INVENTARIO DE MERCANCíA

por Redacción Milformatos el 19 de julio de 2021

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Actualizado el: 13/07/2021

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Cualquier compañía que se enfoque en el intercambio de mercancías necesita conocer con la mayor exactitud posible el estado y los niveles de existencias. Lo anterior facilita la planificación de estrategias en la áreas de aprovisionamiento y distribución logística. La herramienta más efectiva para tener el control necesario sobre las mercancías existentes es un inventario de mercancía.

En esta entrada profundizaremos en el tema de los inventarios. Abordaremos las herramientas y buenas prácticas que facilitarán esta tarea y, al final del artículo, encontrarás una plantilla descargable y completamente editable, para que la adaptes a tus necesidades particulares.

Si la información te resulta útil, no olvides dejarnos un comentario y compartir esta entrada con tus amigos, colegas y conocidos a quienes podría servirles también.

¿Qué es el inventario de mercancía?

Se trata de un registro ordenado, detallado y valorado de las mercancías almacenadas por una empresa. Realizar un inventario consiste en contrastar las existencias, cantidades y características, facilitando su búsqueda en los registros o en el sistema informático de la empresa.

 

El objetivo principal de realizar inventario es detectar:

  • Productos deteriorados o caducados
  • Stock obsoleto: por modificaciones en el producto o porque fue sustituido por otro. Mantener el stock actualizado ahorrará costos de almacenamiento, pues evita que se ocupe espacio valioso con mercancía obsoleta.
  • Desviaciones debidas a errores humanos y de sistema: suele ser más frecuente el error humano, sin embargo es importante detectar ambos. Entre mayor organización haya en la operación diaria, habrá menores descuadres y mermas.
  • Productos que desaparecen: se trata de pérdidas desconocidas, que generalmente son producto de hurtos o algunas otras incidencias.

Independientemente de lo encontrado al momento de realizar el inventario, es necesario realizar un reporte, en el cual se debe detallar:

  • Los porcentajes de variación por valor y por unidades entre los registros iniciales y el inventario final.
  • Las diferencias halladas más importantes y las posibles causas que se encuentran tras estos descuadres.
  • Las acciones propuestas para mejorar la gestión de stock.

Si necesitas apoyo para realizarlo, puedes ir a nuestra entrada sobre el reporte.

Tipos de inventario

La mejor manera de clasificar los inventarios es según la periodicidad. Tomando esto en cuenta, podemos considerar estos tipos de inventario:

Anual

Este suele ser implementado por empresas que no cuentan con volúmenes muy grandes de mercancías. Sin embargo, si se limita a este tipo de inventario, resulta difícil realizar el análisis de las desviaciones y tomar medidas al respecto para corregirlas a tiempo.

Periódico o rotativo

En este caso el conteo de la mercancía se realiza con regularidad. Puede ser semanal, mensual o trimestral. Generalmente, estos conteos se planifican en las horas o épocas con menor movimiento de mercancías, ya que así se evitan interferencias con el desarrollo de la actividad habitual.

Permanente o perpetuo

Este control suele llevarse a cabo con un sistema informático de gestión de almacenes. Los datos de stock se actualizan en tiempo real y el sistema muestra todos los movimientos, sin necesidad de efectuar paradas en la actividad. Implementar un programa tiene ventajas también para la gestión del aprovisionamiento, puesto que el departamento de compras ve facilitada su tarea a la hora de reponer las referencias.

Si deseas implementar un sistema informático de gestión de almacenes, existe una gran variedad de software. Sin embargo, es importante que tomes en cuenta que estas herramientas suelen ser de pago o por suscripción. Algunas de ellas son: odoo, IJAM y bind.

Sin importar el tipo de inventario que decidas implementar en tu empresa, vale la pena comentar que es posible alternar los tipos de inventario con otros recuentos excepcionales. Sobre todo cuando se necesite verificar el stock disponible en una zona o grupo de ubicaciones en concreto.

Estructura de un inventario de mercancía

Dependiendo de las necesidades particulares de cada empresa, puede variar la estructura del formato del inventario. Sin embargo, en general tiene una composición muy básica a manera de tabla, en la cual sólo se anexan los datos necesarios para su mayor legibilidad. Algunas de las partes más relevantes que deben figurar en el inventario son:

Datos generales de la empresa

En esta sección hay que exponer todos los datos posibles de la empresa. Principalmente deben figurar el nombre de la empresa y el número o nombre de la sucursal, en caso de que haya más de una.

Nombre del responsable del inventario y firma

Como comentamos anteriormente, debe existir, posterior al inventario, un reporte más detallado, el cual será realizado por el responsable del conteo de la mercancía. Normalmente se asigna sólo a una persona para hacer el inventario. Sin embargo, es recomendable que el personal asignado a la tarea se rote por períodos.

