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El inventario de seguridad es un documento que forma parte del control de inventarios, en él se establece la cantidad de stock de reserva que una compañía debe tener para situaciones imprevistas. Las posibles imprecisiones en los pronósticos de ventas o las variaciones en procesos con proveedores son dos de las principales razones por la cuales este documento es tan importante para todo tipo de negocios.
Este tipo de inventario puede verse como una sección o apéndice para el inventario general de tu negocio. Puedes considerarlo como una reserva que tendrás siempre en tu almacén para protegerte de imprevistos en ventas o con tus proveedores, es decir, para que nunca te quedes desabastecido.
Seguramente te ha sucedido o sabes de algún negocio que tuvo un excelente mes de ventas, pero tuvo que colgar un letrero de “¡Agotado!”, antes de llegar al fin de mes, y eso hizo que algunas ventas se perdieran. Es en casos como estos que este documento te será sumamente útil, pues podrás destinar una parte de tus pedidos a cubrir esos espacios que están fuera de tu control.
Otro ejemplo de lo práctico que es contar con un inventario de este tipo -tanto en documento como en físico-, es cuando te enfrentas a retrasos inesperados por parte de tus proveedores; vuelos o embarques retrasados, temas aduanales, o simplemente una falla en la recepción del pedido mensual, pueden afectar tu flujo de mercancía. Tu inventario de seguridad te ayudará a calcular esas posibilidades y darte un margen de producto que te pueda resolver esas brechas.
Debes ser cuidadoso al calcular tu inventario de seguridad. Demasiado producto puede correr el riesgo de echarse a perder o de algún daño por el manejo dentro del almacén; al mismo tiempo, sabes que los costos de almacenamiento pueden ser muy altos si tu stock crece o se mantiene de cierto tamaño por mucho tiempo.
Con eso en mente, este inventario requiere de revisión constante a partir de las ventas y el desplazamiento del stock actual, para evitar sufrir pérdidas a causa de una reserva mayor a la que se necesita. Es por ello que tu jefe de inventario debe estar muy atento a esta situación con un documento que le pueda ayudar a determinar la cantidad precisa de stock de reserva que tu negocio necesita.
Para construir un inventario de seguridad eficiente, tu documento debe contar al menos con los siguientes datos:
Dependiendo de las necesidades de tu inventario de seguridad, quizás quieras incluir aspectos como:
Este último lo puedes calcular dependiendo el periodo que abarque tu inventario.
El cálculo de este documento es bastante sencillo. A través de los registros de ventas y pedidos de compra de tu negocio, podrás determinar los elementos que te mencionamos en la sección de arriba. Una vez que los tengas claros, solo deberás pasarlos por la fórmula del inventario de seguridad.
Dicha fórmula es la siguiente:
(Máximo de unidades desplazadas x Tiempo de entrega máximo) – (Promedio de unidades desplazadas x Tiempo de entrega promedio) = Inventario de Seguridad Requerido
Recuerda comenzar primero por las multiplicaciones dentro de los paréntesis. Una vez hechas, solamente calcula la diferencia entre ellas y obtendrás el número de piezas de producto que debes tener en tu almacén como reserva.
Si utilizas Excel para diseñar tus inventarios de seguridad, es muy sencillo programar la fórmula dentro de una celda para que solo tengas que ingresar las cifras necesarias.
No olvides ser tener en mente el periodo que cubrirás en tu ejercicio para que puedas calcular las variables correctamente.
A continuación, te presentamos algunos ejemplos como referencia.
INVENTARIO DE SEGURIDAD
ALMACENES HAMMOND
Periodo: Ene – Abr 2021
Responsable: Alan Garante
| ID de Producto | Nombre | Descripción | Máximo de unidades desplazadas diariamente | Tiempo de entrega máximo (días) | Promedio de unidades desplazadas diariamente | Tiempo de entrega promedio (días) | Inventario de Seguridad Requerido |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 23545 | Juego de Té “Peterhoff” | Set de porcelana pintada (10 piezas) | 25 | 55 | 15 | 40 | 775 |
| 45896 | Ícono Vírgen de Kazan | Tablilla de madera procesada, con pintura de ícono religioso | 15 | 55 | 8 | 40 | 505 |
INVENTARIO DE SEGURIDAD LA CUEVA DEL HECHICERO S.A. de C.V.
Periodo: Mayo – Julio 2021
| ID de Producto | Nombre | Descripción | Nombre de Proveedor | Máximo de unidades desplazadas diariamente | Tiempo de entrega máximo (días) | Promedio de unidades desplazadas diariamente | Tiempo de entrega promedio (días) | Inventario de Seguridad Requerido |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 256 | Magic The Gathering Duel Decks: Phirexia vs Ravnica | Set de dos mazos de cartas para juego (60 cartas por mazo) | Wizards of the Coast | 8 | 20 | 3 | 15 | 115 |
| 357 | Banner “The End of Evangelion” | Manta de tela impresa en calidad DTG con diseño de EVA 01 | Geek Wares | 3 | 15 | 1 | 5 | 40 |
| 423 | Estatuilla Ahsoka Tano | Escultura de resina 25 x 15 cm | Jesús Montaño | 1 | 60 | 1 | 45 | 15 |
Boutique Marisol
Inventario de Seguridad 2021
| ID de Producto | Nombre | Descripción | Nombre de Proveedor | Costo Unitario | Costo de Almacenamiento (diario) | Máximo de unidades desplazadas diariamente | Tiempo de entrega máximo (días) | Promedio de unidades desplazadas diariamente | Tiempo de entrega promedio (días) | Inventario de Seguridad Requerido |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 25 | Poncho otomí | Poncho 100% de algodón con tejido artesanal, prelavado | Amalia Núñez | $450 | $2 | 5 | 15 | 3 | 8 | 51 |
| 34 | Morral Tonatiuh | Morral en piel pirograbado con motivo prehispánico | Jorge Gallegos | $280 | $2 | 3 | 20 | 2 | 7 | 46 |
Por último, te presentamos un ejemplo y formatos de inventario de seguridad para Excel, Google Drive y Microsoft OneDrive que puedes descargar gratis para modificar de acuerdo a tus necesidades. Luego de editar la hoja, puedes descargar tu inventario en PDF, imprimirlo o compartirlo online con quien quieras.
Instrucciones para las plantillas de Google Drive y OneDrive (Excel en Línea):
Descarga gratis formato de Inventario de Seguridad 
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A continuación te dejamos algunos artículos que pueden servirte para fines diversos en el control de inventarios. Consúltalos, encontrarás más ejemplos y plantillas útiles para casos específicos.
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por Redacción Milformatos el 22 de junio de 2022
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