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Toda empresa se compone del trabajo de muchas personas operando en diferentes niveles y departamentos relacionados entre sí. Contar con una buena organización o una forma de visualizar la estructura de la empresa es de mucha ayuda en la planeación, transparencia y crecimiento de la misma. Para lograr esto, existe un documento empresarial específicamente dedicado a presentar esto de una forma gráfica y fácil de leer: el organigrama.
Nuestros redactores expertos se han dado la tarea de investigar esta herramienta tan importante y prepararon esta entrada donde conocerás:
Al terminar tu lectura, si este artículo resultó útil para ti, no olvides compartirlo con más personas a quienes les sea de ayuda.
El organigrama es una representación gráfica de la estructura de una empresa o negocio, así como del capital humano (trabajadores) que operan dentro de ella. Además de mostrar a todas las personas con su respectivo puesto y área, en su estructura se visualizan las relaciones entre todos los departamentos de la compañía.
Gracias a este documento, cualquier persona que lo necesite puede consultar de manera rápida y eficaz la manera en la que la empresa está constituida y organizada.
Dependiendo de su función, el tamaño de la compañía o la manera en la que desee presentarse la información, los organigramas pueden variar mucho en su tipo o diseño. Algunos de los más usados son:
Además de estos, existen otros formatos para estructurar tus organigramas, por lo que no deberías tener dificultades para encontrar una fórmula que cumpla con las necesidades de tu negocio.
En la mayoría de los casos, el organigrama es una herramienta que diseña el departamento de Recursos Humanos, pero eso no quiere decir que únicamente ellos hagan uso de él.
Este documento ofrece varias ventajas y oportunidades para todos dentro y fuera de la compañía. Por ejemplo, permite la visualización de las diferentes jerarquías dentro de la empresa, al mismo tiempo que pinta un panorama fácil de leer de las responsabilidades de cada uno de los niveles que la componen.
También facilita la planeación de movimientos de crecimiento o ajustes en algún área específica, pues al presentar un panorama completo de la compañía, permite anticipar y probar diferentes acomodos antes de ejecutarlos en la vida real.
Por el contrario, el organigrama de una empresa también te dará la posibilidad de detectar algún problema al interior. Esto puede ser áreas con tareas redundantes, una mala distribución de responsabilidades o jerarquías, saturación de personal en algún área, entre otros.
Derivado de lo anterior, un buen organigrama puede ser una de tus mejores herramientas para estructurar el crecimiento de tu empresa, ya que te puede ayudar a organizar:
La estructura de prácticamente cualquier organigrama está compuesta de forma similar a un diagrama de flujo. Es decir, se compone de nodos y líneas que conectan esos nodos.
La diferencia más grande es que en un organigrama la información no sigue un flujo operativo o programa de cómputo, más bien está acomodada con respecto a relaciones jerárquicas y niveles de responsabilidad en las operaciones de la compañía.
En ese sentido, la siguiente estructura para tus documentos:
Estos niveles van de la sección más importante y ejecutiva de tu compañía para después bajar en cascada de acuerdo con el grado de responsabilidad.
Los siguientes son pasos para elaborar un organigrama eficiente:
El primer paso en la elaboración de tu organigrama será el de definir los niveles que te mencionamos anteriormente. Esto quiere decir que tendrás que segmentar los departamentos que conforman tu empresa, estableciendo los fines y obligaciones de cada uno, al igual que sus niveles de mando.
De esta forma tendrás esos niveles jerarquizados y listos para representarse adecuadamente.
Una vez que tengas la segmentación de los niveles o departamentos que conforman tu empresa, el siguiente paso será repartir las tareas y responsabilidades que le corresponden a cada uno. En este paso, será muy importante que pongas atención en eliminar labores redundantes, al igual que sobrecargas que puedan existir en algún nivel o departamento.
Al hacer esto, lograrás pulir y eficientar tu organigrama para que todos los recursos dentro de tu negocio estén asignados correctamente.
Derivado del paso anterior, la depuración de tareas y responsabilidades también te ayudará a poner límites o modificar los que ya existen para distribuir a la fuerza laboral dentro de tu compañía.
Es decir, deberás observar bien cuántas personas están asignadas para cada escalón de tu organigrama y decidir si cada escalón tiene la carga suficiente, o bien está sobre o sub-cargado. De esta forma podrás también determinar si alguno de tus niveles requiere de mayor o menor independencia en su toma de decisiones o libertad de acción con respecto de los niveles superiores.
CONSEJOS MILFORMATOS
Es cierto que todas las áreas de tu negocio deben funcionar de manera sinérgica, apoyándose unos a otros para beneficio de la empresa. Sin embargo, ten cuidado de cuánta libertad le das a cada departamento; mucha puede ocasionar un enfoque disperso; poca puede sofocar a tus trabajadores.
Una vez que tengas toda la información lista, tu siguiente paso será definir la visión global de tu empresa, misma que vas a retratar en tu organigrama.
¿Cuáles son los niveles más importantes? ¿Cuáles le siguen y cuáles son dependientes entre sí?
Siguiendo estas preguntas, tu documento tendrá un orden claro y definido que será fácil de leer y comprender. Si son tus empleados, ellos podrán ver los escalones a los que pueden aspirar más adelante. Si es un cliente o socio potencial, podrán ver cómo está estructurada tu operación y a quién dirigirse según sus intenciones.
Por último, ya solo será cosa de hacer algunos borradores donde pruebes diferentes distribuciones o acomodos de la información que llevará tu organigrama. Recuerda mantener tu diseño legible y concreto, con relaciones claras entre todos los elementos.
La meta de cualquier organigrama es tener una lectura fácil y entendible, sin importar la relación que se tenga con tu empresa.
A continuación, te mostramos algunos ejemplos de organigrama que puedes usar como referencia para diseñar los tuyos.
Finalmente, te dejamos 1 ejemplo y 3 formatos de organigrama para descarga gratuita. Selecciona el que prefieras y edítalo en Power Point, Google Docs y Canva. Después de editarlo podrás guardarlo en versión PDF si lo requieres.
Instrucciones para Plantillas en Google Drive y OneDrive (Office en línea). Requerirás una cuenta asociada a Gmail o a Microsoft, si no cuentas con una puedes abrirla rápidamente, es gratis.
¡Es todo! Podrás editar tu plantilla y generar tu documento rápidamente.
Nota aclaratoria sobre afiliados: Milformatos.com participa en el programa de afiliados de Canva y puede recibir comisiones por la suscripción de los usuarios a dicha plataforma.
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por Redacción Milformatos el 19 de junio de 2023
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