Tipo de inventario y fecha

Hay que especificar de qué tipo de inventario se trata: semanal, mensual, trimestral, anual, etc. También hay que exponer la fecha en que se realiza el conteo para poder tener un mayor control.

Cuerpo del inventario o conteo

En esta sección se enlista la mercancía y se anotan los conteos realizados por el responsable. Es recomendable que figure el conteo del período anterior, el conteo de entradas y salidas durante el período (que suele realizarse diario), y dividir el conteo del período actual en dos secciones: mercancía en buen estado y mercancía defectuosa.

Observaciones

Esta sección es útil principalmente para el responsable del inventario, pues en esta sección se realizan anotaciones al momento del conteo y son especialmente útiles al momento de realizar el reporte del inventario a los superiores.

Cómo hacer un inventario de mercancía

Independientemente del tipo de inventario que elijas, existen algunos pasos que son ineludibles para poder realizarlo. Algunos de estos pasos son:

Determinar la metodología

Dependerá del tipo de stock almacenado. Hay que decidir qué mercancías se van a someter al inventario y cómo se van a cuantificar (por unidades, por volumen, por peso, por valor económico, etc). A la hora de priorizar las referencias que inventariar, una opción es usar el método ABC para clasificarlas según rotación, aunque también se pueden organizar por zonas o por familias de productos.

El método ABC de clasificación de inventarios consiste en segmentar y organizar los productos de un almacén según su importancia, relevancia para la empresa, valor económico, beneficios aportados, rotación generada, etc. Lo que se busca con este método es priorizar las mercancías de un almacén más importantes para la empresa, como pueden ser los productos con mayor impacto en los beneficios de la empresa y las que mayor rotación suponen, en lugar de tratar a todas las referencias por igual o de organizarlas por su tamaño, peso o cantidad.

Prepara a tu equipo

El equipo debe conocer con exactitud qué pasos seguir, el sector del almacén que se ha de inventariar y cómo utilizar las herramientas, así como otras instrucciones (por ejemplo, recoger el stock obsoleto o el defectuoso según se vaya identificando).

Aprovecha los momentos valle

Hay que tener en cuenta el efecto de la estacionalidad e intentar organizar los inventarios durante los períodos de menor actividad, para así limitar su impacto en el almacén.

Comunícate con tus proveedores

El inventario paraliza la actividad de entradas y salidas del stock, por lo que es necesario planificarlo con antelación e informar a proveedores y clientes.

Comprueba con frecuencia las herramientas y documentos

Puede parecer un asunto de menor importancia, pero el tiempo dedicado a hacer el inventario tiene que ser el mínimo posible, por lo que los dispositivos y la documentación necesaria deben estar preparados de antemano para prevenir problemas de última hora.

Ejemplo de inventario de mercancía

Para este ejemplo consideraremos un inventario semanal de una pequeña mueblería, en la cual no existe la implementación de sistemas informáticos para registrar las entradas y salidas de mercancía.

 

MUEBLERÍA SAN CRISTÓBAL
SUCURSAL CENTRO
INVENTARIO SEMANAL
RESPONSABLE: Pedro Pérez FIRMA
FECHA: 23/08/2020
Producto Conteo anterior Entradas Salidas Conteo Actual En Buen Estado Con defecto
Cama 01 15 5 7 13 13 0
Cama 02 12 3 8 7 7 0
Cama 03 20 5 13 12 11 1
Cabecera 01 13 7 5 15 15 0
Cabecera 02 12 3 9 6 6 0
Cabecera 03 19 6 10 15 15 0
Buró 01 29 11 18 22 22 0
Buró 02 20 10 12 18 16 2
Buró 03 35 15 29 21 21 0
Espejo 01 9 6 8 7 6 1
Espejo 02 11 2 5 8 8 0
Sillón 01 13 5 7 11 11 0
Sillón 02 16 3 4 15 15 0
Sillón 03 5 5 8 2 2 0
Sillón 04 8 7 2 13 13 0
Mesa 01 15 0 3 12 10 2
Mesa 02 9 3 7 5 5 0
Mesa 03 5 5 8 2 2 0
Silla 01 54 6 18 42 34 8
Silla 02 50 22 30 42 38 4
Silla 03 39 23 48 14 14 0
Alacena 01 4 4 3 5 5 0
Alacena 02 6 5 7 4 4 0
Tarja 01 7 3 5 5 4 1
Cómoda 01 9 2 8 3 3 0
OBSERVACIONES
El conteo del período actual coincide con lo esperado según el registro anterior y las entradas y salidas presentadas durante la semana. Las piezas en deterioro se han mantenido en almacén durante tres períodos continuos, por lo que es necesario trasladarlas a matriz, para que sean reparadas o se siga el procedimiento correspondiente.

Formato de inventario de mercancía

A continuación te facilitaremos un formato completamente editable y descargable, así como un ejemplo, de un inventario de mercancía.

Formato de inventario de mercancía
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