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¿Llevas un control adecuado del mantenimiento de los equipos en tu empresa o negocio? ¿Tienes que dar información detallada a tus superiores sobre el estado de los equipos? Un reporte de mantenimiento es la herramienta que te ayudará con esta tarea. Es la manera más efectiva de tener un control del mantenimiento y conseguir la mayor efectividad en su funcionamiento.
En esta entrada ampliaremos tu conocimiento sobre el reporte de mantenimiento y te ayudaremos a crear este documento. Asimismo, ponemos a tu alcance un ejemplo y una plantilla completamente editable para que la personalices a tu gusto.
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Como ya te hemos platicado en nuestro artículo acerca del reporte, se trata de un informe o noticia que describe hechos o sucesos relativos a un tema en particular, generalmente dirigido a un superior o alguien de autoridad mayor.
Un informe de mantenimiento es el resumen de una operación de mantenimiento. El mantenimiento consiste en realizar inspecciones periódicas de instalaciones y equipos, las cuales revelan si existen defectos o condiciones de fallo que puedan dar lugar a averías o problemas de gravedad. Su objetivo es reducir tanto las paradas de los sistemas, como los costes de reparación por averías.
Este tipo de formulario es usado principalmente por empresas de servicio, para operaciones que requieren la intervención de personas técnicas. Se trata de empresas de diversos sectores como, por ejemplo, fontanería o electricidad. El informe de mantenimiento debe rellenarse en distintos momentos de la operación.
Antes de realizar el mantenimiento, se introduce la información del cliente y el tipo de servicio que se realizará. Durante el proceso, se indica la descripción del trabajo, los detalles y las horas de trabajo, por ejemplo. Por lo tanto, este documento registra el servicio realizado de forma escrita. Al finalizar, es usado por el departamento administrativo para pagar las facturas.
Los resultados en los reportes ayudan a evitar futuras fallas y mantienen un funcionamiento regular en la empresa. Mitigar los posibles retrasos en la actividad productiva y económica. Para las empresas es de vital importancia la continuidad en los procesos. Además, los reportes ayudan a disminuir riesgos materiales y personales que puedan derivarse de un mal mantenimiento.
En la actualidad, la seguridad y salud de las personas son una prioridad. Esto se especifica en los términos y políticas de mantenimiento industrial, además se ser legalmente obligatorio.
Cuando se elabora un reporte de mantenimiento de manera periódica (mensual, bimestral, anual, etc.), se deben considerar diversos factores.
Cada empresa tiene un criterio propio para elaborar sus reportes de mantenimiento, limpieza o extracción. Sin embargo esta información debe contener las causas, consecuencias, las formas de llevar a cabo la reparación y las medidas preventivas que se deben adoptar para evitar que las fallas vuelvan a presentarse.
El reporte puede tener la siguiente estructura:
Antes que nada, es importante recolectar todos los datos necesarios para redactar tu reporte. Es decir, necesitas conocer el estado de los equipos, maquinarias y herramientas que se utilicen en la empresa o negocio. Para la correcta gestión del mantenimiento es recomendable llevar una bitácora de mantenimiento.
Una vez que has reunido toda la información necesaria, deberás redactar el reporte siguiendo la estructura que ya te comentamos en el punto anterior.
REPORTE DE MANTENIMIENTO
HOSPITAL SAN PEDRO
MANTENIMIENTO DE EQUIPO DE CÓMPUTO E IMPRESORAS
Jorge Reséndiz González
20/10/2020
Determinar las condiciones de operación de los equipos de cómputo y su impresora para disminuir los daños ocasionados por factores de falta de limpieza y presencia de fallas.
La finalidad es prevenir y minimizar la probabilidad de fallas, mediante el reemplazo o ajuste de aquellos elementos de mayor desgaste o uso en los equipos. El cronograma de mantenimiento de los equipos de cómputo y sus impresoras se realizará los 15 primeros días del mes de Enero del año a programar y debe considerar la totalidad de los equipos de cómputo e impresoras de la Empresa. El responsable del mantenimiento de los equipos e impresoras deberá cumplir con las fechas establecidas en el cronograma. Los mantenimientos preventivos serán realizados en el horario que no afecte o interfiera el trabajo de los usuarios, a menos que por necesidad sea solicitado en horario de trabajo.
Este servicio se brindará un mínimo de dos veces al año por equipo, o en el caso de requerimientos o pedido de servicios puntuales.
Las rutinas de mantenimiento a realizar varían de acuerdo al tipo de equipos; sin embargo, en forma general deberán cubrir los siguientes aspectos:
Se deberá brindar el servicio de atención de emergencia ante un desperfecto presentado en cualquier equipo de la Empresa, para este servicio, el usuario afectado deberá realizar una solicitud en el formato “REPORTE DAÑO DE EQUIPO”, el cual solicitará en la oficina de información para la calidad y luego de diligenciado; lo devolverá a dicha oficina para iniciar el proceso de solución al impase, informando al encargado del servicio de mantenimiento de equipos de cómputo de la institución, lo reportado.
El responsable del mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cómputo deberá informar al usuario al momento de finalizado el proceso de mantenimiento del equipo, lo siguiente:
El responsable del mantenimiento de los equipos de cómputo deberá archivar las constancias de mantenimiento de equipos como evidencias para las auditorias de cumplimiento del objeto del contrato y la generación del indicador satisfacción de los usuarios del sistema.
Realizado por:
Jorge Reséndiz González
Aprobado por:
Dr. Andrés Castro Castaño
A continuación te dejamos un ejemplo y nuestro formato de reporte de mantenimiento. Puedes descargar ambos de manera gratuita y rellenarlos en Word. Después podrás imprimirlo o guardarlo en PDF para compartirlo en medios digitales.
Descarga gratis ejemplo de Reporte de mantenimiento
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por Redacción Milformatos el 31 de enero de 2022
Es una gran ayuda
Es una buena información y mejor aun con los formatos de ejemplo, muy bueno
Saludos