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Todo negocio o empresa cruza por momentos en los que debe difundir mensajes de carácter oficial a diferentes públicos o medios de comunicación para hacerlos del conocimiento de audiencias específicas. Estos mensajes pueden ir dirigidos tanto al interior como al exterior de la compañía, pero deben tener una estructura específica para cumplir con su meta. El documento empresarial que cumple con esa estructura es el comunicado.
Nuestros redactores expertos se han dado la tarea de investigar esta herramienta tan importante y prepararon esta entrada donde conocerás:
Al terminar tu lectura, si este artículo resultó útil para ti, no olvides compartirlo con más personas a quienes les sea de ayuda.
El comunicado es un documento similar al reporte que se usa para dar a conocer algún tipo de información a un determinado público. Puede ser elaborado por una persona, institución o gobierno y su intención es la de difundir su contenido.
Por lo regular, su extensión es corta -una cuartilla- y su tono es formal, pues la información que contiene suele ser de naturaleza oficial o importante para el emisor y el público.
Existen diversos tipos de comunicados, dependiendo de su finalidad o de la persona o institución que los elabore. Algunos de los más comunes son:
Como ya lo mencionamos, el comunicado puede ser elaborado por gobiernos, instituciones o individuos para dar a conocer alguna situación, cambio o disposición que consideran importante para ellos y/o para el público, para quien lo redactan.
A menudo, los comunicados son escritos y diseñados pensando en su publicación en algún medio (impreso, electrónico o de otra naturaleza), por lo que te pueden ser de gran utilidad para difundir eventos importantes en tu empresa.
Ejemplos de estas situaciones pueden ser cambios en la Dirección General, venta de la compañía, adquisiciones, cambios en protocolos u operaciones a partir de nuevas legislaciones, entre otros.
Recuerda que la finalidad de un comunicado es llegar a la mayor cantidad de personas para hacer de su conocimiento el contenido del documento, por lo tanto, debe estar escrito en un lenguaje simple pero formal, de fácil lectura y recordación.
La estructura de un comunicado es bastante simple y similar a la de una circular o carta; sin embargo, su carácter es más oficial. Dicha estructura se compone de:
Ocasionalmente, un comunicado puede llevar un cierre, agradecimiento o firma del emisor, pero eso queda a tu discreción.
Los pasos para redactar un comunicado efectivo son:
Tu primer paso será establecer a quién va dirigido tu comunicado, al igual que dónde podrán leerlo. Quizá te suene como empezar por el final, pero la realidad es que tener a tu público y el medio de difusión en mente, te ayudarán mucho a definir las palabras, extensión e incluso el contenido de tu comunicado.
La comunicación con los medios de prensa no es la misma que al interior de tu compañía y tus clientes también están acostumbrados al tono de tu marca. Toma estos factores en cuenta antes de comenzar a redactar tu documento.
Una vez que tengas definidos a quién y en dónde, tu siguiente paso consistirá en asegurarte de que tienes toda la información necesaria para tu escrito. Recuerda que el comunicado tiene una extensión relativamente limitada, por lo que únicamente debe incluir los datos y elementos más importantes para que tu mensaje se entienda.
CONSEJOS MILFORMATOS
Algunas preguntas que puedes utilizar para este punto son: ¿qué?, ¿quién?, ¿cuándo?, ¿dónde?, ¿por qué?, ¿para qué?, etc.
A continuación tendrás que decidir el orden en el que vas a presentar la información de tu comunicado. A diferencia de las multiplicaciones, aquí el orden de los factores sí afecta el producto, pues tienes poco espacio y tiempo para transmitir tu mensaje.
Por lo tanto, para garantizar la efectividad de tu comunicado, te recomendamos seguir un modelo de pirámide invertida. Este modelo es fácil de aplicar, pues solo se trata de comenzar por la información más relevante y seguir a los datos de menor importancia.
CONSEJOS MILFORMATOS
En este paso, te puede funcionar pensar en la forma en la que se arman las noticias, es decir, comienza por la parte más importante.
El siguiente paso será que escribas algunos borradores de tu comunicado, probando diferentes acomodos de la información y experimentando con el tono para encontrar el que funcione correctamente.
Tener en mente a tu público te ayudará mucho en este punto. Ponte en los zapatos de tu audiencia y prueba distintas maneras de comunicarles tu mensaje.
Finalmente, cuando tengas una versión que cumpla con tus necesidades, ya solo será cuestión de hacer la versión final de tu comunicado y prepararlo para su publicación.
Asegúrate de que tu redacción sea clara y fácil de leer, además de que no lleve ningún error ortográfico.
Ahora te mostraremos algunos ejemplos de comunicado que puedes utilizar como referencia.
ABARROTES EL MIXTECO
A toda nuestra amable clientela se les avisa que estaremos remodelando nuestro espacio del 14 al 25 de junio de 2022. Sin embargo, seguiremos atendiendo sus pedidos por nuestra trastienda y pondremos un mostrador temporal para que puedan hacer sus compras sin ningún problema.
Nuestro nuevo espacio será más amplio y podremos tener más surtido para seguir complaciéndolos como lo hemos hecho durante ya casi 8 años.
Les agradecemos su comprensión y preferencia.
Seguimos a sus órdenes.
Atentamente,
Lucía Soriano Casas
Xalapa, Veracruz
5 de octubre de 2022
La Dra. Ernestina Sabina Torres anuncia su candidatura independiente para el puesto público de diputada local ante el gobierno estatal de Veracruz. Por este motivo, la Dra. Sabina convoca al público en general a una asamblea que se llevará a cabo el jueves 8 de octubre, a las 15:00 horas, en la plaza central de Xalapa, en la cual la candidata presentará su plataforma y plan de acción para el término 2022 – 2026.
El evento servirá como lanzamiento de la candidatura de la Dra. Sabina, así como para divulgar iniciativas populares y asuntos públicos que requieran la atención del gobierno actual.
Equipo de campaña de la Dra. Ernestina Sabina Torres, candidata independiente para diputada local.
Por último, te dejamos 1 ejemplo y 3 formatos de comunicado para descarga gratuita. Selecciona el que prefieras y edítalo en Word, Word en Línea y Google Docs. Después de editarlo podrás guardarlo en versión PDF si lo requieres.
Instrucciones para Plantillas en Google Drive y OneDrive (Office en línea). Requerirás una cuenta asociada a Gmail o a Microsoft, si no cuentas con una puedes abrirla rápidamente, es gratis.
¡Es todo! Podrás editar tu plantilla y generar tu documento rápidamente.
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por Redacción Milformatos el 12 de junio de 2022
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