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Fecha de actualización: 26/05/2022
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Para una empresa que produce y comercia mercancías, es importante tener un excelente control de almacén. Especialmente cuando los productos se producen por la misma empresa. Además de conocer la cantidad de productos que están en stock para su comercialización en tiendas o sucursales, es importante saber cuántos productos están terminados, pero siguen en almacén. Una excelente herramienta para este control es el inventario de productos terminados.
En esta entrada profundizaremos en este tipo de inventario. Abordaremos las herramientas y buenas prácticas que facilitarán esta tarea y, al final del artículo, encontrarás una plantilla descargable y completamente editable, para que la adaptes a tus necesidades particulares.
Si la información te resulta útil, no olvides dejarnos un comentario y compartir esta entrada con tus amigos, colegas y conocidos a quienes podría servirles también.
Se trata de un registro ordenado, detallado y valorado de aquellos productos cuyo estado de manufactura está terminado. Realizar un inventario consiste en contrastar las existencias, cantidades y características, facilitando su búsqueda en los registros o en el sistema informático de la empresa.
Una empresa, o fábrica, suele utilizar diferentes bienes para elaborar su producto final; al iniciar la línea productiva requiere materia prima, la cual será transformada con medios mecánicos o físicos para obtener su producto final, el cual al estar ya terminado, podrá ser almacenado para destinarlo a la distribución y venta. Solo se puede hablar de un inventario de productos terminados cuando los productos están debidamente almacenados y pueden ser vendidos.
Este inventario suele llevarse en conjunto con otros, para poder tener un mejor control. Principalmente, suele llevarse de la mano con un inventario de materias primas y con un inventario de mercancía.
Algunas de las funciones, u objetivos principales, de este inventario son:
Dependiendo de las necesidades particulares de cada empresa, puede variar la estructura del formato del inventario. Sin embargo, en general tiene una composición muy básica a manera de tabla, en la cual sólo se anexan los datos necesarios para su mayor legibilidad. Algunas de las partes más relevantes que deben figurar en el inventario son:
En esta sección hay que exponer todos los datos posibles de la empresa. Principalmente, deben figurar el nombre de la empresa y el número o nombre de la sucursal, en caso de que haya más de una.
Como comentamos anteriormente, debe existir, posterior al inventario, un reporte más detallado, el cual será realizado por el responsable del conteo de la mercancía. Normalmente, se asigna solo a una persona para hacer el inventario. Sin embargo, es recomendable que el personal asignado a la tarea se rote por períodos.
Hay que exponer la fecha en que se realiza el conteo para poder tener un mayor control.
En esta sección se enlistan los productos y se anotan los conteos realizados por el responsable. Es recomendable que figure el conteo de salidas a sucursal, el cual suele realizarse diario.
Esta sección es útil principalmente para el responsable del inventario, pues en esta sección se realizan anotaciones al momento del conteo y son especialmente útiles al momento de realizar el reporte del inventario a los superiores.
El personal debe conocer qué pasos seguir, el área del almacén en la que se hará inventario y cómo utilizar las herramientas, así como todas las instrucciones.
El tiempo invertido para hacer el inventario debe ser el mínimo posible, para esto es importante que los dispositivos y la documentación necesarios estén preparados con antelación, de esta manera se previenen problemas de última hora.
En el caso de los inventarios de productos terminados, suele ser recomendable que se realicen al iniciar o finalizar el día. Lo anterior con la finalidad de llevar un control de la producción, además de mantener un flujo constante entre las sucursales o tiendas y los almacenes o fábricas.
MUEBLERÍA SAN CRISTÓBAL
ALMACÉN CENTRAL
INVENTARIO DE PRODUCTOS TERMINADOS
RESPONSABLE:
Alejandro González
FIRMA
FECHA:
30/06/2020
Producto
Conteo anterior
Salidas
Conteo Actual
Conteo de producción por día
Cama 01
15
7
13
5
Cama 02
12
8
7
3
Cama 03
20
13
12
5
Cabecera 01
13
5
15
7
Cabecera 02
12
9
6
3
Cabecera 03
19
10
15
6
Buró 01
29
18
22
11
Buró 02
20
12
18
10
Buró 03
35
29
21
15
Espejo 01
9
8
7
6
Espejo 02
11
5
8
2
Sillón 01
13
7
11
5
Sillón 02
16
4
15
3
Sillón 03
5
8
2
5
Sillón 04
8
2
13
7
Mesa 01
15
3
12
0
Mesa 02
9
7
5
3
Mesa 03
5
8
2
5
Silla 01
54
18
42
6
Silla 02
50
30
42
22
Silla 03
39
48
14
23
Alacena 01
4
3
5
4
Alacena 02
6
7
4
5
Tarja 01
7
5
5
3
Cómoda 01
9
8
3
2
OBSERVACIONES
El conteo muestra una producción constante respecto a los inventarios anteriores. En cuanto a las salidas a sucursales, han disminuido durante la última semana, por lo que el almacén se encuentra al 85% de capacidad. Se recomienda hacer ajustes en cuanto a la planeación de producción, logística y estrategias de venta en sucursales.
MUEBLERÍA SAN CRISTÓBAL
ALMACÉN CENTRAL
INVENTARIO DE PRODUCTOS TERMINADOS
RESPONSABLE:
Alejandro González
FIRMA
FECHA:
30/06/2020
Producto
Conteo anterior
Salidas
Conteo Actual
Conteo de producción por día
Cama 01
15
7
13
5
Cama 02
12
8
7
3
Cama 03
20
13
12
5
Cabecera 01
13
5
15
7
Cabecera 02
12
9
6
3
Cabecera 03
19
10
15
6
Buró 01
29
18
22
11
Buró 02
20
12
18
10
Buró 03
35
29
21
15
Espejo 01
9
8
7
6
Espejo 02
11
5
8
2
Sillón 01
13
7
11
5
Sillón 02
16
4
15
3
Sillón 03
5
8
2
5
Sillón 04
8
2
13
7
Mesa 01
15
3
12
0
Mesa 02
9
7
5
3
Mesa 03
5
8
2
5
Silla 01
54
18
42
6
Silla 02
50
30
42
22
Silla 03
39
48
14
23
Alacena 01
4
3
5
4
Alacena 02
6
7
4
5
Tarja 01
7
5
5
3
Cómoda 01
9
8
3
2
OBSERVACIONES
El conteo muestra una producción constante respecto a los inventarios anteriores. En cuanto a las salidas a sucursales, han disminuido durante la última semana, por lo que el almacén se encuentra al 85% de capacidad. Se recomienda hacer ajustes en cuanto a la planeación de producción, logística y estrategias de venta en sucursales.
A continuación te facilitaremos unos ejemplos y formatos de este documento completamente editable y descargable, para que entiendas mejor lo que debe tener un inventario de mercancía. Los formatos de los documentos que te dejamos son Word, Excel, Google Drive y OneDrive. Sin embargo, todos estos los puedes convertir a PDF si lo deseas.
Instrucciones para las plantillas de Google Drive y Microsoft OneDrive:
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Como habrás notado, el control de inventarios es una actividad clave que nos permite manejar nuestro negocio de forma eficiente, ahorrando en materiales no necesarios y evitando desperdicios. Este mismo principio se puede aplicar a otras áreas de negocios. Por ello, te invitamos a consultar otros artículos que hemos preparado para ti. En ellos encontrarás más ejemplos y plantillas para cada caso.
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por Redacción Milformatos el 28 de mayo de 2022
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