INVENTARIO DE SEGURIDAD

por Redacción Milformatos el 01 de octubre de 2021

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Actualizado el: 21/Septiembre/2021

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El inventario de seguridad es un documento que forma parte del manejo general de inventarios, en él se establece la cantidad de stock de reserva que una compañía debe tener para situaciones imprevistas. Las posibles imprecisiones en los pronósticos de ventas o las variaciones en procesos con proveedores son dos de las principales razones por la cuales este documento es tan importante para todo tipo de negocios.

¿Qué es un Inventario de Seguridad?

El inventario de seguridad puede verse como una sección o apéndice para el inventario general de tu negocio. Puedes considerarlo como una reserva que tendrás siempre en tu almacén para protegerte de imprevistos en ventas o con tus proveedores, es decir, para que nunca te quedes desabastecido.

 

Seguramente te ha sucedido o sabes de algún negocio que tuvo un excelente mes de ventas, pero tuvo que colgar un letrero de “¡Agotado!”, antes de llegar al fin de mes, y eso hizo que algunas ventas se perdieran. Es en casos como estos que este documento te será sumamente útil, pues podrás destinar una parte de tus pedidos a cubrir esos espacios que están fuera de tu control.

Otro ejemplo de lo práctico que es contar con un inventario de este tipo -tanto en documento como en físico-, es cuando te enfrentas a retrasos inesperados por parte de tus proveedores; vuelos o embarques retrasados, temas aduanales, o simplemente una falla en la recepción del pedido mensual, pueden afectar tu flujo de mercancía. Tu inventario de seguridad te ayudará a calcular esas posibilidades y darte un margen de producto que te pueda resolver esas brechas.

La importancia del inventario de seguridad

Debes ser cuidadoso al calcular tu inventario de seguridad. Demasiado producto puede correr el riesgo de echarse a perder o de algún daño por el manejo dentro del almacén; al mismo tiempo, sabes que los costos de almacenamiento pueden ser muy altos si tu stock crece o se mantiene de cierto tamaño por mucho tiempo.

Con eso en mente, este inventario requiere de revisión constante a partir de las ventas y el desplazamiento del stock actual, para evitar sufrir pérdidas a causa de una reserva mayor a la que se necesita. Es por ello que tu jefe de inventario debe estar muy atento a esta situación con un documento que le pueda ayudar a determinar la cantidad precisa de stock de reserva que tu negocio necesita.

Partes de un Inventario de Seguridad

Para construir un inventario de seguridad eficiente, tu documento debe contar al menos con los siguientes datos:

  1. ID del producto: Este punto es más para control general de inventarios, pero es importante incluirlo para consultas y búsquedas.
  2. Nombre del producto: Al igual que el punto anterior, este rubro te dará mejor control de tus inventarios en general.
  3. Descripción del producto: Este punto no es indispensable, pero puede ayudar a una mejor gestión del inventario de seguridad.
  4. Máximo de unidades desplazadas diariamenteEste rubro responde a la pregunta: en un periodo determinado, ¿cuál es la mayor cantidad de unidades de un producto que se vendieron diariamente? Es decir, el punto más alto de venta diaria.
  5. Tiempo de entrega máxima (días): Este rubro es el periodo más largo en el que un proveedor te hace entrega de un pedido, considerando retrasos y pedidos fuera de tiempo.
  6. Promedio de unidades desplazadas diariamente: Este rubro responde a la pregunta: en un periodo determinado, ¿cuántas piezas de este producto se venden día con día?
  7. Tiempo de entrega promedio (días): Esto es el tiempo estándar en el que tu proveedor te hace llegar tu pedido.
  8. Inventario de Seguridad requerido: El número total de piezas que tienes en tu almacén como reserva.

Otros aspectos

Dependiendo de las necesidades de tu inventario de seguridad, quizás quieras incluir aspectos como:

  • Nombre del proveedor
  • Costo Unitario
  • Costo de almacenaje

Este último lo puedes calcular dependiendo el periodo que abarque tu inventario.

¿Cómo se hace un Inventario de Seguridad?

El cálculo de este documento es bastante sencillo. A través de los registros de ventas y pedidos de compra de tu negocio, podrás determinar los elementos que te mencionamos en la sección de arriba. Una vez que los tengas claros, sólo deberás pasarlos por la fórmula del inventario de seguridad.

Dicha fórmula es la siguiente:

(Máximo de unidades desplazadas x Tiempo de entrega máximo) – (Promedio de unidades desplazadas x Tiempo de entrega promedio) = Inventario de Seguridad Requerido

Recuerda comenzar primero por las multiplicaciones dentro de los paréntesis. Una vez hechas, sólo calcula la diferencia entre ellas y obtendrás el número de piezas de producto que debes tener en tu almacén como reserva.

Si utilizas Excel para diseñar tus inventarios de seguridad, es muy sencillo programar la fórmula dentro de una celda para que sólo tengas que ingresar las cifras necesarias.

No olvides ser tener en mente el periodo que cubrirás en tu ejercicio para que puedas calcular las variables correctamente.

Ejemplo de Inventario de Seguridad

A continuación, te presentamos algunos ejemplos como referencia.

INVENTARIO DE SEGURIDAD

ALMACENES HAMMOND

Periodo: Ene – Abr 2021

Responsable: Alan Garante

ID de Producto Nombre Descripción Máximo de unidades desplazadas diariamente Tiempo de entrega máximo (días) Promedio de unidades desplazadas diariamente Tiempo de entrega promedio (días) Inventario de Seguridad Requerido
23545 Juego de Té “Peterhoff” Set de porcelana pintada (10 piezas) 25 55 15 40 775
45896 Ícono Vírgen de Kazan Tablilla de madera procesada, con pintura de ícono religioso 15 55 8 40 505

INVENTARIO DE SEGURIDAD                                                                                                                           LA CUEVA DEL HECHICERO S.A. de C.V.

Periodo: Mayo – Julio 2021

ID de Producto Nombre Descripción Nombre de Proveedor Máximo de unidades desplazadas diariamente Tiempo de entrega máximo (días) Promedio de unidades desplazadas diariamente Tiempo de entrega promedio (días) Inventario de Seguridad Requerido
256 Magic The Gathering Duel Decks: Phirexia vs Ravnica Set de dos mazos de cartas para juego (60 cartas por mazo) Wizards of the Coast 8 20 3 15 115
357 Banner “The End of Evangelion” Manta de tela impresa en calidad DTG con diseño de EVA 01 Geek Wares 3 15 1 5 40
423 Estatuilla Ahsoka Tano Escultura de resina 25 x 15 cm Jesús Montaño 1 60 1 45 15

 

Boutique Marisol

Inventario de Seguridad 2021

ID de Producto Nombre Descripción Nombre de Proveedor Costo Unitario Costo de Almacenamiento (diario) Máximo de unidades desplazadas diariamente Tiempo de entrega máximo (días) Promedio de unidades desplazadas diariamente Tiempo de entrega promedio (días) Inventario de Seguridad Requerido
25 Poncho otomí Poncho 100% de algodón con tejido artesanal, prelavado Amalia Núñez $450 $2 5 15 3 8 51
34 Morral Tonatiuh Morral en piel pirograbado con motivo prehispánico Jorge Gallegos $280 $2 3 20 2 7 46

Formato de Inventario de Seguridad

Por último, te presentamos un formato de inventario de seguridad para Excel que puedes descargar gratis para modificar de acuerdo a tus necesidades.

Inventario de Seguridad
Formato Inventario de Seguridad

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