirado, verificación de tarjetas, limpieza de drives, limpieza externa.
Análisis del sistema (sectores defectuosos del disco).
Limpieza y revisión de teclado.
Limpieza y revisión de monitor.
Desfragmentación del disco y scan disk.
Desinfección de virus informáticos.
Verificación de la instalación de Software no autorizado.
Impresoras:
Desmontaje, aspirado, limpieza interna y externa.
Revisión y alineamiento de cabezal (Impresoras de inyección de tinta)
Limpieza de Rodillos.
Pruebas de impresión
UPS:
Desarmado.
Revisión de baterías.
Limpieza y pruebas de funcionamiento.
Antivirus.
Instalación y configuración.
Actualización periódica.
Revisión y comprobación en los equipos.
Mantenimiento correctivo:
Se deberá brindar el servicio de atención de emergencia ante un desperfecto presentado en cualquier equipo de la Empresa, para este servicio, el usuario afectado deberá realizar una solicitud en el formato “REPORTE DAÑO DE EQUIPO”, el cual solicitará en la oficina de información para la calidad y luego de diligenciado; lo devolverá a dicha oficina para iniciar el proceso de solución al impase, informando al encargado del servicio de mantenimiento de equipos de cómputo de la institución, lo reportado.
Recomendaciones a los usuarios finales:
El responsable del mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cómputo deberá informar al usuario al momento de finalizado el proceso de mantenimiento del equipo, lo siguiente:
Actividades realizadas al equipo de cómputo y su impresora.
Fallas encontradas en el equipo y/o impresora y los pasos a seguir.
Encender el equipo para que el usuario verifique su buen funcionamiento.
Entregar diligenciado el formato “CONSTANCIA MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO” y solicitar al usuario responsable del equipo para que verifique lo realizado a éste y diligencie la casilla de satisfacción o no, de la prestación del servicio.
Notificar al responsable del equipo de cómputo, la importancia de realizar copias periódicas de respaldo de la información almacenada en el equipo.
Registrar y/o actualizar la hoja de vida de los equipos y anotar lo realizado y los hallazgos.
El responsable del mantenimiento de los equipos de cómputo deberá archivar las constancias de mantenimiento de equipos como evidencias para las auditorias de cumplimiento del objeto del contrato y la generación del indicador satisfacción de los usuarios del sistema.
Realizado por:
Jorge Reséndiz González
Aprobado por:
Dr. Andrés Castro Castaño
Formato de un reporte de mantenimiento
A continuación te dejamos un ejemplo y nuestro formato de reporte de mantenimiento. Puedes descargar ambos de manera gratuita y rellenarlos en Word. Después podrás imprimirlo o guardarlo en PDF para compartirlo en medios digitales.
Es una gran ayuda
Es una buena información y mejor aun con los formatos de ejemplo, muy bueno
Saludos