VALE

por Redacción Milformatos el 06 de noviembre de 2021

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Actualizado el: 03/11/2021

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En la comunidad escolar es primordial promover la solidaridad y apoyar a todos los estudiantes para que puedan continuar con sus estudios. Es por esa razón que instaurar un sistema de beneficios y subsidios puede ser genial para fortalecer a la comunidad escolar. En este artículo aprenderás a elaborar un vale, el cual podrás emplear de la forma que creas más conveniente. Revisa las características, estructura, ejemplo y formatos para descargar, gratis.

¿Qué es un vale?

Un vale es una nota o tarjeta administrativa válida para sustituir el pago por un producto o servicio. Generalmente son entregadas por alguna institución u organización, a personas del público general, que puedan necesitarlas. Se trata de un documento oficial que debe ser muy específico sobre su uso.

 

En el ámbito escolar, es usual que las escuelas entreguen a sus alumnos y sus padres vales que pueden ser cambiados por material escolar, uniformes, libros o cursos; en algunos casos hasta descuentos en la matrícula y mensualidades. Este tipo de beneficios pueden aplicar para estudiantes en situación socioeconómica difícil, o para aquellos alumnos sobresalientes.

Sin embargo, es importante mencionar que dentro de los colegios, también se pueden emplear vales como promesa de pago para las deudas de matrícula y pensiones. De modo que los estudiantes pueden seguir sus actividades con normalidad y los padres se comprometen a saldar todos los pagos pendientes.

Tipos de vales

Los distintos tipos de vales se definen según el uso final que pueda tener la tarjeta, los más comunes son:

  • Vale de descuento
  • Vale de canje
  • Tarjeta electrónica
  • Vale de deuda

Características del vale

Esta clase de documentos deben cumplir con ciertos aspectos para garantizar que sean utilizados de forma correcta. Si vas a elaborar tus propio vales, debes entender y recordar estas características:

  • Vienen en un formato pequeño, ya que suelen construirse en tarjetas y no en hojas completas. El formato más utilizado es de 1/4 carta, que equivale a 14 cm x 10,5 cm.
  • Mantienen el diseño y la imagen oficial del colegio, porque se trata de un documento oficial con valor para ser canjeado. Es fundamental que sea fácilmente reconocido como parte de la institución.
  • Están redactados de forma específica, siempre con cantidades exactas, para que no existan confusiones y puedan ser utilizados de forma correcta. De hecho las cantidades se escriben en números y también en letras.
  • Son válidos por un período de tiempo determinado, es decir, que tienen una fecha de caducidad a partir de la cual el vale ya no puede ser canjeado.

Estructura de un vale

Las secciones de un vale son necesarias para señalar datos muy específicos del documento, por lo que conviene conocerlas antes de comenzar a estructurar tu tarjeta:

Membrete, número y valor del vale

En las líneas superiores de la hoja se debe ubicar centrado el membrete, que estará constituido por el nombre del colegio, el número de identificación fiscal y la dirección del centro educativo. Del lado izquierdo del membrete se coloca el número del vale dentro de un pequeño recuadro.

A la derecha del membrete corresponde indicar el valor del vale, es decir, la cantidad de dinero escrita en números, que puede cubrir dicho vale.

Beneficiario

Algunas líneas por debajo del membrete se comienzan a agregar los demás datos, siempre alineados a la izquierda. Entonces, se debe escribir una oración como “vale a la orden de…”; “a favor de…” o “entregado a…”, seguido por el nombre y apellido de la persona beneficiada con el vale.

Cantidad en letras

Esta sección va justo por debajo del beneficiario y se suele abrir con un enunciado como: “por la suma de…”; “la cantidad de…” o “valor de…”, para después escribir en letras la cantidad equivalente del cupón.

Concepto

Aquí conviene explicar de forma sencilla y directa por qué se entrega el vale a esta persona, si se hace como concepto de un descuento, canje o deuda. Todo debe quedar muy claro para que no hayan malos entendidos al momento de utilizar el cupón.

Fecha de emisión y vencimiento

Los datos siguientes corresponden a las fechas en que se emite el vale y cuándo caduca, una debajo de la otra. Por lo general, las fechas se redactan con el formato numérico.

Nombre y firma de la persona que autoriza el vale

Hasta el final de la hoja se ubica el nombre completo de la persona a cargo de autorizar los vales, acompañado de su firma. Esto le da el carácter oficial que debe llevar el cupón y lo vuelve válido para ser empleado.

Cómo hacer un vale

Elaborar un vale es fácil y rápido. Para ello, sigue estos consejos que te servirán al momento de realizarlo:

1- Establece cuántos vales necesitas

Lo primero a tomar en cuenta para realizar tus vales es determinar cuántos necesitas y de qué tipo, entonces podrás saber la cantidad de cupones que debes preparar y si deseas utilizar un diseño diferente para cada tipo. Por ejemplo, puedes crear vales de descuento, de canje o de deuda.

2- Crea el diseño institucional

Aunque el diseño puede variar ligeramente según el tipo de vale, es importante que todos guarden relación con la imagen institucional del colegio, pues representan un documento oficial. Debes estar atento a los colores, el logo y otros detalles gráficos que te ayuden a mantener ese diseño.

3- Realiza cálculos y planes

Cuando ya tengas preparados los formatos de tus vales es momento de establecer los montos para cada uno de ellos. Por lo tanto, es preciso que tomes un tiempo para sacar todos tus cálculos y planear muy bien las ayudas que quieres dar a los estudiantes más necesitados. De esa forma, evitas los malos entendido y problemas futuros.

4- Completa los formatos de los vales

Por último estarás listo para completar la información dentro de los cupones, lo mejor es llenar los formatos en el computador para prevenir los errores. Revisa muy bien que todos los datos estén correctos, especialmente el nombre de la persona que recibe el vale. Además, no olvides la firma de quien debe autorizar.

Ejemplo de un vale

Colegio Privado San Nicolás
N° 001                                             NIF 2036583947                                  Valor: $600,00
Avenida Los Ramos, calle Azul #345

Vale de canje

Entregado a:   Ana María López

Por la suma de: seiscientos con 00/100 pesos

Concepto: Ayuda para la compra de útiles escolares

Fecha de emisión: 01 de septiembre de 2021

Fecha de vencimiento: 01 de diciembre de 2021

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Lic. Carlos Ordóñez

Formatos de vale

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