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Carta de Cotización

 

¿Necesitas hacer una carta de cotización? No te preocupes has llegado al lugar correcto. En este artículo te diremos todo lo que debes saber sobre este documento, los elementos que debes incluir, la forma en la que la puedes hacer en Word u otro programa de texto y te damos algunos ejemplos para que los uses de referencia para completar una carta de cotización propia.

De igual forma al final de este artículo encontrarás un ejemplo y un formato para rellenar. Ambos documentos en descarga gratuita e instantánea. No olvides dejarnos un comentario si tienes dudas o preguntas sobre el documento o simplemente dinos si te ha servido.

¿Qué es una carta de cotización?

La carta de cotización es el documento con el que una empresa o negocio le da a conocer a un cliente los precios de los productos o servicios de los que previamente solicitó información. En general la carta de cotización es la respuesta a un formulario o a una solicitud de cotización.

La carta de cotización se basa en la información basada en lo solicitado por el cliente, por lo que en ocasiones al momento de su su elaboración pueden faltar algunos productos que requeridos, para este caso puedes indicar las existencias actuales del producto o cuándo estará disponible nuevamente, esto lo puedes hacer con una nota al final de la carta.

Este tipo de cartas son comunes sobre todo para clientes frecuentes que requieren una actualización de precios de los productos que compran habitualmente o para clientes que desean darse una idea de los precios de los mismos.

Lo anterior, al contrario de la cotización, que es más formal e incluye todos los elementos necesarios o accesorios del producto o servicio, como refacciones, herramienta y mano de obra.

El contenido de una carta de cotización variará un poco dependiendo del negocio o empresa que la emite, haciéndola de cotización de productos; de cotización de servicios (en general incluyendo mano de obra y refacciones) o cotización mixta (en la que puede especificar el costo de un producto solicitado, y al mismo tiempo de la mano de obra necesaria para su instalación o configuración.

Elementos de una carta de cotización

 

La carta de cotización, como la mayoría de las cartas, tiene los siguientes elementos:

Lugar y fecha en que se emite la carta, alineados a la derecha y en los primeros renglones del documento.

Asunto: A continuación, se escribirá el asunto del que trata el documento. En este caso el Asunto será “Carta de cotización”. Esta sección puede alinearse a la derecha a continuación de la fecha, o bien, puede colocarse dos renglones más abajo y centrada. Algunas personas prefieren omitir esta parte e indicar que se trata de una carta de cotización en un encabezado en el cuerpo de la carta.

Vocativo:  es decir, a quién se dirige la carta. Al ser respuesta a una carta de solicitud, en general se incluye el nombre de la persona que hizo la solicitud. Algunas veces se prefiere una forma impersonal como “Muy señor nuestro” o “Estimado Cliente”.

Cuerpo: En el cuerpo de la carta se expone la información solicitada. En general en el primer párrafo se hace referencia a la fecha o condiciones de solicitud de la cotización. A continuación, en los siguientes párrafos se listarán los productos solicitados y el precio o los rangos de precio del producto (cuando hay varias marcas o proveedores) así como un total de lo cotizado, y la indicación si se incluye o no el IVA u otros impuestos.

El siguiente punto será indicar la vigencia de los precios comunicados.

Un párrafo de cierre en el que se invita a aprovechar ofertas o contratar el servicio antes de que termine el plazo marcado, e invitando a comunicarse o resolver cualquier duda.

Cierre. La carta se puede cerrar con un “Atentamente”, el nombre, firma y datos de contacto de quien emite el documento.

Cómo hacer una Carta Cotización en Word

Y si te preguntas cómo hacerla en Word, no te preocupes, es muy sencillo.

  • Comienzas por hacer completar los datos en el orden que ya te comentamos arriba, hasta llegar al primer párrafo.
  • A continuación, listarás los productos o servicios solicitados y sus precios. Esto lo puede hacer de dos formas:
    • La primera es en forma de lista, utilizando los botones para utilizar numeración o viñetas. En este caso la información mantendrá la alineación que uses en tu procesador de textos, izquierda o justificada.
    • La segunda forma le da una mejor apariencia y es utilizando una tabla. Podemos ir al menú Insertar y ahí buscamos el menú tabla, y elegimos cuántas filas y columnas contendrá nuestra tabla. En general tres columnas son adecuadas, la primera de la cantidad de productos, la segunda el producto del que informamos y la tercera los precios. En cuando a las filas, es conveniente poner una fila de encabezado y una por cada producto. Si hacen falta filas, al llegar a la última celta, al presionar tabulador (lado izquierdo del teclado, sobre las dos teclas de mayúsculas) automáticamente creará una nueva fila.
  • Después podemos ir a la pestaña “Diseño”, para elegir un formato y hacer nuestra tabla más presentable y vistosa.

Ejemplos de carta de cotización

Ejemplo 1

México, Distrito Federal

13 de enero de 2016

ASUNTO: Carta de cotización

Guillermo Álvarez H.

Estimado cliente, tenemos el gusto de responder a su solicitud de 10 de enero pasado, con los precios vigentes que listamos a continuación:

  • 20 metros de cable POT 10: $200.00
  • 4 Contactos de pared: $20.00 a $160.00, dependiendo de la marca (tememos 3 marcas)
  • 2 apagadores de pared: $8.00 a $80.00, dependiendo de la marca (tememos 4 marcas)
  • Tubo 1.2m de soldadura de estaño 60/40: $15.00

Precios válidos hasta el 1 de febrero de 2016

Agradecemos su preferencia y lo esperamos en cualquiera de nuestras sucursales, de Lunes a Viernes, de 9:00 a 20:00 horas, y sábados de 9:00 a 15:00

 

Atentamente

________________________________

DARÍO HERRERO

Gerente de ventas

Ferreterías El Clavo de Oro

Ejemplo 2

Naucalpan de Juárez a

31 de marzo de 2017

Laboratorios tradicionales

Muy Señores nuestros:

 

En atención a su misiva de 25 de los corrientes, y una vez revisadas nuestras existencias de los productos solicitados, les envío la siguiente

 

Carta de cotización

 

Cantidad Unidad Descripción Precio
10 Kg Vaselina sólida blanca $625.00
500 g Salicilato de metilo $700.00
500 g Mentol en cristal $550.00
1 Kg Alcanfor cristales $950.00
5 lt Alcohol etílico 70° GL $200.00
SUBTOTAL $3,025.00
IVA $453.75
TOTAL $3,4.78.75

Estos precios estarán vigentes hasta el 30 de abril.

Así también les recordamos que si realiza su pedido antes del 12 de abril, obtendrá un 10% de descuento del total de su compra.

Los esperamos, será un placer atenderlos.

___________________________________

Quim. Ángel Malo

Productos farmacéuticos del Ángel

Alce Blanco 666, Naucalpan

ventas@farma.del.angel.mx

Ejemplo de Carta de Cotización en Word

Ejemplo de Carta de Cotización en Word

Descarga un Ejemplo de Carta de Cotización

Formato de Carta de Cotización

A continuación ponemos a tu disposición un formato de carta de cotización para llenar con los datos que requieras. Puedes añadir el logo o el nombre de tu empresa para dar más seriedad al documento.

Descarga la plantilla, es gratis seguro e instantáneo. Sin necesidad de registro. Descarga en un solo clic.

Carta de Cotización – Plantilla en Word

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